Carica un vecchio preventivo in PDF (importazione AI)

Hai preventivi creati con un altro programma o con Word e non vuoi ricopiarli a mano? Carica il preventivo in PDF: l'AI lo legge e ti propone cliente, evento, righe e nuovi prodotti per il tuo inventario. Nulla viene salvato finché non hai controllato e confermato i dati riconosciuti.

Nel video vedi tutto il percorso, dal caricamento fino alla bozza di preventivo pronta nell'evento.

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Qui sotto trovi anche i singoli passaggi da leggere con calma.

Dove caricare un preventivo

Ci sono due punti:

• Alla prima configurazione del tuo workspace: durante l'onboarding Univents ti propone il passaggio Carica preventivo. Con Scegli file carichi il tuo PDF, con Continua senza caricare salti il passaggio. In questo caso Univents riporta anche i colori del tuo preventivo nel modello predefinito per preventivi e fatture, a meno che tu non abbia già impostato colori tuoi. Dopo la conferma, l'AI usa i dati per creare direttamente il tuo primo preventivo nell'onboarding.
• Nell'uso quotidiano: apri Eventi nella barra laterale e clicca in alto a destra su Importa preventivo. Nella finestra Carica il PDF del preventivo scegli il file con Scegli PDF.

Sono ammessi file PDF fino a 10 MB. Foto o file Word non vengono accettati dall'importazione: salva prima il preventivo come PDF.

Che cosa riconosce l'AI

Mentre è visualizzato Lettura del preventivo in corso …, Univents legge il PDF. Può volerci un momento. Vengono riconosciuti:

• Cliente — nome e, se presente, indirizzo e-mail.
• Evento — titolo, data e numero di ospiti, se indicati nel preventivo.
• Righe — descrizione, quantità, unità, prezzo e IVA di ogni riga, più il suggerimento di una categoria di prodotto adatta.
• Programma — se nel preventivo c'è un programma con gli orari, viene riconosciuto anche quello.

Se Univents non riconosce un preventivo nel file, compare Nessun preventivo riconosciuto. Con Riprova fai un nuovo tentativo. Se carichi un PDF già importato in precedenza, Univents mostra Questo PDF è già stato importato e non crea nulla due volte.

Controllare i dati riconosciuti

Poi si apre la finestra Controlla i dati riconosciuti. Fino a questo punto non è stato salvato nulla.

1. In alto controlla Cliente, E-mail, Titolo dell'evento e Data evento. Se nel PDF manca qualcosa, per esempio l'indirizzo e-mail, completalo qui.
2. Sotto I prezzi nel PDF sono indica se i prezzi del preventivo sono Lordo (IVA inclusa) oppure Netto (IVA esclusa). Se Univents non è riuscito a stabilirlo con certezza, compare Non rilevato con certezza — controlla. In basso vedi Totale netto e Totale lordo: confrontali con il totale riportato sul tuo PDF.
3. Sotto Righe controlla ogni riga: Descrizione, Quantità, Unità, prezzo e IVA %. Sotto una riga, Fonte nel PDF: mostra il punto del preventivo da cui proviene il valore.
4. Solo per l'importazione tramite Importa preventivo: sotto Inventario vedi quanti prodotti e categorie verrebbero creati e, con Mostra nomi, puoi consultare l'elenco. La spunta su Crea nuovi prodotti e categorie nell'inventario è selezionata in anticipo. Se la togli, il tuo inventario resta invariato: le righe senza un prodotto corrispondente finiscono nel preventivo come righe a testo libero. Nell'onboarding i nuovi prodotti vengono sempre creati.
5. Solo per l'importazione tramite Importa preventivo: sotto Cos'altro creare? puoi selezionare Turni, Programma e Attività (maggiori dettagli più sotto).
6. Metti la spunta su Prezzi e IVA verificati e clicca su Conferma e crea.

Che cosa viene creato dopo la conferma

Univents crea ora:

• Cliente — se tra i tuoi contatti c'è già qualcuno con lo stesso indirizzo e-mail, viene usato quel contatto, altrimenti ne viene creato uno nuovo.
• Evento — con titolo, data e numero di ospiti presi dal preventivo, contrassegnato con il tag «pdf-import». L'importazione non riporta un indirizzo: lo aggiungi tu in seguito nell'evento.
• Prodotti — le righe che nel tuo inventario esistono già con lo stesso nome vengono collegate a quel prodotto, comprese le ricette già presenti. I loro prezzi e le informazioni nell'inventario non vengono mai sovrascritti e il preventivo calcola con il prezzo del tuo inventario. Tutte le altre righe vengono create come nuovi prodotti, se la spunta dell'inventario è attiva.
• Bozza di preventivo — un normale preventivo Univents nella scheda Documenti dell'evento, con cliente, evento e tutte le righe. Le righe compaiono anche nella scheda Prenotazioni.

Con l'importazione tramite Importa preventivo finisci poi direttamente nel nuovo evento. Controlla lì la bozza di preventivo prima di inviarla, soprattutto i prezzi dei prodotti che erano già nel tuo inventario.

Turni, programma e attività

Con l'importazione tramite Importa preventivo l'AI può preparare anche la pianificazione:

• Programma — se nel PDF c'è un programma, la finestra lo mostra in anteprima con Programma rilevato nel PDF — verrà importato. Se manca, compare Nessun programma nel PDF — l'AI prepara una proposta. Per importare il programma dal PDF l'evento ha bisogno di una data; se manca, Univents segnala Nessuna data di inizio — programma non importato.
• Turni e Attività — l'AI li ricava dalle righe del preventivo e dai tuoi modelli, per esempio turni di sala, di cucina o di guardaroba e attività come la pianificazione del personale.

Questi contenuti vengono creati in background dopo che l'evento è stato creato. I primi turni e le prime attività compaiono spesso dopo poco nelle schede Turni e Attività; ricarica la pagina se ancora non vedi nulla. Sono proposte dell'AI: adattale prima di assegnare il personale.

Quanto costa l'importazione

• Nell'onboarding l'importazione è gratuita. Per ogni workspace sono possibili fino a tre importazioni al giorno; dopo compare Limite giornaliero raggiunto — di nuovo disponibile domani.
• Nell'uso quotidiano la lettura consuma i tuoi crediti AI, calcolati in base all'impegno effettivo richiesto dal singolo PDF. L'addebito avviene solo dopo una lettura riuscita: un tentativo fallito e un PDF caricato due volte non costano nulla. Turni, programma e attività consumano crediti aggiuntivi in base all'impegno, solo se li selezioni.

Se i tuoi crediti sono esauriti, compare Crediti AI insufficienti per l'importazione. Come ricaricare i crediti e consultare i tuoi consumi è spiegato in Crediti AI e utilizzo.

Domande frequenti

Posso importare più preventivi contemporaneamente? No, l'importazione accetta un PDF per volta. Per molti eventi, prodotti o contatti da una tabella usa l'importazione da Excel.

Che cosa succede se annullo nella finestra di controllo? Allora non viene creato nulla. Con l'importazione tramite Importa preventivo, però, la lettura è già stata addebitata sui tuoi crediti AI.

I miei prodotti esistenti vengono modificati? No. I prodotti esistenti vengono solo collegati, i loro prezzi e le loro informazioni restano come sono.

Il layout del mio vecchio preventivo viene riprodotto? No. Il preventivo compare nel tuo modello Univents. Come personalizzarlo è spiegato in Creare layout per i documenti finanziari.

Sto passando completamente da un altro sistema. Allora leggi anche Passaggio dal sistema precedente: lì trovi quali dati vengono importati automaticamente durante il passaggio.