Prześlij starą ofertę jako PDF (import AI)

Masz oferty z innego programu lub z Worda i nie chcesz ich przepisywać? Prześlij ofertę jako PDF: AI odczyta ją i zaproponuje klienta, wydarzenie, pozycje oraz nowe produkty do Twojego inwentarza. Dane zostaną zapisane dopiero wtedy, gdy sprawdzisz i potwierdzisz rozpoznane informacje.

Na wideo zobaczysz całą drogę od przesłania pliku do gotowej wersji roboczej oferty w wydarzeniu.

Odtwórz wideo3:12

Poszczególne kroki znajdziesz poniżej także w formie tekstowej.

Gdzie przesłać ofertę

Masz do wyboru dwa miejsca:

• Przy pierwszej konfiguracji workspace: W onboardingu Univents proponuje krok Prześlij ofertę. Przez Wybierz plik przesyłasz swój PDF, a przez Kontynuuj bez przesyłania pomijasz ten krok. Univents dodatkowo przenosi tu kolory z Twojej oferty do domyślnego szablonu ofert i faktur, o ile nie ustawiono tam jeszcze własnych kolorów. Po zatwierdzeniu AI w onboardingu od razu buduje z tego Twoją pierwszą ofertę.
• W codziennej pracy: Otwórz na pasku bocznym Wydarzenia i kliknij w prawym górnym rogu Importuj ofertę. W oknie Prześlij PDF oferty wybierz plik przyciskiem Wybierz PDF.

Dozwolone są pliki PDF do 10 MB. Zdjęć ani plików Word import nie przyjmuje — zapisz wcześniej ofertę jako PDF.

Co rozpoznaje AI

Gdy wyświetla się komunikat Odczytywanie oferty …, Univents odczytuje plik PDF. Może to chwilę potrwać. Rozpoznawane są:

• Klient — nazwa i, jeśli jest podany, adres e-mail.
• Wydarzenie — tytuł, data i liczba gości, o ile znajdują się w ofercie.
• Pozycje — nazwa, ilość, jednostka, cena i VAT każdego wiersza oraz propozycja pasującej kategorii produktu.
• Harmonogram — jeśli w ofercie jest harmonogram z godzinami, zostaje rozpoznany razem z resztą.

Jeśli Univents nie rozpozna w pliku oferty, pojawi się komunikat Nie udało się rozpoznać oferty. Przyciskiem Spróbuj ponownie rozpoczynasz nową próbę. Jeśli prześlesz PDF, który został już wcześniej zaimportowany, Univents zgłosi Ten plik PDF został już zaimportowany i niczego nie utworzy dwa razy.

Sprawdź rozpoznane dane

Następnie otwiera się okno Sprawdź rozpoznane dane. Do tego momentu nic nie zostało zapisane.

1. Sprawdź u góry Klient, E-mail, Tytuł wydarzenia i Data wydarzenia. Jeśli w PDF czegoś brakuje, na przykład adresu e-mail, uzupełnij to tutaj.
2. W polu Ceny w PDF są ustaw, czy ceny w ofercie są Brutto (z VAT) czy Netto (bez VAT). Jeśli Univents nie mógł tego jednoznacznie rozpoznać, widnieje tam Nie rozpoznano jednoznacznie — sprawdź. Na dole zobaczysz Razem netto i Razem brutto — porównaj je z sumą na swoim PDF.
3. W sekcji Pozycje sprawdź każdy wiersz: Nazwa, Ilość, Jednostka, cenę i VAT %. Pod wierszem Źródło w PDF: pokazuje miejsce w ofercie, z którego pochodzi wartość.
4. Tylko przy imporcie przez Importuj ofertę: w sekcji Inwentarz widzisz, ile produktów i kategorii zostałoby utworzonych, a przyciskiem Pokaż nazwy możesz obejrzeć ich listę. Pole Utwórz nowe produkty i kategorie w inwentarzu jest domyślnie zaznaczone. Jeśli je odznaczysz, Twój inwentarz pozostanie bez zmian: pozycje bez pasującego produktu trafią wtedy do oferty jako wiersze z dowolnym tekstem. W onboardingu nowe produkty są zawsze tworzone.
5. Tylko przy imporcie przez Importuj ofertę: w sekcji Co jeszcze utworzyć? zaznaczasz Zmiany, Harmonogram i Zadania (więcej na ten temat poniżej).
6. Zaznacz pole Ceny i VAT sprawdzone i kliknij Zatwierdź i utwórz.

Co zostanie utworzone po zatwierdzeniu

Univents tworzy teraz:

• Klient — jeśli w Twoich kontaktach jest już ktoś z tym samym adresem e-mail, używany jest ten kontakt, w przeciwnym razie powstaje nowy.
• Wydarzenie — z tytułem, datą i liczbą gości z oferty, oznaczone tagiem „pdf-import”. Adresu import nie przenosi; uzupełnisz go w wydarzeniu.
• Produkty — pozycje, które w Twoim inwentarzu istnieją już pod tą samą nazwą, zostają powiązane z tym produktem, a więc także z istniejącymi przepisami. Ich ceny i dane w inwentarzu nigdy nie są nadpisywane, a oferta liczy według ceny z Twojego inwentarza. Wszystkie pozostałe pozycje są tworzone jako nowe produkty, jeśli zaznaczone jest pole dotyczące inwentarza.
• Wersja robocza oferty — zwykła oferta Univents na karcie Dokumenty w wydarzeniu, z klientem, wydarzeniem i wszystkimi pozycjami. Pozycje widać też na karcie Rezerwacje.

Przy imporcie przez Importuj ofertę trafiasz potem od razu do nowego wydarzenia. Sprawdź tam wersję roboczą oferty przed jej wysłaniem — zwłaszcza ceny produktów, które już wcześniej były w Twoim inwentarzu.

Zmiany, harmonogram i zadania

Przy imporcie przez Importuj ofertę AI może dodatkowo przygotować planowanie:

• Harmonogram — jeśli w PDF jest harmonogram, okno pokazuje go jako podgląd z komunikatem Harmonogram rozpoznany w pliku PDF — zostanie zaimportowany. Jeśli go brakuje, pojawia się Brak harmonogramu w PDF — AI przygotuje propozycję. Aby przenieść harmonogram z PDF, wydarzenie musi mieć datę; jeśli jej nie ma, Univents zgłasza Brak daty rozpoczęcia — harmonogram nie został zaimportowany.
• Zmiany i Zadania — AI wyprowadza je z pozycji oferty i Twoich szablonów, na przykład zmiany obsługi, kuchni lub szatni oraz zadania takie jak planowanie grafiku.

Te treści powstają w tle, po utworzeniu wydarzenia. Pierwsze zmiany i zadania pojawiają się często po krótkiej chwili na kartach Zmiany i Zadania; jeśli jeszcze nic nie widać, odśwież stronę. To propozycje AI — dostosuj je, zanim przydzielisz personel.

Ile kosztuje import

• W onboardingu import jest bezpłatny. Na jeden workspace możliwe są maksymalnie trzy importy dziennie; potem pojawia się komunikat Osiągnięto dzienny limit — jutro znów będzie dostępne.
• W codziennej pracy odczyt zużywa Twoje kredyty AI, rozliczane według rzeczywistego nakładu pracy dla danego pliku PDF. Kredyty są pobierane dopiero po udanym odczycie — nieudana próba i dwukrotnie przesłany PDF nic nie kosztują. Zmiany, harmonogram i zadania zużywają dodatkowe kredyty zależnie od nakładu pracy, tylko jeśli je zaznaczysz.

Jeśli Twoje kredyty się wyczerpią, pojawi się komunikat Za mało kredytów AI na ten import. Jak doładować kredyty i sprawdzić zużycie, dowiesz się z artykułu Kredyty AI i zużycie.

Często zadawane pytania

Czy mogę zaimportować kilka ofert naraz? Nie, import przyjmuje jeden plik PDF na jedno podejście. Jeśli chcesz wczytać z tabeli wiele wydarzeń, produktów lub kontaktów, skorzystaj z importu z Excela.

Co się stanie, jeśli przerwę w oknie sprawdzania? Wtedy nic nie zostanie utworzone. Przy imporcie przez Importuj ofertę odczyt został jednak już odliczony od Twoich kredytów AI.

Czy moje istniejące produkty zostaną zmienione? Nie. Istniejące produkty są tylko powiązywane, a ich ceny i dane pozostają bez zmian.

Czy układ mojej starej oferty zostanie odtworzony? Nie. Oferta pojawia się w Twoim szablonie Univents. Jak go zaprojektować, opisujemy w artykule Tworzenie układów dokumentów finansowych.

Przechodzę w całości z innego systemu. Przeczytaj wtedy dodatkowo Przejście ze starego systemu — znajdziesz tam informację, jakie dane są przenoszone automatycznie przy zmianie systemu.