Een oude offerte als PDF uploaden (AI-import)

Heb je offertes uit een ander programma of uit Word en wil je ze niet overtypen? Upload de offerte als PDF: de AI leest hem uit en stelt je klant, evenement, regels en nieuwe producten voor je inventaris voor. Er wordt pas iets opgeslagen als je de herkende gegevens hebt gecontroleerd en bevestigd.

In de video zie je de hele weg van uploaden tot het kant-en-klare offerteconcept in het evenement.

Video afspelen3:12

De afzonderlijke stappen kun je hieronder ook nalezen.

Waar je een offerte uploadt

Er zijn twee plekken:

• Bij het eerste inrichten van je workspace: In de onboarding biedt Univents je de stap Offerte uploaden aan. Via Bestand kiezen upload je je PDF, met Doorgaan zonder upload sla je de stap over. Hier neemt Univents bovendien de kleuren uit je offerte over in je standaardsjabloon voor offertes en facturen, als je daar nog geen eigen kleuren hebt ingesteld. Na het overnemen bouwt de AI in de onboarding daar meteen je eerste offerte van.
• Tijdens het dagelijks gebruik: Open in de zijbalk Evenementen en klik rechtsboven op Offerte importeren. In het venster Offerte-PDF uploaden kies je het bestand via PDF kiezen.

Toegestaan zijn PDF-bestanden tot 10 MB. Foto’s of Word-bestanden accepteert de import niet — sla de offerte eerst op als PDF.

Wat de AI herkent

Terwijl Offerte wordt gelezen … wordt getoond, leest Univents de PDF uit. Dat kan even duren. Herkend worden:

• Klant — naam en, indien aanwezig, e-mailadres.
• Evenement — titel, datum en aantal gasten, voor zover ze in de offerte staan.
• Regels — omschrijving, aantal, eenheid, prijs en btw van elke regel, plus een voorstel voor een passende productcategorie.
• Draaiboek — staat er in de offerte een draaiboek met tijden, dan wordt dat ook herkend.

Herkent Univents in het bestand geen offerte, dan verschijnt Kon geen offerte herkennen. Met Opnieuw proberen start je een nieuwe poging. Upload je een PDF die al eens is geïmporteerd, dan meldt Univents Deze PDF is al geïmporteerd en maakt het niets dubbel aan.

Herkende gegevens controleren

Daarna opent het venster Herkende gegevens controleren. Tot hier toe is er nog niets opgeslagen.

1. Controleer bovenaan Klant, E-mail, Titel evenement en Evenementdatum. Ontbreekt er iets in de PDF, bijvoorbeeld het e-mailadres, dan vul je het hier aan.
2. Stel bij Prijzen in de PDF zijn in of de prijzen in de offerte Bruto (incl. btw) of Netto (excl. btw) zijn. Kon Univents dat niet zeker herkennen, dan staat daar Niet zeker herkend — controleer dit even. Onderaan zie je Totaal netto en Totaal bruto — vergelijk die met het totaal op je PDF.
3. Controleer onder Regels elke regel: Omschrijving, Aantal, Eenheid, prijs en Btw %. Onder een regel toont Bron in de PDF: de plek in de offerte waar de waarde vandaan komt.
4. Alleen bij de import via Offerte importeren: onder Inventaris zie je hoeveel producten en categorieën nieuw zouden worden aangemaakt en kun je met Namen tonen de lijst bekijken. Het vinkje Nieuwe producten en categorieën aanmaken in de inventaris staat standaard aan. Haal je het weg, dan blijft je inventaris ongewijzigd: regels zonder passend product komen dan als vrije-tekstregels in de offerte terecht. In de onboarding worden nieuwe producten altijd aangemaakt.
5. Alleen bij de import via Offerte importeren: onder Wat moet er nog meer worden aangemaakt? vink je Diensten, Draaiboek en Taken aan (meer hierover hieronder).
6. Zet het vinkje bij Prijzen en btw gecontroleerd en klik op Overnemen en aanmaken.

Wat er na het overnemen wordt aangemaakt

Univents maakt nu aan:

• Klant — staat er in je contacten al iemand met hetzelfde e-mailadres, dan wordt dat contact gebruikt, anders ontstaat er een nieuw contact.
• Evenement — met titel, datum en aantal gasten uit de offerte, gemarkeerd met de tag „pdf-import”. Een adres neemt de import niet over; dat vul je daarna zelf aan in het evenement.
• Producten — regels die al onder dezelfde naam in je inventaris staan, worden gekoppeld aan dat product, dus ook aan bestaande recepten. Hun prijzen en gegevens in de inventaris worden nooit overschreven, en de offerte rekent met de prijs uit je inventaris. Alle andere regels worden als nieuwe producten aangemaakt als het inventaris-vinkje aanstaat.
• Offerteconcept — een gewone Univents-offerte in de tab Documenten van het evenement, met klant, evenement en alle regels. De regels staan ook in de tab Boekingen.

Bij de import via Offerte importeren kom je daarna direct in het nieuwe evenement terecht. Controleer daar het offerteconcept voordat je het verstuurt — vooral de prijzen van producten die al in je inventaris stonden.

Diensten, draaiboek en taken

Bij de import via Offerte importeren kan de AI daarnaast de planning voorbereiden:

• Draaiboek — staat er in de PDF een draaiboek, dan toont het venster dat als voorbeeld met Draaiboek herkend in de PDF — wordt overgenomen. Ontbreekt het, dan verschijnt Geen draaiboek in de PDF — de AI maakt een voorstel. Voor het draaiboek uit de PDF heeft het evenement een datum nodig; ontbreekt die, dan meldt Univents Geen startdatum — draaiboek niet overgenomen.
• Diensten en Taken — de AI leidt ze af uit de regels van de offerte en je sjablonen, bijvoorbeeld service-, keuken- of garderobediensten en taken zoals de dienstplanning.

Deze onderdelen ontstaan op de achtergrond, nadat het evenement is aangemaakt. De eerste diensten en taken staan vaak na korte tijd in de tabs Diensten en Taken; laad de pagina opnieuw als je nog niets ziet. Het zijn voorstellen van de AI — pas ze aan voordat je personeel inplant.

Wat de import kost

• In de onboarding is de import gratis. Per workspace zijn maximaal drie imports per dag mogelijk; daarna verschijnt Daglimiet bereikt — morgen weer beschikbaar.
• Tijdens het dagelijks gebruik gaat het uitlezen ten koste van je AI-credits, afgerekend naar de werkelijke inspanning voor de betreffende PDF. Er wordt pas afgeschreven na een geslaagde uitlezing — een mislukte poging en een dubbel geüploade PDF kosten niets. Diensten, draaiboek en taken verbruiken extra credits naar inspanning, alleen als je ze aanvinkt.

Zijn je credits op, dan verschijnt Niet genoeg AI-credits voor deze import. Hoe je credits oplaadt en je verbruik bekijkt, lees je in AI-credits en gebruik.

Veelgestelde vragen

Kan ik meerdere offertes tegelijk importeren? Nee, de import neemt per keer één PDF. Voor veel evenementen, producten of contacten uit een spreadsheet gebruik je de Excel-import.

Wat gebeurt er als ik in het controlevenster afbreek? Dan wordt er niets aangemaakt. Bij de import via Offerte importeren is het uitlezen dan al wel van je AI-credits afgeschreven.

Worden mijn bestaande producten gewijzigd? Nee. Bestaande producten worden alleen gekoppeld, hun prijzen en gegevens blijven zoals ze zijn.

Wordt de lay-out van mijn oude offerte nagebouwd? Nee. De offerte verschijnt in je Univents-sjabloon. Hoe je die vormgeeft, lees je in Lay-outs voor financiële documenten maken.

Ik stap helemaal over van een ander systeem. Lees dan ook Overstappen van je oude systeem — daar staat welke gegevens bij de overstap automatisch worden overgenomen.