Overstappen van je oude systeem: wat er met je gegevens gebeurt
Wat er bij de overstap naar Univents automatisch uit je oude systeem wordt overgenomen, wat bewust niet automatisch wordt overgezet en wat je doet als je iets mist.
Stap je over van je huidige systeem naar Univents, dan hoef je je bestaande gegevens niet helemaal opnieuw in te voeren. In dit artikel lees je wat er automatisch wordt overgenomen, wat bewust niet automatisch wordt overgezet en bij wie je terechtkunt als je na de overstap iets mist.
Wat automatisch wordt overgenomen
Bij de overstap worden je belangrijkste gegevensbestanden uit het oude systeem naar Univents overgezet, onder andere:
- Evenementen — bestaande en afgelopen evenementen met hun basisgegevens.
- Contacten — personen en bedrijven uit je CRM.
- Documenten — offertes, facturen en pakbonnen met hun regels.
- Producten — je assortiment, inclusief prijzen.
Daarnaast neemt Univents in de regel ook aanverwante gegevens over, zoals boekingen en boekingsregels, taken, opdrachten en diensten, geregistreerde werktijden en vakantie, en tags. De exacte omvang hangt af van wat er in je oude systeem werd bijgehouden.
Draait je workspace nog parallel aan het oude systeem, dan synchroniseert Univents de gegevens automatisch op de achtergrond zolang de overstap loopt — wijzigingen die je in het oude systeem doorvoert, worden meegenomen. Bewerk gegevens in deze periode daarom bij voorkeur al in Univents, zodat je niets dubbel bijhoudt.
Wat bewust niet automatisch wordt overgenomen
Niet elk detail laat zich 1:1 automatisch overzetten — vooral zeer vrij opgemaakte extra velden, individuele uitzonderingsgevallen en sommige bijlagen kunnen handmatig nawerk vragen. Dat betekent niet dat er iets is misgegaan, maar het is een bewuste keuze: liever een netjes gecontroleerd record dan een record dat automatisch, maar mogelijk onjuist is overgenomen.
Wat te doen als je iets mist
Merk je na de overstap dat een evenement, contact, document of ander record ontbreekt of er niet goed uitziet, neem dan contact met ons op via de knop Hulp in de app of per e-mail via support@univents.app. Geef zo precies mogelijk aan om welk record het gaat (bijvoorbeeld de naam van het evenement, het documentnummer of de naam van het contact), zodat we snel kunnen nagaan wat er aan de hand is.
Veelgestelde vragen
Moet ik mijn gegevens zelf opnieuw invoeren? Nee, de overstap is bedoeld als automatisch proces. Merk je toch een gat op, meld dit dan via support in plaats van het record dubbel aan te maken — anders kunnen er later dubbele records ontstaan.
Worden mijn gegevens in het oude systeem verwijderd? Bij de overstap naar Univents worden je gegevens gekopieerd; ze worden niet met terugwerkende kracht uit het oude systeem verwijderd. Wanneer je toegang tot het oude systeem precies eindigt, laten we je apart weten.
Hoe zie ik dat een record uit het oude systeem is overgenomen? Univents maakt hierin geen zichtbaar onderscheid — overgenomen records en records die je nieuw in Univents hebt aangemaakt zie en bewerk je op dezelfde manier. Heb je vragen over een specifiek record, dan helpt support je verder.
Wat als ik tijdens de overstap iets wijzig in het oude systeem? Zolang je workspace nog parallel aan het oude systeem draait, worden wijzigingen uit het oude systeem automatisch meegenomen. Andersom geldt dat niet: wijzigingen die je al in Univents doorvoert, gaan niet terug naar het oude systeem. Voer nieuwe wijzigingen daarom het liefst direct in Univents in.
Bij wie kan ik terecht met vragen over de overstap? Bij onze support, via de knop Hulp in de app of via support@univents.app.