Umstieg vom Altsystem: was mit deinen Daten passiert

Wechselst du von deinem bisherigen System auf Univents, müssen deine bestehenden Daten nicht komplett neu erfasst werden. Dieser Artikel erklärt, was dabei automatisch übernommen wird, was bewusst nicht automatisch übertragen wird und an wen du dich wendest, wenn dir nach dem Umstieg etwas fehlt.

Was automatisch übernommen wird

Beim Umstieg werden deine zentralen Datenbestände aus dem Altsystem nach Univents übertragen, unter anderem:

• Veranstaltungen — bestehende und vergangene Events mit ihren Kerndaten.
• Kontakte — Personen und Firmen aus deinem CRM.
• Belege — Angebote, Rechnungen und Lieferscheine mit ihren Positionen.
• Produkte — dein Sortiment inklusive Preisen.

Darüber hinaus übernimmt Univents in aller Regel auch angrenzende Daten, etwa Buchungen und Buchungspositionen, Aufgaben, Jobs und Schichten, erfasste Arbeitszeiten und Urlaub sowie Tags. Der genaue Umfang hängt davon ab, was in deinem Altsystem gepflegt war.

Läuft dein Workspace noch parallel zum Altsystem, gleicht Univents die Daten automatisch im Hintergrund ab, solange die Umstellung läuft — Änderungen, die du im Altsystem machst, werden nachgezogen. Bearbeite Datensätze deshalb in dieser Phase bevorzugt bereits in Univents, damit nichts doppelt gepflegt wird.

Was bewusst nicht automatisch übernommen wird

Nicht jedes Detail lässt sich 1:1 automatisch übertragen — vor allem sehr frei formatierte Zusatzfelder, individuelle Sonderfälle und einzelne Dateianhänge können eine manuelle Nacharbeit brauchen. Das ist kein Zeichen dafür, dass etwas schiefgelaufen ist, sondern eine bewusste Entscheidung: lieber ein sauber geprüfter Datensatz als ein automatisch, aber möglicherweise falsch übernommener.

Was tun, wenn dir etwas fehlt

Fällt dir nach dem Umstieg auf, dass eine Veranstaltung, ein Kontakt, ein Beleg oder ein anderer Datensatz fehlt oder nicht korrekt aussieht, melde dich über den Hilfe-Button in der App oder per E-Mail an support@univents.app. Schreib uns möglichst genau, um welchen Datensatz es geht (z. B. Name der Veranstaltung, Belegnummer, Kontaktname) — so können wir schnell nachvollziehen, woran es liegt.

Häufige Fragen

Muss ich meine Daten selbst neu eintragen? Nein, der Umstieg ist als automatischer Prozess gedacht. Solltest du dennoch eine Lücke bemerken, melde sie über den Support-Kontakt, statt den Datensatz doppelt anzulegen — sonst kann es später zu Dubletten kommen.

Werden meine Daten im Altsystem gelöscht? Der Umstieg auf Univents kopiert deine Daten, er löscht sie nicht rückwirkend aus dem Altsystem. Wann genau dein Zugang zum Altsystem endet, kommunizieren wir dir gesondert.

Woran erkenne ich, dass ein Datensatz aus dem Altsystem übernommen wurde? Optisch macht Univents dabei keinen Unterschied — übernommene und in Univents neu angelegte Datensätze siehst und bearbeitest du gleich. Bei Rückfragen zu einem konkreten Datensatz hilft dir der Support weiter.

Was, wenn ich während der Umstellung etwas im Altsystem ändere? Solange dein Workspace noch parallel zum Altsystem läuft, werden Änderungen aus dem Altsystem automatisch nachgezogen. Umgekehrt gilt das nicht: Änderungen, die du bereits in Univents machst, wandern nicht zurück ins Altsystem. Trage neue Änderungen deshalb möglichst direkt in Univents ein.

An wen wende ich mich bei Fragen zum Umstieg? An unseren Support über den Hilfe-Button in der App oder support@univents.app.