Carregar um orçamento antigo em PDF (importação com IA)

Tem orçamentos de outro programa ou do Word e não quer reescrevê-los à mão? Carregue o orçamento em PDF: a IA lê-o e sugere o cliente, o evento, as linhas e novos produtos para o inventário. Só é guardado algo depois de os dados reconhecidos serem revistos e confirmados.

No vídeo, pode ver todo o percurso, desde o carregamento até ao rascunho de orçamento concluído no evento.

Reproduzir vídeo3:12

Os passos individuais também estão descritos abaixo, para consulta.

Onde carregar um orçamento

Existem dois locais:

• Na primeira configuração do workspace: no onboarding, o Univents propõe o passo Carregar orçamento. Com Escolher ficheiro, carrega-se o PDF; com Continuar sem carregar, o passo é ignorado. Aqui, o Univents aplica ainda as cores do orçamento ao modelo predefinido de orçamentos e faturas, desde que ainda não tenham sido definidas cores próprias. Depois de confirmar, a IA do onboarding cria logo a partir daí o primeiro orçamento.
• No dia a dia: abrir Eventos na barra lateral e clicar em Importar orçamento, no canto superior direito. Na janela Carregar PDF do orçamento, selecionar o ficheiro com Escolher PDF.

São aceites ficheiros PDF até 10 MB. A importação não aceita fotografias nem ficheiros Word — guardar antes o orçamento em PDF.

O que a IA reconhece

Enquanto aparece A ler o orçamento …, o Univents lê o PDF. Pode demorar um momento. São reconhecidos:

• Cliente — nome e, se existir, endereço de e-mail.
• Evento — título, data e número de convidados, desde que constem do orçamento.
• Linhas — designação, quantidade, unidade, preço e IVA de cada linha, além de uma sugestão de categoria de produto adequada.
• Programa — se o orçamento incluir um programa com horas, este também é reconhecido.

Se o Univents não reconhecer um orçamento no ficheiro, aparece Não foi possível reconhecer um orçamento. Com Tentar novamente, inicia-se uma nova tentativa. Se for carregado um PDF que já tenha sido importado, o Univents indica Este PDF já foi importado e não cria nada em duplicado.

Rever os dados detetados

Em seguida, abre-se a janela Rever os dados detetados. Até aqui, ainda não foi guardado nada.

1. Verificar em cima Cliente, E-mail, Título do evento e Data do evento. Se faltar algo no PDF, por exemplo o endereço de e-mail, preenchê-lo aqui.
2. Em Os preços no PDF são, definir se os preços do orçamento são Com IVA (IVA incluído) ou Sem IVA (IVA não incluído). Se o Univents não conseguiu determinar com certeza, aparece aí Deteção incerta — verificar. Em baixo surgem Total sem IVA e Total com IVA — compará-los com a soma que consta do PDF.
3. Em Linhas, verificar cada linha: Designação, Quantidade, Unidade, preço e IVA %. Por baixo de cada linha, Fonte no PDF: mostra o ponto do orçamento de onde provém o valor.
4. Apenas na importação através de Importar orçamento: em Inventário, vê-se quantos produtos e categorias seriam criados de novo, e Mostrar nomes permite consultar a lista. A opção Criar novos produtos e categorias no inventário vem selecionada por predefinição. Se for desmarcada, o inventário permanece inalterado: as linhas sem produto correspondente ficam no orçamento como linhas de texto livre. No onboarding, os novos produtos são sempre criados.
5. Apenas na importação através de Importar orçamento: em O que criar adicionalmente?, selecionar Turnos, Programa e Tarefas (mais informações abaixo).
6. Marcar Preços e IVA verificados e clicar em Confirmar e criar.

O que é criado depois de confirmar

O Univents cria agora:

• Cliente — se já existir nos contactos alguém com o mesmo endereço de e-mail, é utilizado esse contacto; caso contrário, é criado um novo.
• Evento — com o título, a data e o número de convidados do orçamento, marcado com a etiqueta «pdf-import». A importação não aplica uma morada; esta é preenchida depois no evento.
• Produtos — as linhas que já existem no inventário com o mesmo nome são associadas a esse produto, incluindo as receitas existentes. Os preços e os dados desses produtos no inventário nunca são substituídos, e o orçamento calcula com o preço do inventário. Todas as outras linhas são criadas como novos produtos, se a opção do inventário estiver marcada.
• Rascunho de orçamento — um orçamento Univents normal, no separador Documentos do evento, com o cliente, o evento e todas as linhas. As linhas também aparecem no separador Reservas.

Na importação através de Importar orçamento, o utilizador é encaminhado diretamente para o novo evento. Aí, convém rever o rascunho de orçamento antes de o enviar — sobretudo os preços dos produtos que já existiam no inventário.

Turnos, programa e tarefas

Na importação através de Importar orçamento, a IA pode ainda preparar o planeamento:

• Programa — se o PDF contiver um programa, a janela mostra-o como pré-visualização com Programa reconhecido no PDF — será importado. Se não existir, aparece Sem programa no PDF — a IA cria uma proposta. Para importar o programa do PDF, o evento precisa de ter uma data; se faltar, o Univents indica Sem data de início — programa não importado.
• Turnos e Tarefas — a IA deduz estes elementos a partir das linhas do orçamento e dos modelos existentes, por exemplo turnos de serviço, de cozinha ou de bengaleiro e tarefas como a elaboração da escala.

Estes conteúdos são criados em segundo plano, depois de o evento ser criado. Os primeiros turnos e tarefas surgem muitas vezes passado pouco tempo nos separadores Turnos e Tarefas; se ainda não se vir nada, recarregar a página. São sugestões da IA — ajustá-las antes de atribuir pessoal.

Quanto custa a importação

• No onboarding, a importação é gratuita. Por workspace, são possíveis até três importações por dia; depois disso, aparece Limite diário atingido — disponível novamente amanhã.
• No dia a dia, a leitura consome créditos de IA, cobrados de acordo com o esforço real de cada PDF. O débito só é feito após uma leitura bem-sucedida — uma tentativa falhada e um PDF carregado em duplicado não têm custo. Turnos, programa e tarefas consomem créditos adicionais, consoante o esforço, e apenas se forem selecionados.

Se os créditos tiverem acabado, aparece Créditos de IA insuficientes para esta importação. Como carregar créditos e consultar o consumo está explicado em Créditos de IA e utilização.

Perguntas frequentes

É possível importar vários orçamentos de uma só vez? Não, a importação aceita um PDF de cada vez. Para muitos eventos, produtos ou contactos provenientes de uma folha de cálculo, utilizar a importação por Excel.

O que acontece se cancelar na janela de revisão? Não é criado nada. Na importação através de Importar orçamento, a leitura já foi, ainda assim, debitada dos créditos de IA.

Os produtos existentes são alterados? Não. Os produtos existentes são apenas associados; os respetivos preços e dados mantêm-se como estão.

O layout do orçamento antigo é reproduzido? Não. O orçamento aparece no modelo do Univents. Como o configurar está explicado em Criar layouts para documentos financeiros.

Estou a mudar completamente de outro sistema. Nesse caso, ler também Migração do sistema anterior — aí explica-se quais os dados que são importados automaticamente na migração.