Importer un ancien devis au format PDF (import IA)

Vous avez des devis dans un autre logiciel ou sous Word et vous ne voulez pas les ressaisir ? Importez le devis au format PDF : l’IA le lit et vous propose le client, l’événement, les lignes et les nouveaux produits pour votre inventaire. Rien n’est enregistré tant que vous n’avez pas vérifié et confirmé les données détectées.

La vidéo vous montre tout le parcours, de l’import jusqu’au brouillon de devis terminé dans l’événement.

Lire la vidéo3:12

Vous retrouvez aussi les différentes étapes par écrit ci-dessous.

Où importer un devis

Il existe deux endroits :

• Lors de la première configuration de votre workspace : pendant l’onboarding, Univents vous propose l’étape Importer un devis. Avec Choisir un fichier, vous importez votre PDF ; avec Continuer sans import, vous passez cette étape. Ici, Univents reprend en plus les couleurs de votre devis dans votre modèle standard de devis et de factures, à condition que vous n’y ayez pas encore défini vos propres couleurs. Une fois les données validées, l’IA crée directement votre premier devis dans l’onboarding.
• Au quotidien : ouvrez Événements dans la barre latérale et cliquez en haut à droite sur Importer un devis. Dans la fenêtre Téléverser le PDF du devis, sélectionnez le fichier avec Choisir un PDF.

Sont acceptés les fichiers PDF jusqu’à 10 Mo. L’import n’accepte ni photos ni fichiers Word : enregistrez d’abord le devis au format PDF.

Ce que l’IA détecte

Tant que Lecture du devis … s’affiche, Univents lit le PDF. Cela peut prendre un instant. Sont détectés :

• Client — le nom et, s’il figure dans le devis, l’adresse e-mail.
• Événement — le titre, la date et le nombre d’invités, dans la mesure où ils figurent dans le devis.
• Lignes — la désignation, la quantité, l’unité, le prix et la TVA de chaque ligne, ainsi qu’une suggestion de catégorie de produit adaptée.
• Déroulé — si le devis contient un déroulé avec des horaires, il est détecté lui aussi.

Si Univents ne reconnaît aucun devis dans le fichier, le message Aucun devis détecté s’affiche. Avec Réessayer, vous lancez une nouvelle tentative. Si vous importez un PDF qui a déjà été importé, Univents indique Ce PDF a déjà été importé et ne crée rien en double.

Vérifier les données détectées

La fenêtre Vérifier les données détectées s’ouvre ensuite. Jusqu’ici, rien n’est encore enregistré.

1. Contrôlez en haut Client, E-mail, Titre de l'événement et Date de l'événement. S’il manque une information dans le PDF, par exemple l’adresse e-mail, vous la renseignez ici.
2. Sous Les prix du PDF sont, indiquez si les prix du devis sont TTC (TVA incluse) ou HT (hors TVA). Si Univents n’a pas pu le déterminer avec certitude, vous voyez Détection incertaine — veuillez vérifier. En bas, vous voyez Total HT et Total TTC : comparez-les avec le total de votre PDF.
3. Vérifiez chaque ligne sous Lignes : Désignation, Quantité, Unité, prix et TVA %. Sous une ligne, Source dans le PDF : indique l’endroit du devis d’où provient la valeur.
4. Uniquement pour l’import via Importer un devis : sous Inventaire, vous voyez combien de produits et de catégories seraient créés, et Afficher les noms vous permet de consulter la liste. La case Créer les nouveaux produits et catégories dans l'inventaire est cochée par défaut. Si vous la décochez, votre inventaire reste inchangé : les lignes sans produit correspondant sont alors ajoutées au devis sous forme de lignes en texte libre. Dans l’onboarding, les nouveaux produits sont toujours créés.
5. Uniquement pour l’import via Importer un devis : sous Créer aussi ?, vous cochez Services, Déroulé et Tâches (plus de détails ci-dessous).
6. Cochez Prix et TVA vérifiés et cliquez sur Valider et créer.

Ce qui est créé après la validation

Univents crée alors :

• Client — si l’un de vos contacts possède déjà la même adresse e-mail, ce contact est utilisé ; sinon, un nouveau contact est créé.
• Événement — avec le titre, la date et le nombre d’invités du devis, marqué du tag « pdf-import ». L’import ne reprend pas d’adresse ; vous la renseignez ensuite dans l’événement.
• Produits — les lignes qui existent déjà dans votre inventaire sous le même nom sont associées à ce produit, y compris à ses recettes existantes. Leurs prix et leurs informations dans l’inventaire ne sont jamais écrasés, et le devis utilise le prix de votre inventaire. Toutes les autres lignes sont créées comme nouveaux produits si la case de l’inventaire est cochée.
• Brouillon de devis — un devis Univents tout à fait normal, dans l’onglet Documents de l’événement, avec le client, l’événement et toutes les lignes. Les lignes apparaissent aussi dans l’onglet Réservations.

Avec l’import via Importer un devis, vous arrivez ensuite directement dans le nouvel événement. Vérifiez-y le brouillon de devis avant de l’envoyer, surtout les prix des produits qui figuraient déjà dans votre inventaire.

Services, déroulé et tâches

Avec l’import via Importer un devis, l’IA peut en plus préparer la planification :

• Déroulé — si le PDF contient un déroulé, la fenêtre l’affiche en aperçu avec Déroulé détecté dans le PDF — il sera repris. S’il n’y en a pas, vous voyez Aucun déroulé dans le PDF — l’IA établit une proposition. Pour reprendre le déroulé du PDF, l’événement doit avoir une date ; à défaut, Univents indique Pas de date de début — déroulé non repris.
• Services et Tâches — l’IA les déduit des lignes du devis et de vos modèles, par exemple des services en salle, en cuisine ou au vestiaire, et des tâches comme la planification des services.

Ces contenus sont créés en arrière-plan, une fois l’événement créé. Les premiers services et les premières tâches apparaissent souvent après peu de temps dans les onglets Services et Tâches ; rechargez la page si rien n’est encore visible. Ce sont des propositions de l’IA : adaptez-les avant d’affecter du personnel.

Combien coûte l’import

• Dans l’onboarding, l’import est gratuit. Jusqu’à trois imports par jour sont possibles par workspace ; ensuite, le message Limite quotidienne atteinte — de nouveau disponible demain s’affiche.
• Au quotidien, la lecture consomme vos crédits IA, facturés selon l’effort réel nécessaire pour chaque PDF. Le débit n’intervient qu’après une lecture réussie : une tentative échouée ou un PDF importé en double ne coûtent rien. Les services, le déroulé et les tâches consomment des crédits supplémentaires selon l’effort, uniquement si vous les cochez.

Si vos crédits sont épuisés, le message Crédits IA insuffisants pour cet import s’affiche. Pour savoir comment recharger vos crédits et consulter votre consommation, reportez-vous à Crédits IA et utilisation.

Questions fréquentes

Puis-je importer plusieurs devis à la fois ? Non, l’import accepte un seul PDF à la fois. Pour de nombreux événements, produits ou contacts issus d’un tableau, utilisez l’import Excel.

Que se passe-t-il si j’annule dans la fenêtre de vérification ? Rien n’est alors créé. Avec l’import via Importer un devis, la lecture a toutefois déjà été débitée de vos crédits IA.

Mes produits existants sont-ils modifiés ? Non. Les produits existants sont uniquement associés, leurs prix et leurs informations restent inchangés.

La mise en page de mon ancien devis est-elle reproduite ? Non. Le devis s’affiche dans votre modèle Univents. Pour savoir comment le personnaliser, consultez Créer des mises en page pour les documents financiers.

Je change complètement de système. Lisez alors aussi Passer de votre ancien système à Univents : vous y verrez quelles données sont reprises automatiquement lors du changement.