Altes Angebot als PDF hochladen (KI-Import)

Du hast Angebote aus einem anderen Programm oder aus Word und willst sie nicht abtippen? Lade das Angebot als PDF hoch: Die KI liest es aus und schlägt dir Kunde, Veranstaltung, Positionen und neue Produkte für dein Inventar vor. Gespeichert wird erst, wenn du die erkannten Daten geprüft und bestätigt hast.

Im Video siehst du den ganzen Weg vom Hochladen bis zum fertigen Angebotsentwurf in der Veranstaltung.

Video abspielen3:12

Die einzelnen Schritte findest du unten auch zum Nachlesen.

Wo du ein Angebot hochlädst

Es gibt zwei Stellen:

• Beim ersten Einrichten deines Workspace: Im Onboarding bietet dir Univents den Schritt Angebot hochladen an. Über Datei auswählen lädst du dein PDF hoch, mit Ohne Upload weiter überspringst du den Schritt. Hier übernimmt Univents zusätzlich die Farben aus deinem Angebot in deine Standard-Vorlage für Angebote und Rechnungen, sofern du dort noch keine eigenen Farben festgelegt hast. Nach dem Übernehmen baut die KI im Onboarding daraus direkt dein erstes Angebot.
• Im laufenden Betrieb: Öffne in der Seitenleiste Veranstaltungen und klicke oben rechts auf Angebot importieren. Im Fenster Angebots-PDF hochladen wählst du über PDF auswählen die Datei aus.

Erlaubt sind PDF-Dateien bis 10 MB. Fotos oder Word-Dateien nimmt der Import nicht an — speichere das Angebot vorher als PDF.

Was die KI erkennt

Während Angebot wird gelesen … angezeigt wird, liest Univents das PDF aus. Das kann einen Moment dauern. Erkannt werden:

• Kunde — Name und, wenn vorhanden, E-Mail-Adresse.
• Veranstaltung — Titel, Datum und Gästezahl, soweit sie im Angebot stehen.
• Positionen — Bezeichnung, Menge, Einheit, Preis und Umsatzsteuer jeder Zeile, dazu ein Vorschlag für eine passende Produktkategorie.
• Ablauf — steht im Angebot ein Ablauf mit Uhrzeiten, wird er mit erkannt.

Erkennt Univents in der Datei kein Angebot, erscheint Konnte kein Angebot erkennen. Mit Erneut versuchen startest du einen neuen Versuch. Lädst du ein PDF hoch, das schon einmal importiert wurde, meldet Univents Dieses PDF wurde bereits importiert und legt nichts doppelt an.

Erkannte Daten prüfen

Danach öffnet sich das Fenster Erkannte Daten prüfen. Bis hierhin ist noch nichts gespeichert.

1. Kontrolliere oben Kunde, E-Mail, Event-Titel und Eventdatum. Fehlt etwas im PDF, zum Beispiel die E-Mail-Adresse, trägst du es hier nach.
2. Stelle unter Preise im PDF sind ein, ob die Preise im Angebot Brutto (inkl. MwSt) oder Netto (zzgl. MwSt) sind. Konnte Univents das nicht sicher erkennen, steht dort Nicht sicher erkannt — bitte prüfen. Unten siehst du Netto gesamt und Brutto gesamt — vergleiche sie mit der Summe auf deinem PDF.
3. Prüfe unter Positionen jede Zeile: Bezeichnung, Menge, Einheit, Preis und USt %. Unter einer Zeile zeigt Quelle im PDF: die Stelle im Angebot, aus der der Wert stammt.
4. Nur beim Import über Angebot importieren: Unter Inventar siehst du, wie viele Produkte und Kategorien neu angelegt würden, und kannst dir mit Namen anzeigen die Liste ansehen. Der Haken Neue Produkte und Kategorien im Inventar anlegen ist vorausgewählt. Nimmst du ihn heraus, bleibt dein Inventar unverändert: Positionen ohne passendes Produkt landen dann als Freitext-Zeilen im Angebot. Im Onboarding werden neue Produkte immer angelegt.
5. Nur beim Import über Angebot importieren: Unter Was zusätzlich erstellen? wählst du Schichten, Ablaufplan und Aufgaben an (mehr dazu unten).
6. Setze den Haken Preise & USt geprüft und klicke auf Übernehmen & anlegen.

Was nach dem Übernehmen angelegt wird

Univents legt jetzt an:

• Kunde — gibt es in deinen Kontakten schon jemanden mit derselben E-Mail-Adresse, wird dieser Kontakt verwendet, sonst entsteht ein neuer.
• Veranstaltung — mit Titel, Datum und Gästezahl aus dem Angebot, markiert mit dem Tag „pdf-import“. Eine Adresse übernimmt der Import nicht; die trägst du in der Veranstaltung nach.
• Produkte — Positionen, die es in deinem Inventar schon unter demselben Namen gibt, werden mit diesem Produkt verknüpft, also auch vorhandene Rezepte. Deren Preise und Angaben im Inventar werden nie überschrieben, und das Angebot rechnet mit dem Preis aus deinem Inventar. Alle anderen Positionen werden als neue Produkte angelegt, wenn der Inventar-Haken gesetzt ist.
• Angebotsentwurf — ein ganz normales Univents-Angebot im Tab Dokumente der Veranstaltung, mit Kunde, Veranstaltung und allen Positionen. Die Positionen stehen auch im Tab Buchungen.

Beim Import über Angebot importieren landest du danach direkt in der neuen Veranstaltung. Prüfe dort den Angebotsentwurf, bevor du ihn verschickst — vor allem die Preise von Produkten, die schon in deinem Inventar standen.

Schichten, Ablaufplan und Aufgaben

Beim Import über Angebot importieren kann die KI zusätzlich die Planung vorbereiten:

• Ablaufplan — steht im PDF ein Ablauf, zeigt das Fenster ihn als Vorschau mit Ablauf aus dem PDF erkannt — wird übernommen. Fehlt er, erscheint Kein Ablauf im PDF — die KI erstellt einen Vorschlag. Für den Ablauf aus dem PDF braucht die Veranstaltung ein Datum; fehlt es, meldet Univents Kein Startdatum — Ablauf nicht übernommen.
• Schichten und Aufgaben — die KI leitet sie aus den Positionen des Angebots und deinen Vorlagen ab, zum Beispiel Service-, Küchen- oder Garderobenschichten und Aufgaben wie die Dienstplanung.

Diese Inhalte entstehen im Hintergrund, nachdem die Veranstaltung angelegt ist. Die ersten Schichten und Aufgaben stehen oft nach kurzer Zeit in den Tabs Schichten und Aufgaben; lade die Seite neu, falls noch nichts zu sehen ist. Es sind Vorschläge der KI — passe sie an, bevor du Personal einteilst.

Was der Import kostet

• Im Onboarding ist der Import kostenlos. Pro Workspace sind bis zu drei Importe am Tag möglich; danach erscheint Tageslimit erreicht — morgen wieder verfügbar.
• Im laufenden Betrieb verbraucht das Auslesen dein KI-Guthaben, abgerechnet nach dem tatsächlichen Aufwand des jeweiligen PDFs. Abgebucht wird erst nach einem erfolgreichen Auslesen — ein fehlgeschlagener Versuch und ein doppelt hochgeladenes PDF kosten nichts. Schichten, Ablaufplan und Aufgaben verbrauchen zusätzlich Guthaben nach Aufwand, nur wenn du sie anwählst.

Ist dein Guthaben aufgebraucht, erscheint Nicht genug AI-Credits für den Import. Wie du Guthaben auflädst und deinen Verbrauch siehst, steht in KI-Guthaben und Nutzung.

Häufige Fragen

Kann ich mehrere Angebote auf einmal importieren? Nein, der Import nimmt je Durchgang ein PDF. Für viele Veranstaltungen, Produkte oder Kontakte aus einer Tabelle nutzt du den Excel-Import.

Was passiert, wenn ich im Prüf-Fenster abbreche? Dann wird nichts angelegt. Beim Import über Angebot importieren wurde das Auslesen trotzdem schon von deinem KI-Guthaben abgebucht.

Werden meine bestehenden Produkte verändert? Nein. Vorhandene Produkte werden nur verknüpft, ihre Preise und Angaben bleiben, wie sie sind.

Wird das Layout meines alten Angebots nachgebaut? Nein. Das Angebot erscheint in deiner Univents-Vorlage. Wie du sie gestaltest, steht in Layouts für Finanzdokumente erstellen.

Ich wechsle komplett von einem anderen System. Dann lies zusätzlich Umstieg vom Altsystem — dort steht, welche Daten beim Umstieg automatisch übernommen werden.