Subir un presupuesto antiguo en PDF (importación con IA)
Después de este artículo sabrás cómo subir en PDF un presupuesto de tu programa anterior, qué reconoce la IA en él, cómo revisar los datos antes de aceptarlos y qué crea Univents a continuación: cliente, evento, borrador de presupuesto, productos y, si quieres, turnos, programa y tareas.
¿Tienes presupuestos de otro programa o de Word y no quieres teclearlos de nuevo? Sube el presupuesto en PDF: la IA lo lee y te propone el cliente, el evento, las líneas y los productos nuevos para tu inventario. No se guarda nada hasta que hayas revisado y confirmado los datos detectados.
En el vídeo ves todo el recorrido, desde la subida hasta el borrador de presupuesto terminado dentro del evento.
Los pasos también los tienes por escrito más abajo.
Dónde subir un presupuesto
Hay dos sitios:
- Al configurar por primera vez tu workspace: en el onboarding, Univents te ofrece el paso Subir presupuesto. Con Elegir archivo subes tu PDF; con Continuar sin subir te saltas el paso. Aquí, además, Univents traslada los colores de tu presupuesto a tu plantilla predeterminada de presupuestos y facturas, siempre que aún no hayas definido colores propios en ella. Tras aceptar, la IA del onboarding crea con ello directamente tu primer presupuesto.
- En el día a día: abre Eventos en la barra lateral y haz clic en Importar presupuesto, arriba a la derecha. En la ventana Subir PDF del presupuesto, elige el archivo con Elegir PDF.
Se admiten archivos PDF de hasta 10 MB. La importación no acepta fotos ni archivos de Word: guarda antes el presupuesto como PDF.
Qué reconoce la IA
Mientras se muestra Leyendo presupuesto …, Univents lee el PDF. Puede tardar un momento. Se reconoce lo siguiente:
- Cliente: nombre y, si lo hay, dirección de correo electrónico.
- Evento: título, fecha y número de invitados, siempre que consten en el presupuesto.
- Líneas: nombre, cantidad, unidad, precio e IVA de cada fila, además de una sugerencia de categoría de producto adecuada.
- Programa: si el presupuesto incluye un programa con horas, también se reconoce.
Si Univents no reconoce ningún presupuesto en el archivo, aparece No se ha podido reconocer ningún presupuesto. Con Reintentar lo intentas de nuevo. Si subes un PDF que ya se importó antes, Univents muestra Este PDF ya se ha importado y no crea nada por duplicado.
Revisar datos detectados
A continuación se abre la ventana Revisar datos detectados. Hasta aquí todavía no se ha guardado nada.
- Comprueba arriba Cliente, Correo electrónico, Título del evento y Fecha del evento. Si falta algo en el PDF, por ejemplo el correo electrónico, complétalo aquí.
- En Los precios del PDF son, indica si los precios del presupuesto son Bruto (IVA incluido) o Neto (más IVA). Si Univents no lo ha podido detectar con seguridad, aparece No detectado con seguridad — revísalo. Abajo ves Total neto y Total bruto: compáralos con la suma de tu PDF.
- Revisa cada fila en Líneas: Nombre, Cantidad, Unidad, precio e IVA %. Debajo de cada fila, Origen en el PDF: muestra el punto del presupuesto del que procede el valor.
- Solo en la importación mediante Importar presupuesto: en Inventario ves cuántos productos y categorías se crearían, y con Mostrar nombres puedes consultar la lista. La casilla Crear productos y categorías nuevos en el inventario viene marcada de forma predeterminada. Si la desmarcas, tu inventario no cambia: las líneas sin un producto equivalente pasan al presupuesto como líneas de texto libre. En el onboarding, los productos nuevos se crean siempre.
- Solo en la importación mediante Importar presupuesto: en ¿Qué más quieres crear? marcas Turnos, Programa y Tareas (más información abajo).
- Marca la casilla Precios e IVA revisados y haz clic en Aceptar y crear.
Qué se crea tras aceptar
Univents crea ahora:
- Cliente: si en tus contactos ya hay alguien con la misma dirección de correo electrónico, se usa ese contacto; si no, se crea uno nuevo.
- Evento: con el título, la fecha y el número de invitados del presupuesto, marcado con la etiqueta «pdf-import». La importación no traslada ninguna dirección; la añades tú después en el evento.
- Productos: las líneas que ya existen en tu inventario con el mismo nombre se vinculan a ese producto, y con ellas también las recetas existentes. Sus precios y datos en el inventario no se sobrescriben nunca, y el presupuesto calcula con el precio de tu inventario. Las demás líneas se crean como productos nuevos si la casilla del inventario está marcada.
- Borrador de presupuesto: un presupuesto de Univents totalmente normal en la pestaña Documentos del evento, con el cliente, el evento y todas las líneas. Las líneas aparecen también en la pestaña Reservas.
Si importas mediante Importar presupuesto, después llegas directamente al evento nuevo. Revisa allí el borrador de presupuesto antes de enviarlo, sobre todo los precios de los productos que ya estaban en tu inventario.
Turnos, programa y tareas
En la importación mediante Importar presupuesto, la IA puede preparar además la planificación:
- Programa: si el PDF incluye un programa, la ventana lo muestra como vista previa con Programa detectado en el PDF — se importará. Si no lo incluye, aparece No hay programa en el PDF — la IA crea una propuesta. Para importar el programa del PDF, el evento necesita una fecha; si falta, Univents indica Sin fecha de inicio — programa no importado.
- Turnos y Tareas: la IA los deduce de las líneas del presupuesto y de tus plantillas, por ejemplo turnos de servicio, de cocina o de guardarropa, y tareas como la planificación del personal.
Estos contenidos se generan en segundo plano una vez creado el evento. Los primeros turnos y tareas suelen aparecer al poco tiempo en las pestañas Turnos y Tareas; recarga la página si todavía no ves nada. Son propuestas de la IA: ajústalas antes de asignar al personal.
Cuánto cuesta la importación
- En el onboarding la importación es gratuita. Cada workspace puede hacer hasta tres importaciones al día; después aparece Límite diario alcanzado: vuelve a estar disponible mañana.
- En el día a día, la lectura consume tus créditos de IA, que se cobran según el esfuerzo real de cada PDF. El cargo solo se hace tras una lectura correcta: un intento fallido y un PDF subido por duplicado no cuestan nada. Turnos, programa y tareas consumen además créditos según el esfuerzo, solo si los marcas.
Si se agotan tus créditos, aparece No hay suficientes créditos de IA para la importación. En Créditos de IA y uso encontrarás cómo recargar créditos y consultar tu consumo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo importar varios presupuestos a la vez? No, la importación admite un PDF por vez. Para muchos eventos, productos o contactos de una hoja de cálculo, usa la importación desde Excel.
¿Qué pasa si cancelo en la ventana de revisión? Entonces no se crea nada. En la importación mediante Importar presupuesto, la lectura ya se ha descontado de tus créditos de IA.
¿Se modifican mis productos existentes? No. Los productos existentes solo se vinculan; sus precios y datos se quedan como están.
¿Se reproduce el diseño de mi presupuesto antiguo? No. El presupuesto aparece en tu plantilla de Univents. En Crear diseños para documentos financieros encontrarás cómo personalizarla.
Estoy cambiando por completo desde otro sistema. Entonces lee además Cambio desde un sistema anterior: allí se explica qué datos se trasladan automáticamente al cambiar.