Konfiguracja wyzwalaczy i warunków reguły

Reguła automatyzacji składa się z dwóch elementów, które ustawiasz w edytorze reguł: wyzwalacza, który uruchamia regułę, oraz opcjonalnych warunków, które ograniczają, kiedy zapisane akcje faktycznie się wykonują. Dzięki temu reguła uruchamia się tylko wtedy, gdy zajdzie właściwy przypadek.

Otwieranie edytora reguł

Automatyzacje nie mają obecnie odnośnika w pasku bocznym. Stronę otwierasz przez pasek adresu przeglądarki: dopisz /automations do adresu swojego workspace — z .../home/twoj-workspace/ robi się więc .../home/twoj-workspace/automations. Strona Automatyzacje wyświetla u góry opis „Zdefiniuj reguły, które automatycznie reagują na zdarzenia w Twoim workspace”. Pod nim znajdziesz swoje istniejące reguły albo — dopóki żadna nie została utworzona — gotowe szablony do zainstalowania.

1. Otwórz /automations przez pasek adresu, jak opisano powyżej.
2. Kliknij Nowa reguła w prawym górnym rogu. Canvas otworzy się z pustą regułą.
3. W polu Nazwa reguły wpisz zrozumiałą nazwę, na przykład „Potwierdź zapytanie”. Po niej rozpoznasz regułę później na liście.

Szybciej będzie z szablonem: przy pustej liście jest on dostępny bezpośrednio na stronie, w przeciwnym razie znajdziesz go pod przyciskiem Szablony. Zainstalowany szablon ma już gotowe wyzwalacz, warunki i akcje i startuje wyłączony — dostosowujesz go, a potem włączasz.

Nazwa nie wpływa na działanie reguły, służy tylko do jej rozpoznawania. Wybierz ją tak, aby również współpracownicy od razu rozumieli, co reguła robi.

Wybór wyzwalacza z katalogu

Wyzwalacz określa, jakie zdarzenie w Twoim workspace w ogóle uruchamia regułę. Pole Wyzwalacz znajdziesz bezpośrednio pod nazwą reguły.

1. Kliknij pole wyboru z symbolem zastępczym Wybierz wyzwalacz ….
2. Rozwinie się katalog dostępnych wyzwalaczy. Univents udostępnia stały zestaw, oparty na typowych zdarzeniach: dotyczących zapytań i wydarzeń oraz faktur i płatności.
3. Kliknij odpowiedni wyzwalacz, aby go zastosować.

Dla każdej reguły wybierasz dokładnie jeden wyzwalacz. Każdy wyzwalacz jest powiązany z konkretnym obszarem, na przykład zapytaniem, wydarzeniem lub fakturą. To, jakie dane możesz następnie sprawdzać w warunkach, zależy od wybranego obszaru.

Univents oferuje piętnaście wyzwalaczy do wyboru:

Dodawanie warunków

Warunki są opcjonalne. Bez warunku reguła uruchamia się przy każdym pasującym zdarzeniu. Z warunkami uruchamia się tylko wtedy, gdy wszystkie sprawdzane wartości się zgadzają.

1. W sekcji Warunki kliknij Dodaj warunek.
2. Pojawi się wiersz z trzema polami: polem danych, operatorem i wartością.
3. Po lewej, w polu z symbolem zastępczym Nazwa pola, wpisz, które pole danych ma być sprawdzane.
4. W środku wybierz Operator. Do wyboru masz: równa się, różne od, większe niż, większe lub równe, mniejsze niż, mniejsze lub równe, zawiera i zawiera dowolny z — ten ostatni tylko dla pól Tagi i Lokalizacja (patrz niżej).
5. Po prawej wpisz Wartość, z którą ma być porównywane.

Za pomocą Dodaj warunek dodajesz kolejne wiersze. Aby reguła się uruchomiła, wszystkie warunki muszą być spełnione jednocześnie. Pojedynczy wiersz usuwasz ikoną kosza na końcu wiersza.

Jakie pola możesz sprawdzać dla danego wyzwalacza

Pole wyboru Nazwa pola pokazuje tylko te pola, które pasują do wybranego wyzwalacza — zależnie od tego, czy reguła dotyczy wydarzenia, zapytania, zamówienia, dokumentu finansowego czy e-maila. Jeśli później zmienisz wyzwalacz, Univents automatycznie usunie wszystkie już wpisane warunki, których nowy wyzwalacz nie obsługuje, i poinformuje Cię, ile warunków zostało zresetowanych.

Poniższe tabele pokazują dla każdej grupy wyzwalaczy, jakie pola są dostępne, jakiego są typu i — w przypadku pól wyboru — jakie wartości możesz wpisać.

Wydarzenie potwierdzone, Dni przed rozpoczęciem wydarzenia i Dni po zakończeniu wydarzenia

W przypadku wyzwalaczy Dni przed rozpoczęciem wydarzenia i Dni po zakończeniu wydarzenia liczbę wpisujesz nie jako warunek, lecz bezpośrednio we własnym polu nad sekcją warunków (patrz wyżej). Wyzwalacz Wydarzenie odwołane korzysta z tych samych pól wydarzenia.

Dzień tygodnia: wszystkie wydarzenia tygodnia w jednym uruchomieniu

Przy wyzwalaczu Dni przed rozpoczęciem wydarzenia do wyboru jest dodatkowo pole Dzień tygodnia. Występuje ono tylko przy tym jednym wyzwalaczu i jest dobrowolne: jeśli je pominiesz, reguła działa jak zwykle, dokładnie tyle dni przed startem, ile wpisałeś.

Jeśli je ustawisz, Univents przesunie uruchomienie na ostatni pasujący dzień tygodnia przed tym terminem. Przykład z 7 dniami przed i Dzień tygodnia = poniedziałek: wydarzenie w poniedziałek, jedno we wtorek i jedno w następną niedzielę są obsługiwane w ten sam poniedziałek — siedem dni przed pierwszym, nawet trzynaście dni przed ostatnim. Czas wyprzedzenia nigdy nie jest więc krótszy niż Twoja liczba, może być tylko dłuższy.

Funkcja jest przeznaczona do wszystkiego, co chcesz załatwiać zbiorczo: Twoja kuchnia dostaje w poniedziałek wszystkie listy produkcyjne na następny tydzień naraz i składa u dostawcy jedno zamówienie zamiast siedmiu osobnych.

Dni przed rozpoczęciem wydarzenia nigdy nie uruchamia się wstecznie. Univents automatycznie nadrabia o włos przegapiony termin, do trzech dni później — na wypadek, gdyby samo sprawdzenie wykonało się z niewielkim opóźnieniem. Jeśli jednak wydarzenie w tym momencie już się rozpoczęło, reguła nie uruchomi się dla niego, nawet jeśli jego termin wciąż mieści się w oknie nadrabiania.

Dzień tygodnia ustawiasz tak:

1. W sekcji Warunki kliknij Dodaj warunek.
2. Jako nazwę pola wybierz Dzień tygodnia.
3. Pozostaw operator równa się i jako wartość wybierz żądany dzień.

Dla każdej reguły możliwy jest dokładnie jeden dzień tygodnia, a operatorem musi być równa się — „różne od” i „zawiera” Univents odrzuca przy zapisie z odpowiednim komunikatem, ponieważ reguła jest powiązana z dokładnie jednym dniem tygodnia. Jeśli chcesz przestawić istniejącą regułę, uzupełnij warunek w tej samej regule, zamiast tworzyć obok drugą z taką samą liczbą dni: w przeciwnym razie obie się uruchomią i dostaniesz dwa e-maile zamiast jednego.

Raz w miesiącu

Ten wyzwalacz nie ma pól do sprawdzania, ponieważ nie odnosi się do żadnego pojedynczego rekordu — działa dla całego Twojego workspace. Dzień miesiąca wpisujesz, tak jak przy wyzwalaczach opartych na dniach, we własnym polu nad sekcją warunków, a nie jako warunek. Jeśli utworzysz dwie reguły z tym samym dniem, obie uruchomią się tego dnia po jednym razie.

Nowe zapytanie i Oferta zaakceptowana

Te pola pochodzą z zapytania. Jeśli oferta zostaje zaakceptowana bezpośrednio przy wydarzeniu bez zapytania, nie ma zapytania, z którego można by je odczytać — reguła z warunkiem dotyczącym liczby gości, szacowanej wartości, daty wydarzenia, rodzaju wydarzenia, „Data elastyczna” lub statusu zapytania w takim przypadku się nie uruchomi. Jeśli reguła ma obejmować także oferty bez zapytania, pozostaw warunki przy wyzwalaczu Oferta zaakceptowana puste. Tagi i klient działają w obu przypadkach.

Zamówienie w sklepie internetowym opłacone

Faktura przeterminowana

Faktura opłacona, Oferta wysłana, Oferta wygasła i Oferta odrzucona

Te cztery wyzwalacze dotyczą dokumentu finansowego i udostępniają te same pola:

Typu dokumentu i statusu nie sprawdzasz tu osobno — każdy z tych czterech wyzwalaczy i tak uruchamia się wyłącznie dla właściwego zestawu (faktura/opłacona, oferta/wysłana, oferta/wygasła, oferta/odrzucona).

Umowa podpisana

E-mail odebrany

W polach tekstowych i polach wyboru możesz oprócz równa się i różne od użyć także zawiera, aby sprawdzić kilka możliwych wartości naraz. W polach liczbowych i polach daty dostępne są dodatkowo większe niż, większe lub równe, mniejsze niż i mniejsze lub równe. W polach Tak/Nie możesz wybrać tylko między równa się a różne od. W przypadku pól Tagi i Lokalizacja wybierasz w polu wyszukiwania jedną lub kilka opcji z listy swojego workspace, a sprawdzanie odbywa się wyłącznie operatorem zawiera dowolny z — warunek jest spełniony, gdy przy rekordzie występuje co najmniej jedna z wybranych wartości. W przypadku pola Klient wyszukujesz kontakt w jego polu wyszukiwania i sprawdzasz operatorem równa się lub różne od.

Sprawdzanie, czy reguła zadziała

Gdy wybrany jest wyzwalacz i wpisany co najmniej jeden warunek, Univents pokazuje bezpośrednio w edytorze, do czego warunki pasowałyby w tej chwili — bez konieczności zapisywania ani uruchamiania reguły.

1. Kliknij Czy coś pasuje? pod warunkami.
2. Univents wyszuka ostatnio utworzone pasujące rekordy w Twoim workspace i pokaże pod Uruchamia się np. przy: jeden lub dwa z nich z nazwami.
3. Jeśli obecnie nic nie pasuje, pojawi się tam Obecnie nic by się nie uruchomiło. — to nie błąd, a jedynie informacja, że (jeszcze) nie ma pasujących danych.
4. Dla wyzwalacza E-mail odebrany nie ma podglądu, ponieważ przychodzące e-maile nie są przeszukiwalnymi obiektami w zasobach — zamiast tego pojawia się informacja, że dla tego wyzwalacza nie ma przykładów.

Podgląd sprawdza tylko warunki, nie akcje — to, co reguła faktycznie zrobiłaby przy dopasowaniu, pokaże Ci przycisk Przetestuj regułę (patrz Rozgałęzienia, testowanie reguły i szkic reguły od AI).

Zapisywanie i sprawdzanie

Gdy wyzwalacz i warunki są gotowe, zapisujesz regułę.

1. Wymagana jest co najmniej jedna akcja. Dodaj ją w sekcji Akcje, zanim zapiszesz.
2. Kliknij Zapisz na dole. W trakcie zapisywania przycisk pokazuje Zapisywanie ….
3. Po zapisaniu reguła pojawia się na liście, domyślnie ze statusem Aktywny.

Jeśli brakuje wymaganej informacji, na przykład wyzwalacza lub akcji, reguła nie zostanie zapisana, a Ty zostaniesz poinformowany o brakującej wartości. Przełącznikiem na liście reguł możesz w każdej chwili ustawić zapisaną regułę na Nieaktywna, nie usuwając jej.

Często zadawane pytania

Nie widzę Automatyzacji w menu — gdzie jest ta strona? Automatyzacje nie mają obecnie odnośnika w pasku bocznym. Otwórz stronę bezpośrednio przez pasek adresu, dopisując /automations za adresem swojego workspace. Więcej na ten temat w sekcji Automatyzacje: podstawy i pierwsza reguła.

Czy muszę ustawiać warunki? Nie. Warunki są dobrowolne. Bez warunku reguła reaguje na każde zdarzenie pasujące do wybranego wyzwalacza. Za pomocą warunków zawężasz to w sposób celowy.

Czy reguła może mieć kilka wyzwalaczy? Nie. Każda reguła ma dokładnie jeden wyzwalacz. Jeśli potrzebujesz kilku zdarzeń, tworzysz kilka reguł.

Co oznacza operator zawiera? Operatorem zawiera sprawdzasz, czy wartość występuje na liście, zamiast testować dokładną równość. Do dokładnego porównania użyj równa się.

Jaka jest różnica między zawiera a zawiera dowolny z? zawiera porównuje pojedynczą wartość z wpisaną przez Ciebie listą (np. Status wydarzenia zawiera Potwierdzone, Opcja). zawiera dowolny z jest przeznaczony dla pól, które same mogą przechowywać kilka wartości, takich jak Tagi czy Lokalizacje — warunek jest spełniony, gdy jedna z wartości przy rekordzie zgadza się z którąś z wybranych przez Ciebie wartości. Dlatego w polach Tagi i Lokalizacja do wyboru jest wyłącznie zawiera dowolny z.

Dlaczego nie mogę zmienić reguły? Jeśli reguła ma oznaczenie Zablokowane, jest ustawiona przez system i nie można jej ani przełączyć, ani usunąć.