Configurar acionadores e condições de uma regra

Uma regra de automatização é composta por dois elementos, definidos no editor de regras: o Acionador, que dá início à regra, e as Condições (opcionais), que limitam quando as ações configuradas são realmente executadas. Assim, a regra só é acionada quando ocorre o caso certo.

Abrir o editor de regras

De momento, as Automatizações não têm ligação na barra lateral. A página acede-se através da barra de endereços do navegador: acrescentar /automations ao endereço do workspace — de .../home/dein-workspace/ passa-se assim a .../home/dein-workspace/automations. A página Automatizações mostra no topo a descrição «Definir regras que reagem automaticamente a eventos no workspace». Por baixo encontram-se as regras existentes ou, enquanto ainda não houver nenhuma criada, os modelos prontos a instalar.

1. Abrir /automations através da barra de endereços, como descrito acima.
2. Clicar em Nova regra, no canto superior direito. O Canvas abre-se com uma regra vazia.
3. No campo Nome da regra, atribuir um nome descritivo, por exemplo «Confirmar pedido». É por ele que a regra é reconhecida mais tarde na lista.

Com um modelo, o processo é mais rápido: quando a área está vazia, o modelo aparece diretamente na página; caso contrário, encontra-se atrás do botão Modelos. Um modelo instalado já traz acionador, condições e ações configurados e começa desativado — basta adaptá-lo e ativá-lo depois.

O nome não tem qualquer efeito no comportamento da regra; serve apenas para a identificar. Convém escolher um nome que também permita aos colegas perceber de imediato o que a regra faz.

Escolher um acionador do catálogo

O acionador determina que evento do workspace dá início à regra. O campo Acionador encontra-se logo abaixo do nome da regra.

1. Clicar no campo de seleção com o marcador de posição Escolher acionador ….
2. Abre-se o catálogo de acionadores disponíveis. A Univents disponibiliza uma seleção fixa, orientada para eventos típicos: relacionados com pedidos e eventos, bem como com faturas e pagamentos.
3. Clicar no acionador pretendido para o aplicar.

Por regra, escolhe-se exatamente um acionador. Cada acionador está associado a uma área concreta, como um pedido, um evento ou uma fatura. Os dados que podem ser verificados depois nas condições dependem dessa área escolhida.

A Univents disponibiliza estes quinze acionadores:

Adicionar condições

As condições são opcionais. Sem condições, a regra é executada em todos os eventos correspondentes. Com condições, só é executada se todos os valores verificados se aplicarem.

1. Na secção Condições, clicar em Adicionar condição.
2. Surge uma linha com três campos: um campo, um operador e um valor.
3. À esquerda, no campo com o marcador de posição Nome do campo, indicar que campo de dados deve ser verificado.
4. No meio, escolher o Operador. Estão disponíveis igual a, diferente de, maior que, maior ou igual, menor que, menor ou igual, contém e contém um de — este último apenas para campos de etiquetas e de espaços (ver abaixo).
5. À direita, introduzir o Valor com que se compara.

Com Adicionar condição, acrescentam-se mais linhas. Todas as condições têm de se aplicar em conjunto para que a regra seja acionada. Uma linha individual remove-se através do símbolo do caixote do lixo no final da linha.

Que campos podem ser verificados por acionador

O campo de seleção Nome do campo mostra apenas os campos que correspondem ao acionador escolhido — consoante a regra diga respeito a um evento, um pedido, uma encomenda, um documento financeiro ou um e-mail. Se o acionador for alterado posteriormente, a Univents remove automaticamente todas as condições já introduzidas que deixem de existir no novo acionador e indica quantas condições foram repostas.

As tabelas seguintes mostram, por grupo de acionadores, que campos estão disponíveis, de que tipo são e — nos campos de seleção — que valores podem ser introduzidos.

Evento confirmado, Dias antes do início do evento e Dias após o fim do evento

Nos acionadores Dias antes do início do evento e Dias após o fim do evento, o número não se introduz como condição, mas diretamente no respetivo campo próprio, acima da secção de condições (ver acima). Também o acionador Evento cancelado utiliza os mesmos campos de evento.

Dia da semana: concentrar todos os eventos de uma semana numa única execução

No acionador Dias antes do início do evento, está disponível adicionalmente o campo Dia da semana. Este campo só existe neste acionador e é facultativo: se for omitido, a regra é executada, como habitualmente, exatamente o número de dias antes do início que foi indicado.

Se for definido, a Univents desloca a execução para o último dia da semana correspondente anterior. Um exemplo com 7 dias antes e Dia da semana = segunda-feira: um evento à segunda-feira, um à terça-feira e um ao domingo seguinte são todos tratados na mesma segunda-feira — sete dias antes do primeiro e até treze dias antes do último. A antecedência nunca fica mais curta do que o número indicado, apenas mais longa.

Isto destina-se a tudo o que se pretende tratar em conjunto: a cozinha recebe à segunda-feira todas as listas de produção da semana seguinte de uma só vez e faz uma única encomenda ao fornecedor, em vez de sete encomendas separadas.

O acionador Dias antes do início do evento nunca é acionado retroativamente. A Univents recupera automaticamente uma data limite falhada por pouco, até três dias depois — caso a própria verificação sofra um pequeno atraso. Se, nesse momento, o evento em causa já tiver começado, a regra deixa de ser acionada para ele, mesmo que a respetiva data limite ainda esteja dentro da janela de recuperação.

Para definir o dia da semana:

1. Na secção Condições, clicar em Adicionar condição.
2. Escolher Dia da semana como nome do campo.
3. Deixar o operador em igual a e escolher como valor o dia pretendido.

Por regra, é possível um único dia da semana e o operador tem de ser igual a — a Univents rejeita «diferente de» e «contém» ao guardar, com um aviso, porque a regra depende de exatamente um dia da semana. Para converter uma regra existente, acrescentar a condição a essa regra, em vez de criar uma segunda regra com o mesmo número de dias ao lado: caso contrário, ambas são executadas e são enviados dois e-mails em vez de um.

Uma vez por mês

Este acionador não tem campos verificáveis, porque não se refere a um registo individual — é executado para todo o workspace. O Dia do mês introduz-se, tal como nos acionadores por dias, diretamente no campo próprio acima da secção de condições, e não como condição. Se forem criadas duas regras com o mesmo dia, ambas são executadas uma vez nesse dia.

Novo pedido e Orçamento aceite

Estes campos provêm do pedido. Quando um orçamento é aceite diretamente num evento sem pedido, não existe nenhum pedido de onde os ler — uma regra com uma condição sobre número de convidados, valor estimado, data do evento, tipo de evento, «Data flexível» ou estado do pedido não é executada neste caso. Se a regra também deve abranger orçamentos sem pedido, deixar as condições vazias em Orçamento aceite. Etiquetas e cliente funcionam nos dois caminhos.

Encomenda do webshop paga

Fatura em atraso

Fatura paga, Orçamento enviado, Orçamento expirado e Orçamento recusado

Estes quatro acionadores dizem todos respeito a um documento financeiro e disponibilizam os mesmos campos:

O tipo de documento e o estado não precisam de ser verificados em separado — cada um dos quatro acionadores é, de qualquer forma, acionado apenas para a combinação correspondente (fatura/paga, orçamento/enviado, orçamento/expirado, orçamento/recusado).

Contrato assinado

E-mail recebido

Nos campos de texto e de seleção, para além de igual a e diferente de, também se pode utilizar contém, para verificar vários valores possíveis de uma só vez. Nos campos de número e de data estão ainda disponíveis maior que, maior ou igual, menor que e menor ou igual. Nos campos Sim/Não, só se pode escolher entre igual a e diferente de. Em Etiquetas e Espaço, seleciona-se, através de um campo de pesquisa, uma ou mais opções de uma lista do workspace, e a verificação é feita exclusivamente com contém um de — a condição aplica-se assim que pelo menos um dos valores selecionados existir no registo. Em Cliente, procura-se o contacto através do respetivo campo de pesquisa e verifica-se com igual a ou diferente de.

Testar se uma regra é acionada

Quando está escolhido um acionador e introduzida pelo menos uma condição, a Univents mostra diretamente no editor em que casos as condições se aplicariam atualmente — sem ser necessário guardar ou executar a regra.

1. Clicar em Corresponde a alguma coisa?, por baixo das condições.
2. A Univents procura os registos correspondentes criados mais recentemente no workspace e mostra, em Aciona, por exemplo, em:, um ou dois deles, com o respetivo nome.
3. Se atualmente nada corresponder, aparece De momento, nada seria acionado. — não é um erro, indica apenas que (ainda) não existe nenhum registo correspondente.
4. Para o acionador E-mail recebido não existe pré-visualização, uma vez que os e-mails recebidos não são registos existentes que se possam pesquisar — surge, em vez disso, o aviso de que não há exemplos para este acionador.

A pré-visualização verifica apenas as condições, não as ações — o que uma regra faria realmente numa correspondência é mostrado pelo botão Testar regra (ver Ramificações, testar regra e rascunho de regra com IA).

Guardar e verificar

Quando o acionador e as condições estiverem corretos, guarda-se a regra.

1. É obrigatória pelo menos uma ação. Criá-la na secção Ações antes de guardar.
2. Clicar em Guardar, em baixo. Durante o processo, o botão mostra A guardar ….
3. Depois de guardada, a regra aparece na lista, por predefinição com o estado Ativo.

Se faltar um dado obrigatório, como o acionador ou uma ação, a regra não é guardada e é indicado o valor em falta. Através do interruptor na lista de regras, é possível, a qualquer momento, definir uma regra guardada como Inativa, sem a eliminar.

Perguntas frequentes

Não encontro as Automatizações no menu — onde está a página? De momento, as Automatizações não têm ligação na barra lateral. Aceder à página diretamente através da barra de endereços, acrescentando /automations ao endereço do workspace. Mais informação na secção Automatizações: noções básicas e primeira regra.

É obrigatório definir condições? Não. As condições são facultativas. Sem condições, a regra reage a todos os eventos que correspondem ao acionador escolhido. Com condições, a regra fica limitada de forma direcionada.

Uma regra pode ter vários acionadores? Não. Cada regra tem exatamente um acionador. Se forem necessários vários eventos, criam-se várias regras.

O que significa o operador contém? Com contém, verifica-se se o valor existe numa lista, em vez de testar a igualdade exata. Para uma comparação exata, utilizar igual a.

Qual é a diferença entre contém e contém um de? Contém compara um único valor com uma lista introduzida (por exemplo, Estado do evento contém Confirmado, Opção). Contém um de destina-se a campos que podem eles próprios conter vários valores, como etiquetas ou espaços — a condição aplica-se assim que um dos valores do registo coincidir com um dos valores selecionados. Por isso, nos campos de etiquetas e de espaços está disponível exclusivamente contém um de.

Porque não é possível alterar uma regra? Se uma regra tiver a indicação Bloqueado, é predefinida pelo sistema e não pode ser ativada/desativada nem eliminada.