Auslöser & Bedingungen einer Regel konfigurieren

Eine Automatisierungsregel besteht aus zwei Bausteinen, die du im Regel-Editor festlegst: dem Auslöser, der die Regel anstößt, und optionalen Bedingungen, die einschränken, wann die hinterlegten Aktionen wirklich laufen. So feuert eine Regel nur dann, wenn der richtige Fall eintritt.

Regel-Editor öffnen

Automatisierungen sind aktuell nicht in der Seitenleiste verlinkt. Du erreichst die Seite über die Adressleiste deines Browsers: Häng an die Adresse deines Workspace /automations an — aus .../home/dein-workspace/ wird also .../home/dein-workspace/automations. Die Seite Automatisierungen zeigt oben die Beschreibung "Regeln definieren, die automatisch auf Ereignisse in deinem Workspace reagieren". Darunter findest du deine bestehenden Regeln oder, solange noch keine angelegt ist, einen Hinweis mit Erstellen-Button.

1. Öffne /automations über die Adressleiste, wie oben beschrieben.
2. Klick oben rechts auf Neue Regel. Hast du noch keine Regel, kannst du auch den Button im leeren Bereich nutzen.
3. Das Fenster Neue Automatisierungsregel öffnet sich.
4. Vergib im Feld Regelname einen sprechenden Namen, zum Beispiel "Anfrage bestätigen". Daran erkennst du die Regel später in der Liste.

Der Name hat keine Auswirkung auf das Verhalten der Regel, er dient nur der Wiedererkennung. Wähle ihn so, dass auch Kolleginnen und Kollegen sofort verstehen, was die Regel tut.

Auslöser aus dem Katalog wählen

Der Auslöser bestimmt, welches Ereignis in deinem Workspace die Regel überhaupt anstößt. Direkt unter dem Regelnamen findest du das Feld Auslöser.

1. Klick auf das Auswahlfeld mit dem Platzhalter Auslöser wählen ….
2. Es klappt der Katalog der verfügbaren Auslöser auf. Univents stellt eine feste Auswahl bereit, die sich an typischen Ereignissen orientiert: rund um Anfragen und Veranstaltungen sowie rund um Rechnungen und Zahlungen.
3. Klick den passenden Auslöser an, um ihn zu übernehmen.

Pro Regel wählst du genau einen Auslöser. Jeder Auslöser ist an einen bestimmten Bereich gebunden, etwa eine Anfrage, eine Veranstaltung oder eine Rechnung. Auf welche Daten du anschließend in den Bedingungen prüfen kannst, hängt von diesem gewählten Bereich ab.

Univents stellt dir genau diese sieben Auslöser zur Auswahl:

Bedingungen hinzufügen

Bedingungen sind optional. Ohne Bedingung läuft die Regel bei jedem passenden Ereignis. Mit Bedingungen läuft sie nur, wenn alle geprüften Werte zutreffen.

1. Im Abschnitt Bedingungen klickst du auf Bedingung hinzufügen.
2. Es erscheint eine Zeile mit drei Eingaben: ein Feld, ein Operator und ein Wert.
3. Trag links in das Feld mit dem Platzhalter Feldname ein, welches Datenfeld geprüft werden soll.
4. Wähle in der Mitte den Operator. Zur Auswahl stehen gleich, ungleich, größer als, größer/gleich, kleiner als, kleiner/gleich und enthält.
5. Trag rechts den Wert ein, mit dem verglichen wird.

Über Bedingung hinzufügen ergänzt du weitere Zeilen. Alle Bedingungen müssen gemeinsam zutreffen, damit die Regel feuert. Eine einzelne Zeile entfernst du über das Papierkorb-Symbol am Ende der Zeile.

Welche Felder du je Auslöser prüfen kannst

Das Auswahlfeld Feldname zeigt dir nur die Felder, die zum gewählten Auslöser passen — je nachdem, ob die Regel sich um eine Veranstaltung, eine Anfrage, eine Bestellung, ein Finanzdokument oder eine E-Mail dreht. Wechselst du nachträglich den Auslöser, entfernt Univents automatisch alle bereits eingetragenen Bedingungen, die es beim neuen Auslöser nicht mehr gibt, und weist dich darauf hin, wie viele Bedingungen zurückgesetzt wurden.

Die folgenden Tabellen zeigen dir pro Auslöser-Gruppe, welche Felder zur Verfügung stehen, welchen Typ sie haben und — bei Auswahlfeldern — welche Werte du eintragen kannst.

Veranstaltung bestätigt & Tage vor Veranstaltungsbeginn

Beim Auslöser Tage vor Veranstaltungsbeginn steht dir zusätzlich zu den Veranstaltungsfeldern das Feld Tage vorher (Zahl) zur Verfügung — trag hier mit dem Operator gleich die gewünschte Zahl ein, damit die Regel genau an diesem Tag vor dem Start feuert.

Neue Anfrage & Angebot angenommen

Zahlung eingegangen

Rechnung überfällig

E-Mail empfangen

Bei Text- und Auswahlfeldern kannst du zusätzlich zu gleich und ungleich auch enthält nutzen, um mehrere mögliche Werte auf einmal zu prüfen. Bei Zahl- und Datumsfeldern stehen dir außerdem größer als, größer/gleich, kleiner als und kleiner/gleich zur Verfügung. Bei Ja/Nein-Feldern kannst du nur zwischen gleich und ungleich wählen.

Speichern und prüfen

Wenn Auslöser und Bedingungen passen, sicherst du die Regel.

1. Mindestens eine Aktion ist Pflicht. Lege diese im Abschnitt Aktionen an, bevor du speicherst.
2. Klick unten auf Speichern. Während des Vorgangs zeigt der Button Speichert ….
3. Nach dem Speichern erscheint die Regel in der Liste, standardmäßig mit dem Status Aktiv.

Fehlt eine Pflichtangabe, etwa der Auslöser oder eine Aktion, wird die Regel nicht gespeichert und du wirst auf den fehlenden Wert hingewiesen. Über den Schalter in der Regelliste kannst du eine gespeicherte Regel jederzeit auf Inaktiv stellen, ohne sie zu löschen.

Häufige Fragen

Ich finde Automatisierungen nicht im Menü — wo ist die Seite? Automatisierungen ist derzeit nicht in der Seitenleiste verlinkt. Ruf die Seite direkt über die Adressleiste auf, indem du hinter der Adresse deines Workspace /automations anhängst. Mehr dazu im Abschnitt Automatisierungen: Grundlagen & erste Regel.

Muss ich Bedingungen setzen? Nein. Bedingungen sind freiwillig. Ohne Bedingung reagiert die Regel auf jedes Ereignis, das zum gewählten Auslöser passt. Mit Bedingungen grenzt du das gezielt ein.

Kann eine Regel mehrere Auslöser haben? Nein. Pro Regel gibt es genau einen Auslöser. Brauchst du mehrere Ereignisse, legst du mehrere Regeln an.

Was bedeutet der Operator enthält? Mit enthält prüfst du, ob der Wert in einer Liste vorkommt, statt auf exakte Gleichheit zu testen. Für einen genauen Vergleich nutzt du gleich.

Warum lässt sich eine Regel nicht ändern? Trägt eine Regel das Kennzeichen Gesperrt, ist sie systemseitig vorgegeben und kann weder umgeschaltet noch gelöscht werden.