Trigger en voorwaarden van een regel instellen

Een automatiseringsregel bestaat uit twee onderdelen die je in de regeleditor instelt: de Trigger, die de regel in gang zet, en optionele Voorwaarden, die bepalen wanneer de opgeslagen acties echt worden uitgevoerd. Zo wordt een regel alleen geactiveerd als het juiste geval zich voordoet.

Regeleditor openen

Automatiseringen zijn momenteel niet gekoppeld in de zijbalk. Je opent de pagina via de adresbalk van je browser: voeg /automations toe aan het adres van je workspace — uit .../home/jouw-workspace/ wordt dus .../home/jouw-workspace/automations. De pagina Automatiseringen toont bovenaan de beschrijving „Definieer regels die automatisch reageren op gebeurtenissen in je workspace”. Daaronder vind je je bestaande regels of, zolang je er nog geen hebt aangemaakt, de kant-en-klare sjablonen om te installeren.

1. Open /automations via de adresbalk, zoals hierboven beschreven.
2. Klik rechtsboven op Nieuwe regel. De Canvas opent met een lege regel.
3. Geef in het veld Naam van de regel een duidelijke naam, bijvoorbeeld „Aanvraag bevestigen”. Daaraan herken je de regel later in de lijst.

Sneller gaat het met een sjabloon: bij een leeg overzicht staat die direct op de pagina, anders achter de knop Sjablonen. Een geïnstalleerd sjabloon bevat een kant-en-klare trigger, voorwaarden en acties en staat in eerste instantie uit — je past het aan en zet het daarna aan.

De naam heeft geen invloed op het gedrag van de regel, hij dient alleen om de regel te herkennen. Kies een naam waaraan ook collega’s direct zien wat de regel doet.

Trigger kiezen uit de catalogus

De trigger bepaalt welke gebeurtenis in je workspace de regel überhaupt in gang zet. Direct onder de naam van de regel vind je het veld Trigger.

1. Klik op het keuzeveld met de plaatshouder Kies een trigger ….
2. De catalogus met beschikbare triggers klapt open. Univents biedt een vaste selectie die aansluit op typische gebeurtenissen: rond aanvragen en evenementen en rond facturen en betalingen.
3. Klik op de gewenste trigger om die over te nemen.

Per regel kies je precies één trigger. Elke trigger is gekoppeld aan een bepaald onderdeel, zoals een aanvraag, een evenement of een factuur. Welke gegevens je daarna in de voorwaarden kunt controleren, hangt af van dit gekozen onderdeel.

Univents biedt je deze vijftien triggers:

Voorwaarden toevoegen

Voorwaarden zijn optioneel. Zonder voorwaarde draait de regel bij elke passende gebeurtenis. Met voorwaarden draait de regel alleen als alle gecontroleerde waarden kloppen.

1. Klik in het gedeelte Voorwaarden op Voorwaarde toevoegen.
2. Er verschijnt een rij met drie invoervelden: een veld, een operator en een waarde.
3. Vul links in het veld met de plaatshouder Veldnaam in welk gegevensveld moet worden gecontroleerd.
4. Kies in het midden de Operator. Je kunt kiezen uit gelijk aan, ongelijk aan, groter dan, groter dan of gelijk aan, kleiner dan, kleiner dan of gelijk aan, bevat en bevat een van — die laatste alleen bij de velden Tags en Locatie (zie hieronder).
5. Vul rechts de Waarde in waarmee wordt vergeleken.

Met Voorwaarde toevoegen voeg je extra rijen toe. Alle voorwaarden moeten samen kloppen om de regel te activeren. Een enkele rij verwijder je met het prullenbakpictogram aan het einde van de rij.

Welke velden je per trigger kunt controleren

Het keuzeveld Veldnaam toont alleen de velden die bij de gekozen trigger passen — afhankelijk van of de regel over een evenement, een aanvraag, een bestelling, een financieel document of een e-mail gaat. Wijzig je achteraf de trigger, dan verwijdert Univents automatisch alle al ingevoerde voorwaarden die bij de nieuwe trigger niet meer bestaan en laat het je weten hoeveel voorwaarden zijn teruggezet.

De volgende tabellen laten per triggergroep zien welke velden beschikbaar zijn, van welk type ze zijn en — bij keuzevelden — welke waarden je kunt invullen.

Evenement bevestigd, Dagen voor aanvang evenement & Dagen na einde evenement

Bij de triggers Dagen voor aanvang evenement en Dagen na einde evenement vul je het getal niet als voorwaarde in, maar direct in het eigen veld boven het gedeelte Voorwaarden (zie hierboven). Ook Evenement geannuleerd gebruikt dezelfde evenementvelden.

Weekdag: alle evenementen van een week in één run bundelen

Bij de trigger Dagen voor aanvang evenement kun je daarnaast het veld Weekdag kiezen. Dit veld bestaat alleen bij deze ene trigger en is optioneel: laat je het weg, dan draait de regel zoals gewoonlijk precies zoveel dagen voor de start als je hebt ingevuld.

Stel je het in, dan verschuift Univents de run naar de laatste passende weekdag daarvoor. Een voorbeeld met 7 dagen vooraf en Weekdag = maandag: een evenement op maandag, een op dinsdag en een op de zondag erna worden allemaal op dezelfde maandag verwerkt — zeven dagen voor het eerste, tot dertien dagen voor het laatste. De doorlooptijd wordt daardoor nooit korter dan je getal, alleen langer.

Dit is bedoeld voor alles wat je gebundeld wilt afhandelen: je keuken krijgt op maandag alle productielijsten van de week erna in één keer en bestelt bij de leverancier in één bestelling, in plaats van zeven keer apart.

Dagen voor aanvang evenement wordt nooit met terugwerkende kracht geactiveerd. Univents haalt een nipt gemiste peildatum automatisch tot drie dagen later in — voor het geval de controle zelf een keer even vertraagd draait. Is het betreffende evenement op dat moment al begonnen, dan wordt de regel er niet meer voor geactiveerd, ook niet als de peildatum nog binnen het inhaalvenster ligt.

Zo vul je de weekdag in:

1. Klik in het gedeelte Voorwaarden op Voorwaarde toevoegen.
2. Kies als veldnaam Weekdag.
3. Laat de operator op gelijk aan staan en kies als waarde de gewenste dag.

Per regel is precies één weekdag mogelijk en de operator moet gelijk aan zijn — „ongelijk aan” en „bevat” weigert Univents bij het opslaan met een melding, omdat de regel aan precies één weekdag hangt. Wil je een bestaande regel aanpassen, voeg de voorwaarde dan toe aan die regel in plaats van er een tweede regel met hetzelfde aantal dagen naast te zetten: anders draaien beide en krijg je twee e-mails in plaats van één.

Eén keer per maand

Deze trigger heeft geen controleerbare velden, omdat hij niet naar één enkel record verwijst — hij draait voor je hele workspace. De Dag van de maand vul je, net als bij de dagtriggers, in het eigen veld boven het gedeelte Voorwaarden in, niet als voorwaarde. Maak je twee regels met dezelfde dag aan, dan draaien beide op die dag elk één keer.

Nieuwe aanvraag & Offerte geaccepteerd

Deze velden komen uit de aanvraag. Wordt een offerte rechtstreeks bij een evenement zonder aanvraag geaccepteerd, dan is er geen aanvraag waaruit ze gelezen kunnen worden — een regel met een voorwaarde op aantal gasten, geschatte waarde, datum evenement, soort evenement, „Datum flexibel” of status aanvraag draait in dat geval niet. Moet je regel ook gelden voor offertes zonder aanvraag, laat de voorwaarden bij Offerte geaccepteerd dan leeg. Tags en klant werken op beide routes.

Webshopbestelling betaald

Factuur achterstallig

Factuur betaald, Offerte verstuurd, Offerte verlopen & Offerte afgewezen

Deze vier triggers gaan allemaal over een financieel document en bieden dezelfde velden:

Documenttype en status controleer je hier niet apart — elk van de vier triggers wordt sowieso alleen geactiveerd voor precies de passende combinatie (factuur/betaald, offerte/verstuurd, offerte/verlopen, offerte/afgewezen).

Contract ondertekend

E-mail ontvangen

Bij tekst- en keuzevelden kun je naast gelijk aan en ongelijk aan ook bevat gebruiken om meerdere mogelijke waarden tegelijk te controleren. Bij getal- en datumvelden kun je bovendien kiezen uit groter dan, groter dan of gelijk aan, kleiner dan en kleiner dan of gelijk aan. Bij Ja/Nee-velden kun je alleen kiezen tussen gelijk aan en ongelijk aan. Bij Tags en Locatie kies je via een zoekveld een of meer opties uit een lijst van je workspace en wordt uitsluitend gecontroleerd met bevat een van — de voorwaarde klopt zodra minstens een van de gekozen waarden bij het record voorkomt. Bij Klant zoek je het contact via het zoekveld en controleer je met gelijk aan of ongelijk aan.

Testen of een regel wordt geactiveerd

Als er een trigger is gekozen en minstens één voorwaarde is ingevuld, laat Univents je direct in de editor zien waarvoor de voorwaarden op dit moment zouden gelden — zonder dat je de regel hoeft op te slaan of uit te voeren.

1. Klik onder de voorwaarden op Zou dit iets activeren?.
2. Univents zoekt de laatst aangemaakte passende records in je workspace en toont onder Wordt bijv. geactiveerd bij: er een of twee met naam.
3. Klopt er op dit moment niets, dan staat daar Op dit moment zou niets worden geactiveerd. — dat is geen fout, het laat alleen zien dat er (nog) geen passend bestand is.
4. Voor de trigger E-mail ontvangen is er geen voorbeeldweergave, omdat binnenkomende e-mails geen doorzoekbare bestaande objecten zijn — daar verschijnt in plaats daarvan de melding dat er voor deze trigger geen voorbeelden zijn.

De voorbeeldweergave controleert alleen de voorwaarden, niet de acties — wat een regel bij een treffer daadwerkelijk zou doen, zie je met de knop Regel testen (zie Vertakkingen, regel testen & concept van een AI-regel).

Opslaan en controleren

Als trigger en voorwaarden kloppen, sla je de regel op.

1. Minstens één actie is verplicht. Maak die aan in het gedeelte Acties voordat je opslaat.
2. Klik onderaan op Opslaan. Tijdens het opslaan toont de knop Opslaan ….
3. Na het opslaan verschijnt de regel in de lijst, standaard met de status Actief.

Ontbreekt een verplicht gegeven, zoals de trigger of een actie, dan wordt de regel niet opgeslagen en word je op de ontbrekende waarde gewezen. Met de schakelaar in de regellijst kun je een opgeslagen regel altijd op Inactief zetten zonder hem te verwijderen.

Veelgestelde vragen

Ik vind Automatiseringen niet in het menu — waar staat de pagina? Automatiseringen is momenteel niet gekoppeld in de zijbalk. Open de pagina direct via de adresbalk door /automations achter het adres van je workspace te zetten. Meer hierover vind je in Automatiseringen: basis & eerste regel.

Moet ik voorwaarden instellen? Nee. Voorwaarden zijn optioneel. Zonder voorwaarde reageert de regel op elke gebeurtenis die bij de gekozen trigger past. Met voorwaarden beperk je dat gericht.

Kan een regel meerdere triggers hebben? Nee. Per regel is er precies één trigger. Heb je meerdere gebeurtenissen nodig, dan maak je meerdere regels aan.

Wat betekent de operator bevat? Met bevat controleer je of de waarde in een lijst voorkomt, in plaats van op exacte gelijkheid te testen. Voor een exacte vergelijking gebruik je gelijk aan.

Wat is het verschil tussen bevat en bevat een van? Bevat vergelijkt één waarde met een lijst die je invult (bijv. „Status evenement bevat Bevestigd, Optie”). Bevat een van is bedoeld voor velden die zelf meerdere waarden kunnen bevatten, zoals Tags of Locaties — de voorwaarde klopt zodra een van de waarden bij het record overeenkomt met een van je gekozen waarden. Bij de velden Tags en Locatie kun je daarom uitsluitend bevat een van kiezen.

Waarom kan ik een regel niet wijzigen? Heeft een regel de markering Geblokkeerd, dan is hij door het systeem voorgegeven en kan hij niet worden omgeschakeld of verwijderd.