Configurar los disparadores y condiciones de una regla

Una regla de automatización consta de dos elementos que defines en el editor de reglas: el Disparador, que pone en marcha la regla, y las Condiciones opcionales, que limitan cuándo se ejecutan realmente las acciones guardadas. Así, la regla solo se activa cuando se da el caso correcto.

Abrir el editor de reglas

Las automatizaciones no aparecen enlazadas en la barra lateral por ahora. Accedes a la página a través de la barra de direcciones de tu navegador: añade /automations a la dirección de tu workspace, es decir, .../home/tu-workspace/ pasa a ser .../home/tu-workspace/automations. La página Automatizaciones muestra arriba la descripción «Define reglas que reaccionen automáticamente a eventos de tu workspace». Debajo encontrarás tus reglas existentes o, mientras no hayas creado ninguna, las plantillas listas para instalar.

1. Abre /automations desde la barra de direcciones, como se ha descrito arriba.
2. Haz clic en Nueva regla, arriba a la derecha. El Canvas se abre con una regla vacía.
3. En el campo Nombre de la regla, escribe un nombre descriptivo, por ejemplo «Confirmar solicitud». Así reconocerás la regla más adelante en la lista.

Con una plantilla es más rápido: aparece directamente en la página si el área está vacía y, en caso contrario, detrás del botón Plantillas. Una plantilla instalada incluye disparador, condiciones y acciones ya preparados y arranca desactivada: la adaptas y la activas después.

El nombre no influye en el comportamiento de la regla; solo sirve para reconocerla. Elígelo de modo que tus compañeros entiendan enseguida qué hace la regla.

Elegir un disparador del catálogo

El disparador determina qué evento de tu workspace pone en marcha la regla. Justo debajo del nombre de la regla encontrarás el campo Disparador.

1. Haz clic en el campo de selección con el marcador Elige un disparador ….
2. Se despliega el catálogo de disparadores disponibles. Univents ofrece una selección fija basada en sucesos habituales: los relacionados con solicitudes y eventos, y los relacionados con facturas y pagos.
3. Haz clic en el disparador que necesites para aplicarlo.

Por regla eliges exactamente un disparador. Cada disparador está vinculado a un ámbito concreto, como una solicitud, un evento o una factura. Los datos que podrás comprobar después en las condiciones dependen de este ámbito.

Univents te ofrece estos quince disparadores:

Añadir condiciones

Las condiciones son opcionales. Sin condiciones, la regla se ejecuta con cada suceso que encaje. Con condiciones, solo se ejecuta si se cumplen todos los valores comprobados.

1. En la sección Condiciones, haz clic en Añadir condición.
2. Aparece una fila con tres entradas: un campo, un operador y un valor.
3. A la izquierda, en el campo con el marcador Nombre del campo, escribe qué campo de datos quieres comprobar.
4. En el centro, elige el Operador. Las opciones son es igual a, es distinto de, mayor que, mayor o igual, menor que, menor o igual, contiene y contiene alguno de; este último solo para campos de etiquetas y de espacios (consulta más abajo).
5. A la derecha, escribe el Valor con el que se compara.

Con Añadir condición añades más filas. Todas las condiciones deben cumplirse a la vez para que la regla se active. Para quitar una fila, usa el icono de la papelera al final de la fila.

Qué campos puedes comprobar según el disparador

El selector Nombre del campo solo muestra los campos que corresponden al disparador elegido, según si la regla gira en torno a un evento, una solicitud, un pedido, un documento financiero o un correo. Si cambias el disparador más adelante, Univents elimina automáticamente las condiciones ya introducidas que no existan en el nuevo disparador y te avisa de cuántas condiciones se han restablecido.

Las tablas siguientes muestran, para cada grupo de disparadores, qué campos hay disponibles, de qué tipo son y, en los campos de selección, qué valores puedes introducir.

Evento confirmado, Días antes del inicio del evento y Días después del fin del evento

En los disparadores Días antes del inicio del evento y Días después del fin del evento, el número no se introduce como condición, sino directamente en su propio campo, encima de la sección de condiciones (consulta más arriba). Evento cancelado también usa estos mismos campos de evento.

Día de la semana: concentrar todos los eventos de una semana en una sola ejecución

En el disparador Días antes del inicio del evento dispones además del campo Día de la semana. Este campo solo existe en este disparador y es opcional: si lo omites, la regla se ejecuta como siempre, exactamente tantos días antes del inicio como hayas indicado.

Si lo configuras, Univents desplaza la ejecución al último día de la semana coincidente anterior. Un ejemplo con 7 días antes y Día de la semana = lunes: un evento en lunes, otro en martes y otro en el domingo siguiente se procesan todos el mismo lunes: siete días antes del primero y hasta trece días antes del último. Así, la antelación nunca es menor que tu número, solo mayor.

Está pensado para todo lo que quieras resolver de forma agrupada: tu cocina recibe los lunes todas las listas de producción de la semana siguiente de una vez y hace un único pedido al proveedor, en lugar de siete pedidos por separado.

Días antes del inicio del evento nunca se activa con carácter retroactivo. Univents recupera automáticamente, hasta tres días después, una fecha límite que se haya pasado por poco, por si la propia comprobación se ejecuta con algo de retraso. Pero si el evento afectado ya ha comenzado en ese momento, la regla ya no se activa para él, aunque su fecha límite siga dentro de la ventana de recuperación.

Así introduces el día de la semana:

1. En la sección Condiciones, haz clic en Añadir condición.
2. Elige Día de la semana como nombre del campo.
3. Deja el operador en es igual a y elige como valor el día que quieras.

Por regla solo es posible un día de la semana, y el operador debe ser es igual a: Univents rechaza «es distinto de» y «contiene» al guardar, con un aviso, porque la regla depende de exactamente un día de la semana. Si quieres modificar una regla existente, añade la condición a esa misma regla en lugar de crear una segunda regla con el mismo número de días: de lo contrario se ejecutan las dos y recibes dos correos en vez de uno.

Una vez al mes

Este disparador no tiene campos que comprobar, porque no se refiere a un registro concreto: se ejecuta para todo tu workspace. El Día del mes lo introduces, igual que en los disparadores por días, directamente en su propio campo, encima de la sección de condiciones, no como condición. Si creas dos reglas con el mismo día, ambas se ejecutan una vez ese día.

Nueva solicitud y Presupuesto aceptado

Estos campos proceden de la solicitud. Si se acepta un presupuesto directamente en un evento sin solicitud, no hay ninguna solicitud de la que leerlos; una regla con una condición sobre número de invitados, valor estimado, fecha del evento, tipo de evento, «Fecha flexible» o estado de la solicitud no se ejecuta en ese caso. Si quieres que tu regla también se aplique a presupuestos sin solicitud, deja vacías las condiciones en Presupuesto aceptado. Etiquetas y cliente funcionan en ambos caminos.

Pedido de la tienda online pagado

Factura vencida

Factura pagada, Presupuesto enviado, Presupuesto caducado y Presupuesto rechazado

Estos cuatro disparadores giran en torno a un documento financiero y ofrecen los mismos campos:

Aquí no necesitas comprobar por separado el tipo de documento ni el estado: cada uno de los cuatro disparadores se activa de todos modos solo para la combinación exacta que le corresponde (factura/pagada, presupuesto/enviado, presupuesto/caducado, presupuesto/rechazado).

Contrato firmado

Correo recibido

En los campos de texto y de selección puedes usar, además de es igual a y es distinto de, también contiene, para comprobar varios valores posibles a la vez. En los campos de número y de fecha dispones además de mayor que, mayor o igual, menor que y menor o igual. En los campos Sí/No solo puedes elegir entre es igual a y es distinto de. En Etiquetas y Espacio eliges, mediante un campo de búsqueda, una o varias opciones de una lista de tu workspace, y la comprobación se hace exclusivamente con contiene alguno de: la condición se cumple en cuanto al menos uno de los valores seleccionados aparece en el registro. En Cliente buscas el contacto mediante su campo de búsqueda y compruebas con es igual a o es distinto de.

Comprobar si una regla se activa

Cuando has elegido un disparador e introducido al menos una condición, Univents te muestra directamente en el editor con qué coincidirían ahora las condiciones, sin que tengas que guardar ni ejecutar la regla.

1. Haz clic en ¿Se activaría con algo?, debajo de las condiciones.
2. Univents busca los últimos registros coincidentes creados en tu workspace y muestra uno o dos de ellos por su nombre bajo Se activa, por ejemplo, con:.
3. Si ahora mismo no coincide nada, aparece Ahora mismo no se activaría nada. No es un error; solo indica que (todavía) no hay registros coincidentes.
4. Para el disparador Correo recibido no hay vista previa, ya que los correos entrantes no son registros existentes en los que se pueda buscar; en su lugar aparece un aviso de que no hay ejemplos para este disparador.

La vista previa solo comprueba las condiciones, no las acciones. Lo que haría realmente una regla cuando hay coincidencia te lo muestra el botón Probar regla (consulta Ramificaciones, probar reglas y borrador de reglas con IA).

Guardar y comprobar

Cuando el disparador y las condiciones son correctos, guardas la regla.

1. Es obligatoria al menos una acción. Créala en la sección Acciones antes de guardar.
2. Haz clic en Guardar, abajo. Mientras se procesa, el botón muestra Guardando ….
3. Después de guardar, la regla aparece en la lista, por defecto con el estado Activo.

Si falta un dato obligatorio, como el disparador o una acción, la regla no se guarda y se te indica el valor que falta. Con el interruptor de la lista de reglas puedes poner una regla guardada en Inactiva en cualquier momento, sin eliminarla.

Preguntas frecuentes

No encuentro Automatizaciones en el menú, ¿dónde está la página? Automatizaciones no está enlazada ahora mismo en la barra lateral. Accede a la página directamente desde la barra de direcciones, añadiendo /automations a la dirección de tu workspace. Más información en Automatizaciones: fundamentos y primera regla.

¿Tengo que definir condiciones? No. Las condiciones son opcionales. Sin condiciones, la regla reacciona a cada suceso que encaje con el disparador elegido. Con condiciones, lo acotas de forma específica.

¿Puede una regla tener varios disparadores? No. Cada regla tiene exactamente un disparador. Si necesitas varios sucesos, crea varias reglas.

¿Qué significa el operador contiene? Con contiene compruebas si el valor aparece en una lista, en lugar de comprobar una igualdad exacta. Para una comparación exacta usa es igual a.

¿Cuál es la diferencia entre contiene y contiene alguno de? contiene compara un único valor con una lista que tú introduces (por ejemplo, Estado del evento contiene Confirmado, Opción). contiene alguno de está pensado para campos que pueden contener varios valores, como etiquetas o espacios: la condición se cumple en cuanto uno de los valores del registro coincide con alguno de los valores que has seleccionado. Por eso, en los campos de etiquetas y de espacios solo se puede elegir contiene alguno de.

¿Por qué no se puede modificar una regla? Si una regla lleva la marca Bloqueadas, viene predefinida por el sistema y no se puede ni activar o desactivar ni eliminar.