Tworzenie szablonów umów

Szablony umów przechowują gotowy tekst umowy, który przy każdej nowej umowie możesz przenieść jednym kliknięciem. Odbiorcy, podpisy i wartości symboli zastępczych nigdy nie są zapisywane razem z szablonem — każdy szablon zawiera tylko tytuł i treść.

Otwieranie przeglądu szablonów

1. Przejdź w lewym pasku nawigacji do Ustawienia.
2. Kliknij w menu ustawień Szablony.
3. Przewiń stronę szablonów w dół do sekcji Więcej szablonów i kliknij Szablony umów.

Zobaczysz listę wszystkich zapisanych dotąd szablonów umów, posortowaną według daty utworzenia (od najnowszych). Dopóki nie istnieje żaden szablon, na stronie wyświetli się wskazówka, jak utworzyć pierwszy szablon.

Tworzenie pierwszego szablonu z istniejącej umowy

Szablony umów tworzysz bezpośrednio z poziomu umowy. Dzięki temu nie musisz dwa razy wpisywać tego samego tekstu:

1. Otwórz wydarzenie i przejdź do karty Dokumenty.
2. Kliknij kartę umowy, aby otworzyć edytor umów.
3. Napisz lub popraw tekst umowy w edytorze.
4. Wybierz w edytorze opcję Zapisz jako szablon.
5. Wpisz w oknie dialogowym Nazwa szablonu (np. „Standardowa umowa cateringowa”) i kliknij Zapisz szablon.

Nowy szablon jest od razu widoczny w przeglądzie szablonów i od tej chwili możesz go wybierać podczas tworzenia nowych umów.

Tworzenie szablonu bezpośrednio w przeglądzie szablonów (bez istniejącej umowy)

Nie musisz najpierw tworzyć umowy w wydarzeniu — szablon umowy możesz też napisać od zera bezpośrednio w przeglądzie szablonów:

1. Kliknij u góry strony szablonów Nowy szablon.
2. Wybierz w menu w sekcji Dokumenty i finanse pozycję Umowa.
3. W oknie Utwórz szablon umowy wpisz Nazwa szablonu i napisz tekst umowy bezpośrednio we wbudowanym edytorze.
4. Za pomocą Wstaw symbol zastępczy wstawisz w miejscu kursora jeden z sześciu dostępnych symboli zastępczych — tych samych, które są w edytorze umów w wydarzeniu, zobacz Tworzenie, zarządzanie i podpisywanie umów.
5. Kliknij Zapisz szablon.

Również tutaj obowiązuje zasada: szablon zawiera wyłącznie treść i symbole zastępcze — bez podpisu i bez odbiorców. Symbole zastępcze są wypełniane dopiero wtedy, gdy szablon zostanie później użyty w prawdziwej umowie.

Jeśli klikniesz w przeglądzie szablonów istniejący szablon umowy, otworzy się to samo okno w trybie Edytuj szablon umowy — tam zmienisz bezpośrednio nazwę i tekst umowy.

Używanie szablonu przy tworzeniu nowej umowy

1. Otwórz wydarzenie i przejdź do karty Dokumenty.
2. Kliknij przycisk Z szablonu i wybierz Umowa jako typ dokumentu.
3. W oknie Utwórz nową umowę zobaczysz wszystkie dostępne szablony oraz opcję Pusta (bez szablonu).
4. Wybierz odpowiedni szablon i kliknij Utwórz umowę.

Tytuł i treść szablonu zostaną skopiowane do nowej umowy. Późniejsze zmiany w szablonie nie wpływają wstecznie na umowy, które już utworzyłeś.

Zmiana nazwy szablonu

W przeglądzie szablonów w Ustawienia > Szablony > Szablony umów możesz bezpośrednio edytować nazwę istniejącego szablonu:

1. Kliknij nazwę szablonu na liście.
2. Pole stanie się edytowalne — wpisz nową nazwę.
3. Zatwierdź klawiszem Enter lub kliknij w dowolnym miejscu poza polem.

Nowa nazwa zostanie zapisana od razu. Naciśnij Escape, aby odrzucić zmianę.

Usuwanie szablonu

1. Kliknij w przeglądzie szablonów ikonę kosza obok szablonu.
2. Potwierdź w oknie potwierdzenia, klikając Usuń.

Umowy utworzone wcześniej z tego szablonu pozostają bez zmian — usunięcie szablonu nie wpływa na istniejące dokumenty.

Często zadawane pytania

Czy mogę edytować szablon bezpośrednio w przeglądzie szablonów? Tak. Kliknij w przeglądzie szablonów istniejący szablon umowy — otworzy się okno Edytuj szablon umowy z tym samym edytorem co przy tworzeniu nowego szablonu i możesz bezpośrednio zmienić nazwę oraz tekst umowy.

Czy odbiorcy i podpisy są zapisywane w szablonie? Nie. Szablony zawierają wyłącznie tytuł i tekst umowy. Odbiorców, podpisy i wartości symboli zastępczych musisz wpisać ponownie po utworzeniu umowy.

Czy mogę utworzyć szablon z umowy w dowolnym statusie? Tak. Jako szablon możesz zapisać wersję roboczą, wysłaną lub w pełni podpisaną umowę. Liczy się tylko tekst — status umowy źródłowej nie ma znaczenia.