Ubicaciones de almacén, existencias por ubicación e inventario

Con el módulo adicional Logística sabes no solo cuánto hay de un artículo, sino también dónde: ubicaciones de almacén como datos maestros, existencias por ubicación, traslados y un inventario con escaneo en el móvil.

Módulo adicional Logística, activación a petición. El módulo está en fase piloto y se activa para tu workspace a petición a través del soporte. Sin activación, las páginas no aparecen y el artículo conserva el campo de texto libre Ubicación de almacén.

El área Almacén

En el menú, bajo Datos maestros, encuentras Almacén con cuatro pestañas: Monitor (todas las listas de carga de los próximos días, véase el artículo sobre el monitor de almacén), Stock (existencias), Stocktake (inventario) y Locations (ubicaciones). Las pestañas para las que falta el permiso están ocultas. Stock, Stocktake y Locations las ven todas las personas que pueden ver el inventario; modificar, trasladar y contar requieren el permiso para editar el inventario. El Monitor sigue, como hasta ahora, el permiso de eventos.

Crear ubicaciones de almacén

En Locations construyes la estructura en tres niveles: almacén o nave, debajo zona y debajo hueco. Un hueco también puede estar directamente bajo un almacén. Cada ubicación se puede renombrar, ordenar con las flechas arriba y abajo y archivar.

• Almacén principal: cada workspace tiene exactamente un almacén principal. Se puede renombrar, pero no archivar ni mover.
• Código: cada ubicación recibe automáticamente un código escaneable (LP00001, LP00002 …). Puedes asignar un código propio: empieza por una letra y contiene solo las letras de la A a la X y cifras. No se permiten Y, Z ni guiones, porque los escáneres manuales los intercambian en un teclado alemán. Cada código es único en el workspace.
• Archivar: se hace con confirmación y solo si en la ubicación (y debajo) ya no queda nada y no tiene ningún artículo asignado. En caso contrario, Univents indica el motivo, por ejemplo «Todavía hay existencias en esta ubicación».

Las ubicaciones de texto libre existentes se incorporan

La primera vez que lo abres con el módulo activado, Univents crea el almacén principal e incorpora las ubicaciones de texto libre de los artículos como huecos debajo de él. Los artículos quedan asignados de inmediato a su hueco como predeterminado. La ubicación que ves en la lista de carga y en la lista de producción no cambia.

Asignar huecos a los artículos

Con el módulo activado, la sección Huecos de almacén del artículo sustituye al campo de texto libre. Eliges uno o varios huecos y marcas uno como predeterminado. El predeterminado aparece como ubicación en la lista de carga y en la lista de producción. La asignación se guarda al instante, no solo al guardar el artículo. Al crear un artículo nuevo, asignas los huecos después de crearlo.

Leer las existencias por ubicación

En Stock ves, para cada artículo, la cantidad por ubicación. Puedes filtrar por ubicación (las sububicaciones están incluidas) y buscar.

• Almacén principal (sin hueco) es una fila propia: existencias totales menos la suma de todas las ubicaciones. Ahí están las existencias que aún no tienen hueco.
• Las existencias totales del artículo nunca cambian por las ubicaciones. La suma de todas las ubicaciones siempre da las existencias totales.
• Un hueco con cantidad negativa aparece en rojo.

Las operaciones automáticas se reparten así: una entrada (por ejemplo, una recepción de mercancía) llega al hueco predeterminado del artículo. Una salida (por ejemplo, al cerrar un evento o al registrar el consumo) sale del hueco predeterminado si hay suficiente, y si no, del almacén principal. Así, las operaciones automáticas no crean nunca un hueco negativo.

Trasladar

En la lista de existencias o en el artículo eliges Trasladar, luego Desde, Hasta y la cantidad. Univents registra la salida en el origen y la entrada en el destino en un solo paso. Las existencias totales no cambian. No se puede trasladar más de lo que hay en el origen; en ese caso, cuenta primero con un inventario. Un doble clic no registra dos veces.

Inventario paso a paso

1. En Stocktake eliges Iniciar inventario y el alcance: un almacén o nave, una zona o un hueco. Las sububicaciones están incluidas. Para la misma ubicación solo se ejecuta un inventario a la vez.
2. Univents muestra la lista de recuento con todos los artículos del alcance.
3. En el móvil: escanea el código del hueco o selecciónalo. Después escanea el artículo por código de barras o número de artículo, o búscalo. Introduce la cantidad contada.
4. Cada línea muestra Teórico, Contado y Diferencia. La cantidad teórica es la del momento del recuento.
5. Con Cerrar y una confirmación, Univents registra las diferencias. Con Descartar, el inventario termina sin registrar nada.

Nota: no traslades mercancía en la zona contada mientras el recuento esté en curso. De lo contrario, la cantidad teórica deja de coincidir con lo que se acaba de contar.

Qué se registra al cerrar

• Se registran las líneas contadas. Las líneas no contadas no se tocan; Univents no las toma como cero.
• Si en un hueco se cuenta más de lo registrado, Univents toma primero el excedente del almacén principal (sin hueco) y lo traslada. Solo lo que exceda de eso es una entrada real. Así, las existencias antiguas que aún no tenían hueco no se cuentan dos veces.
• Si se cuenta menos, Univents registra una salida en el hueco.
• Todo ocurre en un solo paso: si algo falla, por ejemplo porque las existencias totales quedarían negativas, no se registra nada y Univents indica el motivo.

Un inventario cerrado o descartado ya no se puede modificar.

Lo que no se puede contar

Los artículos sin control de existencias no se pueden contar: artículos con existencias vacías, con existencias ilimitadas y servicios.

Monitor de almacén e historial de movimientos

En el monitor de almacén filtras por almacén o nave, zona y hueco, sububicaciones incluidas. Si escaneas el código de una ubicación, Univents aplica ese filtro. El historial de movimientos del artículo muestra los traslados y los inventarios con la ubicación.

Preguntas frecuentes

¿Cambian las existencias totales al crear ubicaciones de almacén? No. Las ubicaciones solo reparten las existencias, no las modifican.

¿Por qué no puedo archivar una ubicación? Todavía hay existencias, tiene un artículo asignado, hay un inventario en curso o debajo hay ubicaciones activas. Univents indica el motivo.

¿Puedo probar el módulo yo mismo? No. El módulo adicional está en fase piloto y se activa a petición a través del soporte.