Opslaglocaties, voorraad per locatie en inventarisatie

Met de extra module Logistiek weet je niet alleen hoeveel je van een artikel hebt, maar ook waar: opslaglocaties als stamgegevens, voorraad per locatie, verplaatsen en een inventarisatie met scan op je telefoon.

Extra module Logistiek, activering op aanvraag. De module is in de pilotfase en wordt voor je workspace op aanvraag via de support geactiveerd. Zonder activering verschijnen de pagina’s niet en behoudt het artikel het vrije tekstveld Opslaglocatie.

Het gebied Magazijn

In het menu onder Stamgegevens vind je Magazijn met vier tabbladen: Monitor (alle paklijsten van de komende dagen, zie het artikel over de magazijnmonitor), Stock (voorraad), Stocktake (inventarisatie) en Locations (locaties). Tabbladen waarvoor het recht ontbreekt, zijn verborgen. Stock, Stocktake en Locations zijn zichtbaar voor iedereen die de inventaris mag bekijken; wijzigen, verplaatsen en tellen vereisen het recht om de inventaris te bewerken. De Monitor volgt zoals voorheen het recht voor evenementen.

Opslaglocaties aanmaken

Onder Locations bouw je de structuur op in drie niveaus: magazijn of hal, daaronder gebied, daaronder plek. Een plek mag ook direct onder een magazijn liggen. Elke locatie kan worden hernoemd, met de pijlen omhoog en omlaag worden gesorteerd en worden gearchiveerd.

• Hoofdmagazijn: elke workspace heeft precies één hoofdmagazijn. Het kan worden hernoemd, maar niet worden gearchiveerd of verplaatst.
• Code: elke locatie krijgt automatisch een scanbare code (LP00001, LP00002 …). Een eigen code is mogelijk: die begint met een letter en bevat alleen de letters A tot en met X en cijfers. Y, Z en koppeltekens zijn niet toegestaan, omdat handscanners ze op een Duits toetsenbord verwisselen. Elke code is uniek binnen de workspace.
• Archiveren: dit kan met bevestiging en alleen als er op de locatie (en daaronder) niets meer ligt en er geen artikel meer aan is gekoppeld. Anders noemt Univents de reden, bijvoorbeeld “Er ligt nog voorraad op deze locatie”.

Bestaande vrije-tekstlocaties worden overgenomen

Bij het eerste openen met geactiveerde module maakt Univents het hoofdmagazijn aan en neemt de vrije-tekstlocaties van de artikelen over als plekken daaronder. De artikelen zijn direct als standaard aan hun plek gekoppeld. De opslaglocatie die je in de paklijst en de productielijst ziet, blijft ongewijzigd.

Plekken aan artikelen koppelen

Met geactiveerde module vervangt de sectie Opslagplekken in het artikel het vrije tekstveld. Je kiest een of meer plekken en markeert één als standaard. De standaard verschijnt als opslaglocatie in de paklijst en de productielijst. De koppeling wordt direct opgeslagen, niet pas bij het opslaan van het artikel. Bij het aanmaken van een nieuw artikel koppel je de plekken na het aanmaken.

Voorraad per locatie lezen

Onder Stock zie je voor elk artikel de hoeveelheid per locatie. Je kunt filteren op locatie (sublocaties zijn inbegrepen) en zoeken.

• Hoofdmagazijn (zonder plek) is een aparte regel: totale voorraad min de som van alle locaties. Voorraad die nog niet aan een plek is gekoppeld, ligt daar.
• De totale voorraad van het artikel verandert nooit door opslaglocaties. De som over alle locaties is altijd gelijk aan de totale voorraad.
• Een plek met een negatieve hoeveelheid is rood gemarkeerd.

Automatische boekingen worden zo verdeeld: een ontvangst (bijvoorbeeld een goederenontvangst) komt terecht op de standaardplek van het artikel. Een afboeking (bijvoorbeeld bij het afsluiten van een evenement of bij verbruiksregistratie) komt van de standaardplek als daar genoeg ligt, anders uit het hoofdmagazijn. Zo ontstaat door automatische boekingen nooit een negatieve plek.

Verplaatsen

In de voorraadlijst of in het artikel kies je Verplaatsen, daarna Van, Naar en de hoeveelheid. Univents boekt de afboeking bij de bron en de ontvangst bij de bestemming in één stap. De totale voorraad blijft gelijk. Je kunt niet meer verplaatsen dan er bij de bron ligt; tel dan eerst na met een inventarisatie. Een dubbelklik boekt niet dubbel.

Inventarisatie stap voor stap

1. Onder Stocktake kies je Inventarisatie starten en de reikwijdte: een magazijn of hal, een gebied of een plek. Sublocaties zijn inbegrepen. Voor dezelfde locatie loopt telkens maar één inventarisatie.
2. Univents toont de telijst met alle artikelen van de reikwijdte.
3. Op je telefoon: scan de code van de plek of selecteer die. Scan daarna het artikel via barcode of artikelnummer, of zoek het op. Voer de getelde hoeveelheid in.
4. Elke regel toont Verwacht, Geteld en Verschil. De verwachte hoeveelheid geldt op het moment van tellen.
5. Met Afsluiten en een bevestiging boekt Univents de verschillen. Met Verwerpen eindigt de inventarisatie zonder dat er iets wordt geboekt.

Let op: verplaats geen goederen in het getelde gebied zolang de telling loopt. Anders klopt de verwachte hoeveelheid niet meer met wat zojuist is geteld.

Wat er bij het afsluiten wordt geboekt

• Getelde regels worden geboekt. Niet getelde regels blijven ongemoeid; Univents beschouwt ze niet als nul.
• Wordt er bij een plek meer geteld dan geboekt, dan neemt Univents het overschot eerst uit het hoofdmagazijn (zonder plek) en verplaatst het. Pas wat daarbovenop komt, is een echte ontvangst. Zo wordt oude voorraad die nog niet aan een plek was gekoppeld niet dubbel geteld.
• Wordt er minder geteld, dan boekt Univents een afboeking bij de plek.
• Alles gebeurt in één stap: als iets mislukt, bijvoorbeeld omdat de totale voorraad negatief zou worden, wordt er niets geboekt en noemt Univents de reden.

Een afgesloten of verworpen inventarisatie kan niet meer worden gewijzigd.

Wat niet geteld kan worden

Artikelen zonder voorraadbeheer kunnen niet worden geteld: artikelen met lege voorraad, met onbeperkte voorraad en diensten.

Magazijnmonitor en bewegingsgeschiedenis

In de magazijnmonitor filter je op magazijn of hal, gebied en plek, inclusief sublocaties. Scan je de code van een opslaglocatie, dan stelt Univents dit filter in. De bewegingsgeschiedenis in het artikel toont verplaatsingen en inventarisaties met de locatie.

Veelgestelde vragen

Verandert de totale voorraad als ik opslaglocaties aanmaak? Nee. Opslaglocaties verdelen de voorraad alleen, ze wijzigen die niet.

Waarom kan ik een locatie niet archiveren? Er ligt nog voorraad, er is een artikel aan gekoppeld, er loopt een inventarisatie of eronder liggen nog actieve locaties. Univents noemt de reden.

Kan ik de module zelf uitproberen? Nee. De extra module is in de pilotfase en wordt op aanvraag via de support geactiveerd.