Factures ouvertes (instantané)
Après avoir lu cet article, vous connaîtrez d’un coup d’œil les deux cartes d’indicateurs et la balance âgée des créances, et vous saurez comment accéder directement aux documents financiers pour envoyer des relances.
Le rapport Factures ouvertes vous offre une vue d’ensemble immédiate de l’état de vos créances : combien reste à encaisser, ce qui est déjà en retard et en combien de temps vos clients paient en moyenne.
Les deux cartes d’indicateurs
Dès que vous ouvrez le rapport, vous voyez en haut deux cartes côte à côte :
| Carte | Ce qu’elle affiche |
|---|---|
| Créances ouvertes actuelles | Somme de toutes les factures envoyées et non encore payées ; en dessous, la ligne « dont en retard : … » indique le montant dont la date d’échéance est déjà dépassée |
| Durée moy. de paiement | Nombre moyen de jours entre l’envoi de la facture et la réception du paiement ; tant qu’aucun cycle de paiement n’est terminé, la carte affiche un tiret |
Les deux cartes s’actualisent automatiquement au chargement de la page et reflètent toujours l’état actuel de vos documents financiers. Contrairement au tableau de bord financier sous Documents financiers, ces deux cartes ne sont pas mises en évidence par une couleur : les chiffres eux-mêmes ne portent donc pas de couleur de signalisation.
Évolution de la balance âgée
Juste sous les deux cartes, Univents affiche l’Évolution de la balance âgée sous forme de diagramme à barres empilées : une colonne par fin de mois sur les douze derniers mois, répartie selon les mêmes tranches de retard que dans la balance âgée plus bas. Vous voyez ainsi si vos créances ouvertes ont tendance à vieillir ou à rajeunir au fil du temps. Les factures payées disparaissent correctement de l’historique du mois concerné. Si aucune donnée d’évolution n’est encore disponible, Univents affiche à la place un message d’information.
Balance âgée des créances
Vient ensuite la Balance âgée des créances : un tableau de référence qui répartit vos factures actuellement ouvertes en cinq tranches selon leur retard. Chaque ligne indique le montant, le nombre de factures et une barre dont la longueur représente la part du montant total.
| Tranche | Période | Couleur d’alerte |
|---|---|---|
| Non échu | La date d’échéance est encore dans le futur | Neutre |
| 1–30 jours | 1 à 30 jours de retard | Neutre |
| 31–60 jours | 31 à 60 jours de retard | Jaune |
| 61–90 jours | 61 à 90 jours de retard | Jaune |
| 90+ jours | plus de 90 jours de retard | Rouge |
Une ligne n’est mise en couleur qu’à partir de 31 jours de retard, et la couleur d’alerte s’intensifie à mesure que la créance reste en retard (jaune à partir de 31 jours, rouge à partir de 90 jours) : vous repérez ainsi d’un coup d’œil où les relances sont les plus urgentes. Si aucune facture n’est actuellement ouverte, Univents affiche un message d’information à la place du tableau.
Accéder directement aux documents financiers depuis ici
L’instantané vous indique s’il y a lieu d’agir. Pour le suivi opérationnel — envoyer des relances, enregistrer des paiements reçus, filtrer des documents — vous passez à la gestion complète des documents.
- Faites défiler la page, sous les cartes d’indicateurs et la balance âgée, jusqu’à la carte Documents financiers opérationnels.
- Cliquez sur Aller aux documents financiers.
- Vous arrivez directement dans la liste des documents financiers, avec la liste complète des documents, les filtres et les relances.
Questions fréquentes
Pourquoi la valeur « Créances ouvertes actuelles » ne correspond-elle pas à mon logiciel de comptabilité ? L’instantané comptabilise toutes les factures au statut « Envoyé » et « En retard ». Les factures au statut « Brouillon » ou « Annulé » ne sont pas prises en compte. Vérifiez dans les documents financiers si certaines factures sont encore au statut brouillon.
Où trouver « Payé ce mois-ci » et le taux d’acceptation des devis ? Ces deux indicateurs font partie du tableau de bord financier sous Documents financiers, et non de cet instantané. Le rapport Factures ouvertes se concentre volontairement sur les deux cartes relatives à l’état actuel des créances, ainsi que sur l’évolution et la balance âgée des montants ouverts.
Pourquoi une ligne de la balance âgée est-elle marquée en rouge ? Le rouge correspond à la tranche des plus de 90 jours de retard : c’est là que le besoin d’agir est le plus important. Le jaune signale les tranches 31–60 et 61–90 jours. Les factures non encore échues ainsi que celles qui viennent de passer en retard (1–30 jours) restent neutres, sans couleur d’alerte.
Puis-je exporter l’instantané ? Le rapport instantané ne propose pas d’export direct. Passez par Aller aux documents financiers pour accéder à la liste des documents et y poursuivre le travail avec chaque document.