Openstaande facturen (snapshot)
Na het lezen ken je de twee kengetallenkaarten en de ouderdomsanalyse van vorderingen in één oogopslag en weet je hoe je van daaruit direct naar de financiële documenten springt om aanmaningen te versturen.
Het rapport Openstaande facturen geeft je direct een overzicht van je vorderingen: hoeveel er nog openstaat, wat al achterstallig is en hoe snel je klanten gemiddeld betalen.
De twee kengetallenkaarten
Zodra je het rapport opent, zie je bovenaan twee kaarten naast elkaar:
| Kaart | Wat ze toont |
|---|---|
| Actuele openstaande vorderingen | Som van alle verzonden, nog onbetaalde facturen; eronder staat de regel „waarvan achterstallig: …” met het bedrag waarvan de vervaldatum al verstreken is |
| Ø betalingsduur | Gemiddeld aantal dagen tussen het versturen van de factuur en de ontvangst van de betaling; zolang er nog geen afgeronde betaling is, toont de kaart een streepje |
Beide kaarten worden automatisch bijgewerkt bij het laden van de pagina en geven altijd de actuele stand van je financiële documenten weer. Anders dan in het financiële cockpit onder Financiële documenten hebben deze twee kaarten hier geen kleurmarkering — de cijfers zelf hebben dus geen stoplichtkleur.
Verloop ouderdomsanalyse
Direct onder de twee kaarten toont Univents het Verloop ouderdomsanalyse als gestapeld staafdiagram: één staaf per maandeinde van de afgelopen twaalf maanden, onderverdeeld in dezelfde achterstandsniveaus als in de ouderdomsanalyse hieronder. Zo zie je of je openstaande vorderingen na verloop van tijd ouder of jonger worden. Betaalde facturen verdwijnen daarbij correct uit de historie van de betreffende maand. Zijn er nog geen verloopgegevens, dan toont Univents in plaats daarvan een infotekst.
Ouderdomsanalyse vorderingen
Daaronder volgt de Ouderdomsanalyse vorderingen: een referentietabel die je huidige openstaande facturen op basis van achterstand in vijf niveaus indeelt. Elke rij toont het bedrag, het aantal facturen en een balk waarvan de lengte het aandeel in het totaalbedrag weergeeft.
| Niveau | Periode | Stoplichtkleur |
|---|---|---|
| Nog niet vervallen | Vervaldatum ligt nog in de toekomst | Neutraal |
| 1–30 dagen | 1 tot 30 dagen achterstallig | Neutraal |
| 31–60 dagen | 31 tot 60 dagen achterstallig | Geel |
| 61–90 dagen | 61 tot 90 dagen achterstallig | Geel |
| 90+ dagen | meer dan 90 dagen achterstallig | Rood |
Pas vanaf 31 dagen achterstand krijgt een rij een kleur, en de waarschuwingskleur wordt intenser naarmate een vordering langer achterstallig is (geel vanaf 31 dagen, rood vanaf 90 dagen) — zo zie je in één oogopslag waar aanmaningen het hardst nodig zijn. Staan er momenteel geen facturen open, dan toont Univents in plaats van de tabel een infotekst.
Vanaf hier direct naar de financiële documenten
De snapshot laat zien of er actie nodig is. Voor de operationele opvolging — aanmaningen versturen, ontvangen betalingen boeken, documenten filteren — ga je naar het volledige documentbeheer.
- Scrol onder de kengetallenkaarten en de ouderdomsanalyse naar de kaart Operationele financiële documenten.
- Klik op Naar de financiële documenten.
- Je komt direct uit in de lijst met financiële documenten, met de volledige documentlijst, filters en aanmaningen.
Veelgestelde vragen
Waarom komt de waarde „Actuele openstaande vorderingen” niet overeen met mijn boekhoudsoftware? De snapshot telt alle facturen met de status „Verzonden” en „Achterstallig”. Facturen met de status „Concept” of „Geannuleerd” worden niet meegerekend. Controleer in de financiële documenten of er nog facturen als concept blijven staan.
Waar zie ik „Deze maand betaald” en het acceptatiepercentage van offertes? Deze twee kengetallen horen bij het financiële cockpit onder Financiële documenten, niet bij deze snapshot. Het rapport Openstaande facturen richt zich bewust op de twee kaarten over de actuele stand van de vorderingen, plus het verloop en de ouderdomsanalyse van de openstaande bedragen.
Waarom is een rij in de ouderdomsanalyse rood gemarkeerd? Rood staat voor het niveau 90+ dagen achterstallig — hier is de noodzaak om te handelen het grootst. Geel markeert de niveaus 31–60 en 61–90 dagen. Facturen die nog niet vervallen zijn en facturen die net achterstallig zijn (1–30 dagen) blijven neutraal, zonder waarschuwingskleur.
Kan ik de snapshot exporteren? Een directe export is er niet in het snapshotrapport. Ga via Naar de financiële documenten naar de documentenlijst om daar met de afzonderlijke documenten verder te werken.