Telefonische Anfrage manuell erfassen

Nicht jede Anfrage kommt über das Online-Buchungsformular. Wenn ein Kunde anruft oder eine formlose E-Mail schreibt, legst du die Anfrage mit wenigen Klicks direkt in Univents an — sie erscheint dann sofort in der Eingangsansicht und läuft durch den normalen Bearbeitungsprozess.

Neue Anfrage öffnen

1. Öffne im linken Menü den Bereich Anfragen.
2. Klicke oben rechts auf Neue Anfrage. Es öffnet sich ein Dialog mit dem Titel "Neue Anfrage".

Das Formular ist in Abschnitte aufgeteilt: Anrufer, Veranstaltung, Termin, Gäste & Wert, Ort und Kategorisierung. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) markiert.

Anrufer eintragen

Im Abschnitt Anrufer hinterlegst du, wer angerufen hat.

1. Klicke auf das Suchfeld Kontakt suchen … und tippe den Namen oder die E-Mail-Adresse ein.
2. Erscheint der Kontakt in der Trefferliste, wähle ihn aus — Name, E-Mail, Telefon und Firma werden automatisch ausgefüllt und gesperrt.
3. Ist der Anrufer noch nicht im System, wähle Neuer Kontakt aus der Liste oder klicke den Plus-Button rechts neben dem Suchfeld. Es öffnet sich ein Dialog, in dem mindestens Name * und E-Mail * ausgefüllt werden müssen. Der Kontakt wird direkt beim Speichern angelegt und mit der Anfrage verknüpft.

Veranstaltung beschreiben

Im Abschnitt Veranstaltung erfasst du, worum es geht.

1. Trage im Feld Bezeichnung * einen aussagekräftigen Namen ein, z.B. "Sommerfest Müller GmbH".
2. Schreibe im Feld Was hat der Kunde gesagt? auf, was der Anrufer geäußert hat: Anlass, Wünsche, Budget-Rahmen, Besonderheiten.
3. Falls du Veranstaltungsvorlagen angelegt hast, wähle optional eine Vorlage aus, um Standardprodukte und benutzerdefinierte Fragen vorzubelegen.

Termin festhalten

Im Abschnitt Termin gibst du Datum und Uhrzeit ein.

1. Wähle unter Beginn Datum und Startzeit. Das Feld Ende wird automatisch auf Beginn + 6 Stunden gesetzt — passe es bei Bedarf an.
2. Falls der Termin noch nicht fest ist, aktiviere die Checkbox Datum ist flexibel.
3. Hat der Kunde Alternativtermine genannt, klicke auf Alternativtermin hinzufügen und trage Alt. Start und Alt. Ende ein.
4. Für den geplanten Aufbau steht das Feld Aufbau ab zur Verfügung.

Gäste, Wert und Ort ergänzen

Im Abschnitt Gäste & Wert trägst du ein, wie viele Personen erwartet werden (Gäste) und welchen Umsatz du grob erwartest (Geschätzter Wert (€)). Beide Felder sind optional, helfen aber beim späteren Priorisieren.

Im Abschnitt Ort wählst du eine oder mehrere Location-Einträge aus deinem Workspace. Findet das Event extern statt, trage die Adresse im Feld Externe Adresse ein.

Anfrage speichern

1. Scrolle zum Ende des Formulars.
2. Klicke auf Anfrage anlegen. Das Formular schließt sich und die neue Anfrage erscheint direkt im Bereich Eingang mit dem Status Unbearbeitet.

Mit Abbrechen verlässt du das Formular, ohne etwas zu speichern.

Häufige Fragen

Kann ich eine Anfrage auch nachträglich einem Kontakt zuordnen? Ja, öffne die Anfrage in der Detailansicht und bearbeite den Kontakt-Eintrag dort.

Was passiert, wenn der Kontakt noch nicht im System ist und ich "Neuer Kontakt" wähle? Univents legt den Kontakt sofort an und verknüpft ihn mit der Anfrage. Du findest ihn danach auch unter Kontakte.

Muss ich alle Felder ausfüllen? Nein. Pflichtfelder sind nur Name, E-Mail (Abschnitt Anrufer) und Bezeichnung (Abschnitt Veranstaltung). Alle anderen Angaben kannst du jederzeit in der Detailansicht ergänzen.

Wo sehe ich die Anfrage nach dem Speichern? Im Bereich Anfragen unter der Ansicht Eingang, Segment Alle — oder direkt unter Ungelesen, da neue manuelle Anfragen als ungelesen markiert sind.