Creare e usare i modelli di piano del personale

Un modello di piano del personale — gestito nell'area Modelli come modello di Programma — è un elenco riutilizzabile di punti del programma con orari relativi, ad esempio allestimento, accoglienza, smontaggio. Ti aiuta a non dover riscrivere ogni volta i programmi ricorrenti e può automatizzare un prodotto dell'inventario in modo che, al momento della prenotazione, vengano creati automaticamente i turni per il tuo team.

Creare un modello

1. Apri Impostazioni > Modelli.
2. Clicca in alto a destra su Nuovo modello.
3. Nel gruppo Blocchi evento scegli la voce Programma.
4. Nella finestra Crea modello di programma inserisci un Nome e, facoltativamente, Descrizione, Colore, Indirizzo e Note sull'indirizzo.
5. Aggiungi subito i punti del programma (sezione successiva) oppure salva direttamente il modello vuoto con Salva modello.

Aggiungere punti del programma

1. Nella sezione Punti del programma clicca su Aggiungi punto del programma.
2. Compila la finestra:

   • Titolo — ad es. «Allestimento sedute»

   • Ora di inizio / Ora di fine — scegli prima il Riferimento:

     • Inizio evento o Fine evento — il punto si trova a una certa distanza dall'evento. Inserisci il valore, l'unità (Minuti / Ore / Giorni) e la direzione (prima / dopo).
     • Orario fisso — il punto cade sempre a quell'orario, indipendentemente da quando inizia l'evento. Inserisci l'Orario e scegli il Giorno (Giorno dell'evento, +1 giorno … +6 giorni). È il riferimento giusto per tutto ciò che dipende dall'orologio: pranzo alle 12:00, inizio in cucina alle 06:00.

     I punti fissi e quelli relativi possono convivere nello stesso modello.

   • Descrizione — dettagli facoltativi

   • Responsabile interno / Responsabile esterno — puoi indicare, se vuoi, una persona con accesso all'amministrazione oppure un contatto CRM; è solo un'informazione per chi legge il modello (vedi nota sotto)

   • Indirizzo / Note sull'indirizzo — facoltativi, altrimenti il punto del programma usa l'indirizzo del modello

3. Clicca su Applica.
4. Ripeti per tutti gli altri punti. Con le icone della matita e del cestino accanto a ogni voce la modifichi o la elimini.
5. Infine clicca su Salva modello.

Applicare manualmente un modello a un evento

Nella scheda Programma di un evento puoi applicare qualsiasi modello salvato direttamente come nuovo programma — gli scostamenti di orario vengono convertiti automaticamente nella data effettiva dell'evento. Trovi i dettagli nell'articolo Creare e condividere i programmi.

Collegare un modello a un prodotto: creare turni automaticamente

Il vero vantaggio dell'automazione nasce tramite un prodotto dell'inventario:

1. Apri il prodotto nell'inventario e passa alla sezione Backoffice nell'editor.
2. Nella sottosezione Automazione dei turni attiva l'interruttore «Crea automaticamente i turni quando l'evento relativo all'ordine associato è stato accettato».
3. Nel campo Modelli di programma seleziona il modello che ti serve.
4. Facoltativo: attiva «Usa la durata dell'evento come durata del turno», così ogni turno creato copre l'intera durata dell'evento invece della durata indicata nel modello.

Non appena un cliente prenota questo prodotto e l'evento passa da richiesta a ordine, Univents crea automaticamente un turno per ogni punto del programma del modello nella scheda Turni dell'evento, raggruppandoli sotto un job creato in automatico, «[Nome prodotto] (Auto)». Inizio e fine del turno risultano dal periodo dell'evento più lo scostamento indicato nel modello.

Importante: questi turni vengono creati aperti e senza assegnazioni. Anche se nei punti del programma hai indicato un «Responsabile interno», Univents non assegna automaticamente personale sulla base di questa informazione. L'assegnazione vera e propria la fai poi manualmente nella scheda Turni o nella bacheca di disposizione — vedi Creare turni e job e definirne i prezzi e Bacheca di disposizione per la pianificazione del personale. Maggiori informazioni sull'automazione dei prodotti in Creare e configurare i prodotti.

Domande frequenti

Ho attivato l'automazione, ma non vengono creati turni: da cosa dipende? Di solito nel prodotto manca la selezione del modello — in quel caso Univents mostra un avviso nell'editor. È anche possibile che per questa riga di prenotazione siano già stati creati dei turni: l'automazione crea i turni una sola volta per ogni riga di prenotazione.

Il modello assegna automaticamente il personale ai nuovi turni? No. Il modello crea solo gli slot dei turni — titolo, orario, associazione al job automatico. Chi si occupa del turno lo decidi tu in seguito, manualmente.

Dove gestisco in un unico posto tutti i miei modelli di piano del personale e di programma? In Impostazioni > Modelli, filtrando per Programma. Lì vedi tutti i modelli con il numero di punti del programma.

Qual è la differenza rispetto a un modello di job? Un modello di job salva un job completo, inclusi i turni già con i prezzi, a partire da un evento esistente e lo inserisce 1:1 in un altro evento. Un modello di piano del personale o di programma contiene invece solo orari, senza prezzi — e serve o per il programma di un evento o come innesco per l'automazione dei prodotti.