Tworzenie i używanie szablonów planu personelu

Szablon planu personelu — w sekcji szablonów prowadzony jako szablon typu Harmonogram — to lista punktów programu do wielokrotnego użycia, z czasami względnymi, na przykład montaż, powitanie gości, demontaż. Dzięki niemu nie musisz za każdym razem wpisywać od nowa powtarzalnych przebiegów, a ponadto może zautomatyzować produkt w inwentarzu tak, że przy rezerwacji automatycznie powstają zmiany dla Twojego zespołu.

Tworzenie szablonu

1. Otwórz Ustawienia > Szablony.
2. Kliknij w prawym górnym rogu Nowy szablon.
3. W grupie Bloki wydarzeń wybierz pozycję Harmonogram.
4. W oknie Utwórz szablon harmonogramu wpisz Nazwa, a opcjonalnie także Opis, Kolor, Adres i Informacje o adresie.
5. Dodaj teraz punkty programu (następny rozdział) albo od razu zapisz pusty szablon przyciskiem Zapisz szablon.

Dodawanie punktów programu

1. W sekcji Punkty programu kliknij Dodaj punkt programu.
2. Wypełnij okno:

   • Tytuł — np. „Montaż krzeseł”

   • Godzina rozpoczęcia / Godzina zakończenia — najpierw wybierasz Punkt odniesienia:

     • Start wydarzenia lub Koniec wydarzenia — punkt leży w określonej odległości od wydarzenia. Wpisz wartość, jednostkę (minuty / godziny / dni) i kierunek (przed / po).
     • Stała godzina — punkt zawsze przypada na tę godzinę, niezależnie od tego, kiedy zaczyna się wydarzenie. Wpisz Godzina i wybierz Dzień (Dzień wydarzenia, +1 dzień … +6 dni). To właściwy punkt odniesienia dla wszystkiego, co jest związane z zegarem: obiad o 12:00, początek pracy kuchni o 06:00.

     Punkty stałe i względne mogą występować obok siebie w tym samym szablonie.

   • Opis — opcjonalne szczegóły

   • Odpowiedzialny wewnętrznie / Odpowiedzialny zewnętrznie — opcjonalnie możesz wskazać osobę z dostępem do zarządzania lub kontakt z CRM; to wyłącznie informacja dla wszystkich, którzy czytają szablon (zobacz uwagę poniżej)

   • Adres / Informacje o adresie — opcjonalnie, w przeciwnym razie punkt programu przejmuje adres szablonu

3. Kliknij Zastosuj.
4. Powtórz te kroki dla wszystkich kolejnych punktów. Za pomocą ikon ołówka i kosza obok każdego wpisu edytujesz go lub usuwasz.
5. Na koniec kliknij Zapisz szablon.

Ręczne zastosowanie szablonu w wydarzeniu

W zakładce harmonogramu wydarzenia możesz zastosować każdy zapisany szablon bezpośrednio jako nowy harmonogram — przesunięcia czasowe są przy tym automatycznie przeliczane na rzeczywistą datę wydarzenia. Szczegóły znajdziesz w artykule Tworzenie i udostępnianie harmonogramów.

Powiązanie szablonu z produktem: automatyczne tworzenie zmian

Prawdziwa korzyść z automatyzacji pojawia się dzięki produktowi w inwentarzu:

1. Otwórz produkt w inwentarzu i w edytorze przejdź do sekcji Backoffice.
2. W podsekcji Automatyzacja zmian włącz przełącznik „Automatycznie twórz zmiany, gdy wydarzenie powiązane z zamówieniem zostanie zaakceptowane”.
3. W polu Szablony harmonogramu wybierz odpowiedni szablon.
4. Opcjonalnie: włącz „Ustaw czas trwania wydarzenia jako czas trwania zmiany”, aby każda utworzona zmiana obejmowała cały czas trwania wydarzenia zamiast czasu zapisanego w szablonie.

Gdy tylko klient zarezerwuje ten produkt, a wydarzenie z zapytania zmieni się w zamówienie, Univents tworzy w zakładce zmian wydarzenia automatycznie jedną zmianę dla każdego punktu programu w szablonie — zgrupowaną pod automatycznie utworzonym zleceniem „[Nazwa produktu] (Auto)”. Początek i koniec zmiany wynikają z okresu wydarzenia plus przesunięcia zapisanego w szablonie.

Ważne: te zmiany są tworzone jako otwarte i nieobsadzone. Nawet jeśli w punktach programu wskażesz „Odpowiedzialny wewnętrznie”, Univents nie przypisuje na tej podstawie automatycznie personelu. Obsadę ustalasz potem ręcznie w zakładce zmian lub na tablicy dyspozycji — zobacz Tworzenie i wycena zmian i zleceń oraz Tablica dyspozycji do planowania personelu. Więcej o automatyzacji produktów znajdziesz w artykule Tworzenie i konfiguracja produktów.

Często zadawane pytania

Włączyłem automatyzację, ale zmiany się nie tworzą — dlaczego? Najczęściej w produkcie brakuje wybranego szablonu — Univents wyświetla wtedy w edytorze ostrzeżenie. Możliwe jest też, że dla tej pozycji rezerwacji zmiany zostały już utworzone: automatyzacja tworzy zmiany tylko raz dla każdej pozycji rezerwacji.

Czy szablon automatycznie przypisuje personel do nowych zmian? Nie. Szablon tworzy tylko miejsca na zmiany — tytuł, czas, przypisanie do automatycznego zlecenia. To, kto przejmie zmianę, decydujesz potem ręcznie.

Gdzie zarządzam wszystkimi moimi szablonami planu personelu i harmonogramu w jednym miejscu? W Ustawienia > Szablony, z filtrem Harmonogram. Zobaczysz tam wszystkie szablony wraz z liczbą punktów programu.

Czym różni się to od szablonu zlecenia? Szablon zlecenia zapisuje kompletne zlecenie wraz z gotowymi, wycenionymi zmianami z istniejącego wydarzenia i wstawia je 1:1 do innego wydarzenia. Szablon planu personelu lub harmonogramu zawiera natomiast tylko punkty w czasie, bez wyceny — służy albo do harmonogramu wydarzenia, albo jako wyzwalacz automatyzacji produktu.