Criar e utilizar modelos de plano de pessoal

Um modelo de plano de pessoal — gerido na área de modelos como modelo de Programa — é uma lista reutilizável de pontos do programa com horas relativas, por exemplo montagem, receção, desmontagem. Evita ter de escrever de novo programas recorrentes e pode automatizar um produto do inventário, de modo que, ao reservar, sejam criados automaticamente turnos para a equipa.

Criar um modelo

1. Abrir Definições > Modelos.
2. Clicar em Novo modelo, no canto superior direito.
3. No grupo Blocos de evento, escolher Programa.
4. No diálogo Criar modelo de programa, indicar um Nome e, opcionalmente, Descrição, Cor, Morada e Nota sobre a morada.
5. Adicionar já os pontos do programa (secção seguinte) ou guardar logo o modelo vazio com Guardar modelo.

Adicionar pontos do programa

1. Na secção Pontos do programa, clicar em Adicionar ponto do programa.
2. Preencher o diálogo:

   • Título — p. ex. «Montagem das cadeiras»

   • Hora de início / Hora de fim — escolher primeiro o Ponto de referência:

     • Início do evento ou Fim do evento — o ponto fica a uma certa distância do evento. Para isso, indicar o valor, a unidade (Minutos / Horas / Dias) e a direção (antes / depois).
     • Hora fixa — o ponto fica sempre a essa hora, independentemente de quando o evento começa. Indicar a Hora e escolher o Dia (Dia do evento, +1 dia … +6 dias). É a referência certa para tudo o que depende do relógio: almoço às 12:00, início da cozinha às 06:00.

     Pontos fixos e relativos podem coexistir no mesmo modelo.

   • Descrição — detalhes opcionais

   • Responsável interno / Responsável externo — opcionalmente, registar uma pessoa com acesso à administração ou um contacto do CRM; é apenas informação para quem lê o modelo (ver nota abaixo)

   • Morada / Nota sobre a morada — opcional; caso contrário, o ponto do programa adota a morada do modelo

3. Clicar em Aplicar.
4. Repetir para todos os restantes pontos. Com os ícones de lápis e de caixote do lixo junto a cada entrada, é possível editá-la ou removê-la.
5. Para terminar, clicar em Guardar modelo.

Aplicar manualmente um modelo a um evento

No separador Programa de um evento, é possível aplicar qualquer modelo guardado diretamente como novo programa — os desvios de tempo são convertidos automaticamente para a data real do evento. Mais detalhes no artigo Criar e partilhar programas.

Associar um modelo a um produto: criar turnos automaticamente

O verdadeiro benefício da automatização surge através de um produto do inventário:

1. Abrir o produto no inventário e, no editor, mudar para a secção Backoffice.
2. Na subsecção Automatização de turnos, ativar o interruptor «Criar turnos automaticamente quando o evento da encomenda associada for aceite».
3. No campo Modelos de programa, selecionar o modelo pretendido.
4. Opcional: ativar «Usar a duração do evento como duração do turno», para que cada turno criado abranja toda a duração do evento em vez da duração definida no modelo.

Assim que um cliente reserva este produto e o evento passa de pedido a encomenda, o Univents cria automaticamente um turno por cada ponto do programa do modelo no separador Turnos do evento — agrupados num job criado automaticamente, com o nome «[Nome do produto] (Auto)». O início e o fim do turno resultam do período do evento mais o desvio definido no modelo.

Importante: estes turnos são criados em aberto e sem ninguém atribuído. Mesmo que tenha sido indicado um «Responsável interno» nos pontos do programa, o Univents não atribui pessoal automaticamente a partir dessa informação. A atribuição propriamente dita é feita depois, manualmente, no separador Turnos ou no quadro de disposição — ver Criar turnos e jobs e definir preços e Quadro de disposição para o planeamento de pessoal. Mais informações sobre a automatização de produtos em Criar e configurar produtos.

Perguntas frequentes

Ativei a automatização, mas não são criados turnos — porquê? Geralmente falta a seleção do modelo no produto — nesse caso, o Univents mostra um aviso no editor. Também é possível que já tenham sido criados turnos para esta linha de reserva: a automatização cria turnos apenas uma vez por linha de reserva.

O modelo atribui pessoal automaticamente aos novos turnos? Não. O modelo cria apenas os espaços dos turnos — título, hora e associação ao job automático. Quem assume o turno é decidido depois, manualmente.

Onde se gerem, de forma centralizada, todos os modelos de plano de pessoal/programa? Em Definições > Modelos, filtrando por Programa. Aí são apresentados todos os modelos com o número de pontos do programa.

Qual é a diferença para um modelo de job? Um modelo de job guarda um job completo, incluindo turnos já com preço, a partir de um evento existente, e insere-o 1:1 noutro evento. Um modelo de plano de pessoal/programa contém apenas momentos no tempo, sem preços — seja para o programa de um evento, seja como gatilho da automatização de produtos.