Kopf & Gaumen ist ein Berliner Full-Service-Caterer für Events jeder Größe — von Business-Events und privaten Feiern bis hin zu großen Veranstaltungsformaten. Auf Wunsch übernimmt das Team alles aus einer Hand: Food und Drinks, Personal und Equipment, die komplette Planung und Umsetzung. Vorher lief das Geschäft über ein ERP-System, das für diesen Zuschnitt nicht gemacht war — den Wechsel beschreibt Lena Hinrichs, Head of Operations bei Kopf & Gaumen.
Kurzprofil
- Kopf & Gaumen, Berlin
- Full-Service-Caterer: Food, Drinks, Personal, Equipment, Planung und Umsetzung aus einer Hand
- Ansprechpartnerin: Lena Hinrichs, Head of Operations
- meistgenutzte Bereiche: Anfragen und Buchungsseite, Angebote und Rechnungen, Personal und Schichten, Kalender und Postfach, Inventar und Bestellungen
- vorher: ein branchenfremdes ERP-System
Vorher: ein ERP-System, das nicht für Catering gebaut war
Kopf & Gaumen hat vor dem Umstieg mit einem anderen ERP-System gearbeitet — einem, das nicht speziell auf die Anforderungen im Catering ausgelegt war. Ausschlaggebend für den Wechsel war für das Team die Möglichkeit, die eigenen Abläufe ganzheitlicher abzubilden, insbesondere die Küche stärker einzubinden, und gleichzeitig aktiv mitzugestalten, wie das System für die eigenen Prozesse funktionieren soll.
Was sich seitdem geändert hat
Hinrichs beschreibt den Wandel so:
„Vor allem unsere Abläufe sind deutlich zentraler und effizienter geworden. Angebot, Eventplanung und Küche greifen heute viel besser ineinander, sodass Informationen nicht mehr an verschiedenen Stellen gepflegt und weitergegeben werden müssen.“
Besonders bei der Vorbereitung und Übergabe an die Küche spart das Team dadurch spürbar Zeit und reduziert gleichzeitig Fehlerquellen.
Alle arbeiten mit denselben Informationen
Was für Kopf & Gaumen im Alltag am meisten zählt, ist für Hinrichs keine einzelne Funktion, sondern ein Effekt, der sich durch alle Bereiche zieht:
„Besonders gut funktioniert für uns, dass alle Beteiligten mit denselben Informationen arbeiten. Wenn sich zum Beispiel bei einem Event kurzfristig Gästezahlen, Mengen oder einzelne Positionen ändern, sind die Anpassungen direkt dort verfügbar, wo sie gebraucht werden — von der Planung bis in die Küche.“
Dadurch fallen viele zusätzliche Abstimmungen und Rückfragen weg. Im Alltag merkt das Team, dass die einzelnen Bereiche deutlich besser ineinandergreifen.
Ehrlich gesagt: noch nicht überall angekommen
Kopf & Gaumen arbeitet sich Schritt für Schritt durch die einzelnen Bereiche und testet, wie gut sie sich in den Arbeitsalltag integrieren lassen. Die Angebotserstellung läuft bereits sehr gut, ebenso die Personalplanung und Mitarbeiterpflege. Als Nächstes nimmt sich das Team Inventar, Equipment und Bestellprozesse vor — mit dem Ziel, auch diese Bereiche so weiterzuentwickeln und zu testen, dass am Ende der gesamte Ablauf reibungslos ineinandergreift.
Für wen es passt — und für wen nicht
Hinrichs sagt klar, wem sie den Wechsel empfiehlt:
„Wenn ihr ein System sucht, das nicht nur eure Prozesse abbildet, sondern mit euren Anforderungen mitwächst, lohnt es sich, den Wechsel zu wagen. Für uns ist besonders spannend, dass wir unsere Erfahrungen aus dem Catering direkt einbringen und das System mitgestalten können — und damit im besten Fall nicht nur unsere eigene Arbeit, sondern auch die anderer Caterer erleichtern.“
Genauso offen benennt Hinrichs die Kehrseite:
„Wer nicht bereit ist, am Anfang Zeit in die Umstellung und die saubere Abbildung der eigenen Prozesse zu investieren, wird vermutlich nicht das volle Potenzial aus dem System herausholen. Die Einführung ist zunächst mit Arbeit verbunden — gerade wenn bestehende Abläufe neu gedacht und Daten übertragen werden müssen. Für uns zeigt sich aber, dass sich dieser Aufwand auszahlt, sobald die Prozesse einmal sauber aufgesetzt sind.“
Ein Satz zum Schluss
„Wir verbringen heute weniger Zeit damit, Informationen zusammenzusuchen, und mehr Zeit damit, unsere Events wirklich zu planen und umzusetzen.“
Lena Hinrichs, Head of Operations, Kopf & Gaumen