Kassa koppelen (LINA)

Met de LINA-koppeling haalt Univents het omzetjournaal van je LINA-kassa op — tafel voor tafel, per bedrijfsdag. Elke tafel wordt aan een evenement toegewezen en staat daarna in de Kassaafstemming. Vanaf daar neem je de consumptie met één klik over in de eindfactuur. Hoe dat werkt, staat in het artikel “Kassaafstemming”. Aan de kassa zelf verandert Univents niets.

Activering

De LINA-koppeling wordt per workspace door Univents geactiveerd. Zonder activering zie je onder Integraties → Kassa geen LINA-kaart. In een workspace is precies één kassa gekoppeld: APRO of LINA.

Aan de kant van LINA boekt je bedrijf bij Gastro-MIS de koppelingsmodules Omzetjournaal lezen (revenuejournal_read) en Artikelstam lezen (merchandisemanagement_read). Zonder het omzetjournaal kan Univents niets ophalen; zonder de artikelstam komen de tafels zonder productgroep binnen en belanden ze allemaal in de categorie voor kassaregels.

Kassa koppelen

Om te koppelen heb je als eigenaar of admin het recht nodig om de instellingen van de workspace te wijzigen.

1. Open in Univents Integraties, categorie Kassa, en klik op LINA-kassa.
2. Kies de Winkel: Live voor je echte kassa of Demowinkel voor een door Gastro-MIS ingerichte testwinkel.
3. Kies de Categorie voor kassaregels. Die is verplicht, omdat een factuur pas met een categorie per regel verstuurd kan worden.
4. Klik op Aanmelden bij LINA. Je komt bij LINA terecht, meldt je aan met een account dat de winkel mag beheren, kiest de winkel en geeft toestemming. Daarna ben je terug in Univents en staat de koppeling.

Als alternatief voer je via Toegangsgegevens invoeren het Client-ID, het Client-Secret en een Refresh-Token uit LINA in (Config → Interfaces → Third Party API). Univents controleert de gegevens meteen bij LINA en slaat ze alleen op als LINA ze accepteert. Het Refresh-Token geldt maar één keer — lukt het koppelen niet, maak dan in LINA een nieuw aan.

Het LINA-adres wijzig je alleen als Gastro-MIS je een ander adres geeft.

Tafels aan evenementen toewijzen

LINA kent geen evenementen. Univents wijst daarom zelf elke tafel toe — op twee manieren die je los van elkaar in- en uitschakelt:

• Via het tafelgebied: onder Tafelgebieden toewijzen zie je de verkooppunten en bedrijfseenheden uit LINA en vink je per gebied de ruimte aan waarin het staat. Een tafel hoort dan bij het evenement dat op het moment van de boeking in die ruimte loopt.
• Via de debiteur: staat er bij de tafel in LINA een debiteur, dan hoort de tafel bij het evenement van de klant met hetzelfde klantnummer (veld “Extern klantnummer”, anders het klantnummer in Univents).

Met Voorlooptijd en Nalooptijd bepaal je hoe lang vóór het begin en na het einde boekingen nog bij het evenement horen (standaard 2 en 6 uur — zo komt ook het laatste drankje na middernacht mee). Geannuleerde evenementen krijgen nooit automatisch een tafel.

Past een tafel bij geen of bij meer dan één evenement, dan wijst Univents niet toe. De tafel staat dan in de kassaafstemming onder Zonder evenement en je wijst hem daar met de hand toe met Bon toewijzen. Er gaat niets verloren. Een handmatige toewijzing blijft bestaan, ook als de tafel later nog eens uit LINA binnenkomt.

Wat gaat naar de eindfactuur?

Onder Betaalwijzen “op rekening” voer je de nummers in van de LINA-betaalwijzen waarmee een tafel open naar de eindfactuur gaat (bijvoorbeeld “Factuur” of “Evenement”). De nummers zie je in het dialoogvenster Tafelgebieden toewijzen onder “Betaalwijzen in LINA”. Met Tafel met debiteur gaat op rekening telt bovendien elke tafel met een debiteur mee.

• Tafels “op rekening” staan in de kassaafstemming als openstaande kassaboekingen van het evenement en kunnen in de eindfactuur worden overgenomen — of met opgave van reden Zonder factuur afhandelen.
• Aan de kassa betaalde tafels (contant, kaart …) staan met betaalwijze bij het evenement onder Op de kassa betaald, worden nooit overgenomen en tellen mee voor de Contante verkoop van de dag.

Stornoboekingen en laat afgesloten tafels haalt Univents alsnog op: elke keer ophalen leest vandaag en de ingestelde Dagen terug (standaard 3). Een geannuleerde tafel heeft daarna geen openstaande posten meer; stond hij al in een factuur, dan krijgt hij de status “controle nodig”.

Ophalen en status

Univents haalt elk uur gegevens op bij LINA. Met Nu ophalen op de LINA-pagina of Met kassa synchroniseren in de kassaafstemming haal je meteen op, bijvoorbeeld direct na het evenement. LINA staat maximaal 100 aanvragen per 15 minuten toe; is de limiet bereikt, probeer het dan na een paar minuten opnieuw.

De status toont de winkel, het laatste ophalen, het aantal bonnen zonder evenement en een fout in gewone taal. Komt er langer dan drie uur niets van LINA, dan krijgen eigenaren en admins een melding. Weigert LINA de aanmelding herhaaldelijk, dan wordt de verbinding verbroken en meld je je opnieuw aan.

Verbinding verbreken

Met Verbinding verbreken stopt Univents het ophalen en verwijdert de aanmelding. Al opgehaalde bonnen, toewijzingen en overgenomen factuurregels blijven behouden en kunnen nog steeds worden gefactureerd.