Assistant IA : discuter avec Univents

Univents Assistant est une fenêtre de chat directement intégrée à votre compte. Il connaît vos événements, votre équipe et vos demandes, répond à vos questions en langage courant et peut, si vous le souhaitez, se charger de tâches à votre place. Vous évitez ainsi de naviguer dans de nombreux menus.

Dans la vidéo, vous posez des questions à l’assistant sur vos propres données, vous lui faites créer un déroulé à partir d’un texte libre, et vous voyez ce que cela coûte et comment recharger votre crédit IA.

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Vous retrouvez aussi les différentes étapes par écrit ci-dessous.

Ouvrir l’assistant

L’assistant se trouve sous la forme d’une icône ronde en bas à droite de votre écran. Voici comment démarrer une conversation :

1. Cliquez en bas à droite sur l’icône ronde de chat (Ouvrir Univents Assistant).
2. La fenêtre de chat s’ouvre. À la première ouverture, vous voyez un court message d’accueil et quelques exemples de questions.
3. Saisissez votre question dans le champ Posez-moi une question… (Entrée pour envoyer) et appuyez sur Entrée pour l’envoyer.

Pour réduire la fenêtre, cliquez en haut à droite sur Fermer (la croix) ou appuyez sur la touche ESC. Remarque : l’assistant n’est actuellement disponible que sur ordinateur, pas sur smartphone. La fenêtre reste ouverte pendant que vous travaillez, de sorte que vous pouvez poser une nouvelle question à tout moment.

Poser des questions et utiliser les exemples

Inutile d’apprendre des commandes par cœur : écrivez simplement comme vous parlez. Lorsque la conversation est encore vide, l’assistant vous accueille et vous propose, sous Par exemple :, trois suggestions cliquables :

• Quels événements ont lieu aujourd'hui ?
• Créer un devis avec le modèle mariage
• Qui est disponible la semaine prochaine ?

Un clic sur l’une de ces suggestions place le texte directement dans le champ de saisie : vous pouvez ensuite l’adapter ou l’envoyer tel quel. L’assistant tient également compte de la page où vous vous trouvez : la section actuelle s’affiche en haut de la fenêtre. Si vous posez une question alors qu’un événement est ouvert, l’assistant sait donc en général de quel événement il s’agit, sans que vous ayez à le préciser à nouveau.

Ce que l’assistant sait faire

Les trois exemples ci-dessus ne sont qu’un aperçu. L’assistant couvre pratiquement tous les domaines d’Univents — voici un aperçu des domaines dans lesquels vous pouvez l’utiliser :

L’assistant couvre en outre d’autres domaines, comme les lieux, les pages de réservation, les règles d’automatisation et les paramètres de votre workspace.

Retrouver des clients à partir d’un produit (recherche inversée)

Vous vous souvenez d’un plat, mais plus de qui l’a commandé ? Demandez-le simplement à l’assistant :

• « Qui a déjà commandé des variations de pain de viande ? »
• « Quels clients avaient de l’escalope panée dans leur devis ? »
• « Montrez-moi tous les clients avec un catering café, triés par chiffre d’affaires. »

L’assistant parcourt tous les devis, factures et bons de livraison de votre workspace — y compris les lignes que vous avez saisies librement et jamais reliées à un produit du catalogue. Vous obtenez les clients avec le nombre de documents (devis et factures comptés séparément), la quantité commandée, le chiffre d’affaires HT et la date du dernier document. Pratique pour des devis de reconduction ciblés : « Qui avait cela l’an dernier et pas encore cette année ? »

Deux précisions :

• Les anciennes appellations sont également trouvées. Si un produit a été renommé entre-temps, la recherche retrouve malgré tout les anciens documents, car elle cherche aussi via le produit de votre catalogue.
• Vous avez besoin d’un accès aux documents financiers. La réponse provient de vos devis et factures. Sans cette autorisation, l’assistant vous l’indique au lieu d’afficher une liste vide.

Modifier, réorganiser et supprimer des lignes sur un document

Sur un Brouillon, l’assistant peut non seulement créer des lignes, mais aussi les modifier et les réorganiser :

• Modifier : « Mets la quantité de Buffet Standard à 135 », « Le prix unitaire du déplacement est de 45 € », « Applique 10 % de remise à la ligne ». Vous pouvez modifier la quantité, le prix unitaire, la désignation, la description, la remise, le taux de taxe et les unités.
• Réorganiser : « Place le déplacement et les tables de brasserie à la fin ». L’assistant réorganise alors toute une section.
• Supprimer : « Retire les serviettes. »

Quelques points qui vous font gagner du temps :

• Le nom suffit. Inutile de chercher la ligne : désignez-la comme elle apparaît sur le document. Si le nom correspond à plusieurs lignes (« Buffet » avec trois lignes de buffet), l’assistant pose la question et vous présente les résultats à choisir, au lieu de deviner.
• Le numéro de document suffit. « Sur ANG-0042, change la quantité … » fonctionne directement, vous n’avez pas besoin d’ouvrir d’abord le document.
• Il indique les nouveaux montants. Après la modification, il vous donne le nouveau total de la ligne et le nouveau total du document — ceux qui ont réellement été enregistrés, et non son propre calcul.

La suppression ne concerne que ce document

Si vous demandez à l’assistant de retirer une ligne, il la retire de ce document uniquement — exactement comme la croix dans l’éditeur de lignes. La ligne de réservation liée et la même ligne présente sur d’autres brouillons du même événement sont conservées.

Si vous voulez vraiment tout supprimer, dites-le explicitement (« aussi de la réservation », « de tous les documents »). L’assistant vous affiche alors avant une carte de confirmation avec les documents concernés et attend que vous cliquiez sur Confirmer.

Quand une modification se répercute

Certaines lignes sont liées entre elles : une ligne issue d’une réservation figure souvent aussi sur un bon de livraison ; les composants d’un pack sont recalculés lorsque vous modifiez la quantité du pack. L’assistant vous signale lorsqu’une modification a touché d’autres documents. S’il ne peut pas le déterminer avec certitude, il vous le dit aussi — au lieu d’affirmer qu’il ne s’est rien passé d’autre.

Les documents envoyés restent verrouillés

Sur un devis envoyé, une commande acceptée ou une facture émise, l’assistant ne modifie rien, pas même l’ordre des lignes. Il vous explique à la place la marche à suivre : créer un nouveau devis, ou rectifier la facture par une correction ou un avoir. Il ne crée un nouveau brouillon que si vous le lui demandez.

Enfin : créer, modifier et supprimer des lignes suppose l’autorisation Modifier pour les finances. Si vous n’avez qu’un accès en lecture aux finances, l’assistant vous l’indique par un message ; l’affichage des documents reste possible.

Ce que l’assistant a le droit de faire dépend de votre rôle

L’assistant n’a jamais plus de droits que vous. C’est une seconde interface pour utiliser Univents, pas un raccourci qui contourne les autorisations — cela vaut aussi bien dans le chat que via une connexion externe (par exemple Claude).

Deux niveaux comptent séparément :

• Consulter et analyser nécessite le droit de lecture sur le domaine concerné. S’il manque, l’assistant le dit ouvertement au lieu d’afficher une liste vide.
• Créer, modifier, supprimer ou envoyer quelque chose nécessite la même autorisation de création, de modification ou de suppression que celle dont vous avez besoin pour le faire en cliquant dans l’app. Si vous ne pouvez que consulter un domaine, l’assistant vous signale l’autorisation manquante — il n’exécute pas l’action à titre de substitution.

Cela concerne par exemple l’attribution ou le retrait de l’accès à l’app, les plans de salle et les Function Sheets, les messages groupés à l’équipe (crew) ou aux clients, l’envoi et la réponse aux e-mails depuis la boîte de réception, les devis créés à partir d’un e-mail et les jours fériés supplémentaires personnalisés.

Si une personne doit pouvoir faire davantage via l’assistant, vous ne modifiez pas l’assistant, mais le rôle de cette personne sous Paramètres → Rôles.

Demander « Où trouver … ? »

Si vous cherchez un domaine, demandez-le simplement — par exemple « où puis-je modifier les lignes » ou « où régler la TVA ». L’assistant vous indique le chemin dans les menus en une ligne et, en dessous, ajoute un lien vers l’article d’aide dont provient l’information. Il vous propose ensuite de vous y amener directement ; cela ne se produit que lorsque vous acceptez.

S’il ne trouve pas le chemin dans la documentation, il le dit ouvertement et vous propose à la place de naviguer vers un domaine approprié. Il ne devine jamais — un chemin de menu inventé vous ferait perdre plus de temps qu’une réponse honnête.

Listes complètes : l’assistant dit ce qu’il n’a pas encore vu

Lorsque vous l’interrogez sur de nombreux enregistrements — « combien de produits ai-je ? », « liste tous les articles à moins de 1 € » —, l’assistant les charge page par page, et non d’un seul coup. Il connaît le nombre total exact et vous indique lorsqu’il n’en a vu qu’une partie : il vous donne alors le nombre d’entrées manquantes ou les charge, au lieu de déduire l’ensemble du stock à partir de la première page.

Concrètement :

• « Ce sont tous » : il ne le dit que s’il les a vraiment tous chargés.
• « Ce produit n’existe pas » : il ne le dit qu’après avoir parcouru toutes les pages — avant cela, il continue de charger.
• Si vous voulez un vrai total, demandez-le directement (« combien y en a-t-il au total ? »). Le nombre provient de la base de données, pas d’une estimation.

Si vous filtrez en même temps (par exemple par catégorie ou par mot-clé), le total se rapporte précisément à ce filtre.

Ce que l’assistant n’affirme pas

L’assistant ne répond que sur la base de ce qu’il a réellement lu — dans vos données ou dans une source qu’il justifie par un numéro tel que [1]. Lorsqu’il n’a ni l’un ni l’autre, il le dit et propose de vérifier, au lieu de donner une supposition plausible. Cela concerne surtout trois cas :

• Chiffres et quantités. Pourquoi une ligne a telle quantité, combien d’enregistrements existent, combien coûte telle chose — il vérifie.
• « La fonction X existe-t-elle ? » Savoir si un paramètre, une action d’automatisation ou un champ existe, il le vérifie, au lieu de répondre oui ou non de mémoire.
• Formats et aspects juridiques. Quel format de facture électronique est généré, quel délai s’applique : uniquement avec justificatif, sinon rien.

Un honnête « je ne sais pas, voulez-vous que je vérifie ? » est voulu ici. Un chiffre inventé vous coûte plus de temps qu’une question de précision — et, dans le doute, on ne peut pas voir qu’il est faux.

Le même principe s’applique à la suppression : si un produit était déjà supprimé, il répond « était déjà supprimé » au lieu d’afficher un message d’erreur. S’il ne trouve rien pour un numéro, il n’essaie pas le suivant, mais cherche le bon enregistrement.

Dicter à la voix

Si votre navigateur le prend en charge, vous pouvez dicter votre question au lieu de la taper. Une icône de microphone apparaît alors à côté du champ de saisie.

1. Cliquez sur le microphone (Démarrer la saisie vocale).
2. Autorisez une fois l’accès à votre microphone si le navigateur vous le demande.
3. Dites votre question ; le texte dicté s’affiche au fur et à mesure dans le champ de saisie.
4. Cliquez de nouveau sur le bouton (Arrêter la saisie vocale) pour terminer l’enregistrement.

Le texte déjà saisi est conservé, la dictée s’y ajoute simplement. Vous pouvez ensuite corriger le texte et l’envoyer comme d’habitude avec Entrée. Si aucun microphone n’apparaît, votre navigateur ne prend pas en charge la fonction : tapez alors simplement votre question.

Joindre des images et des fichiers

À côté du champ de saisie, vous trouvez un trombone. Il vous permet de joindre à votre message une image (par exemple une capture d’écran), un PDF, un document Word ou un tableau Excel — l’assistant voit le contenu et peut travailler avec, par exemple reprendre des tâches à partir d’une liste figurant sur l’image.

Bon à savoir : l’assistant conserve les dernières images jointes dans la conversation — vous pouvez donc vous référer à une capture d’écran encore un message plus tard (« et maintenant crée des tâches à partir de cela »). Si vous joignez beaucoup d’images à la suite, les trois plus récentes restent visibles ; il ne peut plus regarder les plus anciennes et vous le dit au lieu de deviner — il vous suffit alors de joindre à nouveau l’image. Pour les fichiers PDF, Word et Excel, le texte reste disponible pendant toute la conversation.

Choisir le modèle : Simple ou Complexe

Au-dessus du champ de saisie, vous trouvez le sélecteur Modèle avec deux options : Simple et Complexe.

• Simple est le réglage par défaut et suffisamment rapide pour la plupart des questions et des tâches.
• Complexe utilise un modèle plus performant, adapté aux tâches plus difficiles — le bouton à côté signale en contrepartie un coût plus élevé par message.

Votre choix s’applique à la conversation en cours : tant que vous restez dans la même conversation, le réglage est conservé, même si vous changez de page entre-temps. Une nouvelle conversation redémarre toujours avec Simple. Pendant qu’une réponse est en cours, le sélecteur ne peut pas être utilisé.

Lorsque le crédit IA est épuisé

Les questions comme les actions de l’assistant consomment le crédit IA de votre workspace — Complexe en consomme donc davantage que Simple. Lorsque le crédit est épuisé, l’assistant affiche le message Crédit IA épuisé. Veuillez recharger votre crédit pour continuer à utiliser l’IA. Pour savoir comment consulter votre solde, recharger votre crédit ou configurer un rechargement automatique, consultez Crédit IA et utilisation.

Confirmer des actions

L’assistant ne se contente pas de répondre à des questions : il peut aussi exécuter des actions, par exemple envoyer un document ou enregistrer un paiement. Pour que rien ne se passe involontairement, il demande confirmation avant de telles étapes. Une carte s’affiche avec un titre indiquant ce qu’il prévoit de faire, un court résumé et les détails.

• Avec Confirmer, vous exécutez l’action.
• Avec Annuler, vous l’abandonnez : il ne se passe alors rien.

Après la confirmation, la carte se réduit à une courte ligne. Via Détails, vous pouvez la déplier à nouveau pour voir précisément ce qui s’est passé et quand. Si une confirmation reste en attente trop longtemps, elle expire (Confirmation expirée — veuillez saisir à nouveau) ; saisissez alors simplement votre instruction à nouveau.

Gros travaux : l’assistant fait une pause au lieu d’abandonner

Pour les travaux qui demandent de nombreuses étapes — par exemple « crée ces 40 articles » ou « supprime les produits de test » —, l’assistant avance étape par étape. Deux limites peuvent alors être atteintes :

• Il a atteint la limite de 16 étapes de travail par message.
• Il approche de la limite de temps pour un seul message.

Dans les deux cas, il n’abandonne pas silencieusement : il écrit une note dans le chat et fait une pause. Écrivez alors simplement Continuer, et il reprend exactement là où il s’était arrêté. Il ne répète pas les étapes déjà effectuées.

Tout ce que l’assistant a fait jusqu’à la pause figure dans l’historique de la conversation — vous voyez donc à tout moment où il en est.

Si vous rechargez la page en cours de route

L’historique est enregistré en continu pendant le travail, et pas seulement à la fin. Si vous rechargez la page au milieu d’un long travail ou fermez l’onglet, tout ce qui précède est toujours là lorsque vous rouvrez la conversation. Un travail interrompu ne laisse donc plus un chat vide.

Un travail par conversation

Par conversation, l’assistant ne travaille jamais que sur une seule chose à la fois. Si vous envoyez un deuxième message alors qu’un travail est encore en cours — par exemple depuis un second onglet ou juste après Arrêter la réponse —, il ne l’accepte pas et indique : Un travail est encore en cours pour cette conversation. Veuillez attendre qu’il soit terminé, puis renvoyez votre message.

C’est voulu : deux travaux simultanés dans la même conversation pourraient exécuter deux fois la même instruction — et donc, par exemple, supprimer ou créer deux fois des produits. Votre message reste affiché dans l’historique : vous pouvez donc l’y copier et le renvoyer dès que le travail en cours est terminé.

Si vous souhaitez poser en parallèle une autre question, lancez une Nouvelle conversation via l’icône en forme de crayon — vous pouvez y continuer à travailler immédiatement.

Retrouver d’anciennes conversations

Vos conversations sont enregistrées : vous pouvez donc revenir à tout moment à un ancien historique.

1. Cliquez en haut de la fenêtre sur l’icône en forme de bulle (Afficher les conversations).
2. La vue Conversations affiche tous les historiques précédents avec leur titre et leur date.
3. Cliquez sur une entrée pour rouvrir la conversation.

Si vous préférez repartir de zéro, cliquez en haut sur l’icône en forme de crayon (Démarrer une nouvelle conversation). Pendant qu’une réponse est en cours, vous voyez l’indication Génération de la réponse…, et le bouton d’envoi se transforme en bouton d’arrêt : avec Arrêter la réponse, vous interrompez à tout moment une réponse en cours.

Conseils

• Soyez concret : plus votre question est précise, plus la réponse l’est aussi. Au lieu de « Montrez-moi des événements », préférez « Quels événements ont lieu cette semaine ? ».
• Utilisez le contexte : ouvrez d’abord l’événement ou la demande concerné(e), l’assistant pourra alors s’y référer directement.
• Vérifiez les cartes de confirmation : pour des actions comme l’envoi de documents, lisez rapidement le résumé avant de cliquer sur Confirmer.
• Contrôlez les montants sur les documents : lorsque l’assistant crée des lignes, il saisit séparément le prix unitaire et les quantités (par ex. 1 × 3 personnes × 3 heures × 39,92 €). Pour les produits facturés par personne ou par heure, jetez un œil au total de la ligne avant l’envoi : les quantités proviennent de votre événement, et si le nombre de personnes ou la durée qui y figure diffère de ce qui a été convenu, la ligne est calculée avec ces valeurs.
• Suivez les sources : pour les questions sur les fonctions d’Univents ou sur votre base de connaissances, l’assistant signale chaque affirmation étayée directement dans le texte par une petite référence numérotée comme [1]. Touchez-la ou survolez-la pour afficher l’extrait de texte ; pour les articles d’aide, un clic ouvre l’article dans un nouvel onglet. Pour en savoir plus, consultez Réponses de l’IA avec sources (base de connaissances).