AI-assistent: chatten met Univents

Open de AI-assistent in de app, stel vragen over evenementen en je team en laat taken uitvoeren in gewone taal.

De Univents Assistant is een chatvenster direct in je account. Hij kent je evenementen, je team en je aanvragen, beantwoordt vragen in gewone taal en kan op verzoek ook taken voor je uitvoeren. Zo hoef je minder door menu’s te klikken.

In de video stel je de assistent vragen over je eigen gegevens, laat je hem een draaiboek aanmaken op basis van vrije tekst en zie je wat dat kost en hoe je je AI-tegoed oplaadt.

AI-assistent: vragen laten beantwoorden en taken direct laten uitvoeren

Hieronder vind je de afzonderlijke stappen ook om na te lezen.

De assistent openen

De assistent staat als rond pictogram rechtsonder in de hoek van je scherm. Zo start je een gesprek:

Klik rechtsonder op het ronde chatpictogram (Univents Assistant openen).
Het chatvenster klapt open. Bij de eerste keer zie je een korte begroeting en een paar voorbeeldvragen.
Typ je vraag in het invoerveld Vraag me iets… (Enter om te versturen) en druk op Enter om hem te versturen.

Om het venster te sluiten klik je rechtsboven in het venster op Sluiten (het kruisje) of druk je op de ESC-toets. Let op: de assistent is momenteel alleen beschikbaar op desktop, niet op de smartphone. Het venster blijft open terwijl je werkt, zodat je op elk moment een nieuwe vraag kunt stellen.

Vragen stellen en voorbeelden gebruiken

Je hoeft geen commando’s uit je hoofd te leren, schrijf gewoon zoals je praat. Als het gesprek nog leeg is, begroet de assistent je en toont hij onder Bijvoorbeeld: drie aanklikbare suggesties:

Welke evenementen zijn er vandaag?
Maak een offerte met het bruiloftssjabloon
Wie is volgende week beschikbaar?

Met een klik op een van deze suggesties komt de tekst direct in het invoerveld te staan. Je kunt hem dan nog aanpassen of meteen versturen. De assistent houdt er ook rekening mee op welke pagina je zit: bovenin het venster zie je het huidige gedeelte. Stel je dus een vraag terwijl je een evenement open hebt, dan weet de assistent doorgaans welk evenement je bedoelt, zonder dat je het opnieuw hoeft te noemen.

Wat de assistent allemaal kan

De drie voorbeelden hierboven zijn slechts een greep. De assistent dekt vrijwel alle onderdelen van Univents af. Hier een overzicht van waarvoor je hem kunt inzetten:

Gebied	Voorbeelden
Evenementen	„Welke evenementen zijn er deze week?”, „Maak een nieuw evenement aan”
Aanvragen	„Toon openstaande aanvragen”, „Maak een offerte op basis van deze aanvraag”
Draaiboeken	„Maak een draaiboek voor evenement XY”
Personeel & crew	„Wie is volgende week beschikbaar?”, „Wijs medewerker XY toe aan de dienst”
Documenten	„Maak een factuur op basis van de offerte”, „Hoeveel facturen zijn achterstallig?”
Inkoopfacturen	„Welke inkoopfacturen horen bij dit evenement?”, „Corrigeer het factuurnummer van de factuur van Metro”
Leveranciersbestellingen	„Stuur de bestelling naar de leverancier”
Contacten	„Maak een nieuw contact aan”, „Toon inactieve contacten”, „Wie heeft ooit Fleischkäse besteld?”
Contracten	„Stuur het contract ter ondertekening”
Function Sheets	„Maak een Function Sheet voor het evenement”
Inventaris	„Maak een nieuw product aan”, „Pas de voorraad aan”
Taken	„Maak een taak voor het team”
Rapporten	„Hoe was de omzet vorige maand?”, „Toon mijn beste klanten”
Imports	„Importeer deze Excel-lijst met contacten”
Vertaling	„Vertaal de offerte naar het Engels”
Reeksen	„Verleng de reeks met drie maanden”

Daarnaast dekt de assistent nog andere gebieden af, zoals locaties, boekingspagina’s, automatiseringsregels en de instellingen van je workspace.

Klanten bij een product vinden (omgekeerd zoeken)

Weet je nog welk gerecht het was, maar niet meer wie het heeft besteld? Vraag het de assistent gewoon:

„Wie heeft ooit Fleischkäse Variationen besteld?”
„Welke klanten hadden gepaneerde schnitzel in de offerte?”
„Toon me alle klanten met koffiecatering, gesorteerd op omzet.”

De assistent doorzoekt alle offertes, facturen en pakbonnen in je workspace, ook regels die jullie vrij hebben getypt en nooit aan een product uit de catalogus hebben gekoppeld. Je krijgt de klanten terug met het aantal documenten (offertes en facturen apart), het bestelde aantal, de nettoomzet en de datum van het laatste document. Handig voor gerichte vervolgofferten: „Wie had dit vorig jaar en dit jaar nog niet?”

Twee dingen hierbij:

Ook oude schrijfwijzen worden gevonden. Is een product ondertussen hernoemd, dan vindt de zoekopdracht de oude documenten toch, omdat er ook wordt gezocht via het product uit je catalogus.
Je hebt toegang tot financiële documenten nodig. Het antwoord komt uit jullie offertes en facturen. Zonder deze machtiging zegt de assistent dat, in plaats van een lege lijst te tonen.

Regels op een document wijzigen, herschikken en verwijderen

Op een Concept kan de assistent regels niet alleen aanmaken, maar ook wijzigen en herschikken:

Wijzigen: „Zet het aantal van Buffet Standard op 135”, „De prijs per stuk van de voorrijkosten is € 45”, „Geef de regel 10% korting”. Je kunt aantal, prijs per stuk, naam, omschrijving, korting, btw-tarief en eenheden wijzigen.
Herschikken: „Zet voorrijkosten en biertafels onderaan.” De assistent sorteert daarbij een hele sectie opnieuw.
Verwijderen: „Haal de servetten eraf.”

Een paar dingen die je werk besparen:

De naam volstaat. Je hoeft geen regel op te zoeken, noem hem zoals hij op het document staat. Past de naam op meerdere regels („Buffet” bij drie buffetregels), dan vraagt de assistent het na en toont hij de treffers om uit te kiezen, in plaats van te gokken.
Het documentnummer volstaat. „Wijzig op ANG-0042 het aantal …” werkt direct, je hoeft het document niet eerst te openen.
Hij noemt de nieuwe bedragen. Na de wijziging vertelt hij je het nieuwe regeltotaal en het nieuwe documenttotaal, en wel de bedragen die echt zijn opgeslagen, niet zijn eigen berekening.

Verwijderen geldt alleen voor dit document

Vraag je de assistent een regel te verwijderen, dan verwijdert hij die uit precies dit document, net als het kruisje in de regeleditor. De gekoppelde boekingsregel en dezelfde regel op andere concepten van hetzelfde evenement blijven bestaan.

Moet echt alles weg, zeg dat dan uitdrukkelijk („ook uit de boeking”, „uit alle documenten”). Dan toont de assistent je van tevoren een bevestigingskaart met de betrokken documenten en wacht hij op jouw Bevestigen.

Als een wijziging doorwerkt

Sommige regels hangen met elkaar samen: een regel die uit een boeking komt, staat vaak ook op een pakbon, en de onderdelen van een pakket worden opnieuw berekend als je het aantal van het pakket wijzigt. De assistent meldt het je als een wijziging ook andere documenten heeft geraakt. Kan hij dat niet zeker vaststellen, dan zegt hij ook dat, in plaats van te beweren dat er verder niets is gebeurd.

Verzonden documenten blijven vergrendeld

Op een verzonden offerte, een geaccepteerde bestelling of een uitgegeven factuur wijzigt de assistent niets, ook niet de volgorde. In plaats daarvan legt hij je de route uit: een nieuwe offerte aanmaken of de factuur corrigeren via een correctie of creditnota. Een nieuw concept maakt hij alleen aan als je hem daarom vraagt.

En: regels aanmaken, wijzigen en verwijderen vereist de machtiging Bewerken voor financiën. Wie financiën alleen mag lezen, krijgt van de assistent een bijbehorende melding; documenten bekijken werkt gewoon.

Wat de assistent mag, hangt af van je rol

De assistent heeft nooit meer rechten dan jij zelf. Hij is een tweede bedieningsomgeving voor Univents en geen sluiproute langs de machtigingen. Dat geldt in de chat net zo goed als via een externe koppeling (bijvoorbeeld Claude).

Twee niveaus tellen daarbij apart:

Bekijken en analyseren vraagt om de leesmachtiging voor het betreffende gebied. Ontbreekt die, dan zegt de assistent dat openlijk, in plaats van een lege lijst te tonen.
Iets aanmaken, wijzigen, verwijderen of versturen vraagt om dezelfde machtiging voor aanmaken, bewerken of verwijderen die je ook nodig hebt om het in de app aan te klikken. Mag je een gebied alleen bekijken, dan krijg je van de assistent een melding over de ontbrekende machtiging. Hij voert de actie niet alsnog voor je uit.

Dit geldt bijvoorbeeld voor app-toegang verlenen of intrekken, zaalplannen en Function Sheets, bulkberichten aan crew of klanten, e-mails uit de inbox versturen en beantwoorden, offertes op basis van een e-mail en eigen extra feestdagen.

Moet iemand via de assistent meer kunnen doen, dan pas je niet de assistent aan, maar de rol van die persoon onder Instellingen → Rollen.

Vragen „Waar vind ik …?”

Zoek je een bepaald gedeelte, vraag er dan gewoon naar, bijvoorbeeld „waar kan ik de regels wijzigen” of „waar stel ik de btw in”. De assistent noemt je de route door het menu in één regel en linkt eronder naar het helpartikel waar de informatie vandaan komt. Daarna biedt hij aan je er direct naartoe te brengen. Dat gebeurt pas als je akkoord geeft.

Vindt hij de route niet in de documentatie, dan zegt hij dat openlijk en biedt hij in plaats daarvan aan naar een passend gedeelte te navigeren. Hij gokt nooit: een verzonnen menupad kost je meer tijd dan een eerlijk antwoord.

Volledige lijsten: de assistent zegt wat hij nog niet heeft gezien

Vraag je naar veel records, zoals „hoeveel producten heb ik?” of „toon alle artikelen onder € 1”, dan laadt de assistent ze pagina voor pagina en niet in één keer. Hij kent daarbij het exacte totaal en zegt het je als hij pas een deel heeft gezien: dan noemt hij het aantal ontbrekende items of laadt hij ze alsnog, in plaats van uit de eerste pagina te concluderen hoe het hele bestand eruitziet.

In de praktijk betekent dat:

„Dat zijn ze allemaal” zegt hij alleen als hij echt alles heeft geladen.
„Zo’n product bestaat niet” zegt hij pas als hij alle pagina’s heeft doorgenomen. Daarvoor laadt hij gewoon verder.
Wil je een echt totaal, vraag er dan gerust direct naar („hoeveel zijn het er in totaal?”). Het getal komt uit de database, niet uit een schatting.

Filter je daarbij (bijvoorbeeld op een categorie of een zoekterm), dan heeft het totaal betrekking op precies dat filter.

Wat de assistent niet beweert

De assistent antwoordt alleen op basis van wat hij daadwerkelijk heeft gelezen, uit je gegevens of uit een bron die hij onderbouwt met een nummer zoals [1]. Heeft hij geen van beide, dan zegt hij dat en biedt hij aan het na te gaan, in plaats van een aannemelijke gok te geven. Dat geldt vooral in drie gevallen:

Getallen en aantallen. Waarom een regel een bepaald aantal heeft, hoeveel records er zijn, wat iets kost: dat zoekt hij op.
„Bestaat functie X?” Of een instelling, een automatiseringsactie of een veld bestaat, zoekt hij op in plaats van het uit zijn geheugen te bevestigen of te ontkennen.
Formaten en juridische zaken. Welk e-factuurformaat wordt aangemaakt, welke termijn geldt: alleen met bron of helemaal niet.

Een eerlijk „weet ik niet, zal ik het opzoeken?” is hier bedoeld. Een verzonnen getal kost je meer tijd dan een wwedervraag en is in geval van twijfel niet als onjuist te herkennen.

Bij verwijderen geldt hetzelfde principe: was een product al verwijderd, dan zegt hij „was al verwijderd” in plaats van een foutmelding te geven. Vindt hij bij een nummer niets, dan probeert hij niet het volgende nummer, maar zoekt hij het juiste record.

Inspreken

Als je browser het ondersteunt, kun je je vraag ook inspreken in plaats van typen. Naast het invoerveld verschijnt dan een microfoonpictogram.

Klik op de microfoon (Spraakinvoer starten).
Geef de browser eenmalig toegang tot je microfoon, als hij daarom vraagt.
Spreek je vraag in, de gesproken tekst verschijnt gaandeweg in het invoerveld.
Klik opnieuw op de knop (Spraakinvoer stoppen) om de opname te beëindigen.

Tekst die je al hebt getypt blijft behouden, het dictaat wordt eraan toegevoegd. Daarna kun je de tekst nog corrigeren en zoals gewoonlijk versturen met Enter. Verschijnt er geen microfoon, dan ondersteunt je browser de functie niet. Typ je vraag dan gewoon.

Afbeeldingen en bestanden bijvoegen

Naast het invoerveld vind je een paperclip. Daarmee voeg je een afbeelding (bijvoorbeeld een screenshot), een PDF, een Word-document of een Excel-bestand bij je bericht toe. De assistent ziet de inhoud en kan ermee werken, bijvoorbeeld taken overnemen uit een lijst in de afbeelding.

Goed om te weten: de assistent houdt de laatst bijgevoegde afbeeldingen in het gesprek vast, dus je kunt ook nog een bericht later naar een screenshot verwijzen („maak hier nu taken van”). Voeg je veel afbeeldingen na elkaar toe, dan blijven de drie meest recente zichtbaar. Oudere kan hij niet meer bekijken en dat zegt hij je dan, in plaats van te gokken. Voeg de afbeelding dan gewoon opnieuw toe. Bij PDF-, Word- en Excel-bestanden blijft de tekst het hele gesprek beschikbaar.

Model kiezen: Eenvoudig of Complex

Boven het invoerveld vind je de schakelaar Model met twee opties: Eenvoudig en Complex.

Eenvoudig is de standaardinstelling en voor de meeste vragen en taken snel genoeg.
Complex zet een krachtiger model in dat geschikt is voor moeilijkere taken. Daarom wijst de knop direct ernaast op hogere kosten per bericht.

Je keuze geldt voor het lopende gesprek: zolang je in hetzelfde gesprek blijft, blijft de instelling behouden, ook als je tussendoor van pagina wisselt. Een nieuw gesprek begint weer met Eenvoudig. Terwijl een antwoord wordt gegenereerd, kun je de schakelaar niet bedienen.

Als het AI-tegoed op is

Zowel vragen als acties van de assistent verbruiken het AI-tegoed van je workspace, bij Complex dus meer dan bij Eenvoudig. Is het tegoed op, dan toont de assistent de melding AI-tegoed op. Laad je tegoed op om verder te werken met de AI. Hoe je je saldo bekijkt, je tegoed oplaadt of een automatische opwaardering instelt, lees je in AI-tegoed en gebruik.

Acties bevestigen

De assistent beantwoordt niet alleen vragen, hij kan ook dingen uitvoeren, bijvoorbeeld een document versturen of een betaling boeken. Zodat er niets ongewild gebeurt, vraagt hij vóór zulke stappen om bevestiging. Er verschijnt een kaart met een kop over wat hij van plan is, een korte samenvatting en de details.

Met Bevestigen voer je de actie uit.
Met Annuleren verwerp je haar, er gebeurt dan niets.

Na het bevestigen krimpt de kaart in tot een korte regel. Via Details klap je hem weer open en zie je wat er precies is gebeurd en wanneer. Wacht een bevestiging te lang, dan verloopt ze (Bevestiging verlopen — voer opnieuw in). Geef je opdracht dan gewoon opnieuw.

Grote opdrachten: de assistent pauzeert in plaats van af te breken

Voor opdrachten die veel stappen vragen, zoals „maak deze 40 artikelen aan” of „ruim de testproducten op”, werkt de assistent stap voor stap. Daarbij kunnen twee grenzen worden bereikt:

Hij heeft de limiet van 16 werkstappen per bericht bereikt.
Hij nadert de tijdslimiet voor één bericht.

In beide gevallen breekt hij niet stilzwijgend af, maar schrijft hij een notitie in de chat en pauzeert hij. Schrijf dan gewoon Doorgaan, en hij gaat verder op precies de plek waar hij was gebleven. Stappen die al klaar zijn, herhaalt hij niet.

Alles wat de assistent tot aan de pauze heeft gedaan, staat in het gesprek, dus je ziet altijd hoe ver hij is gekomen.

Als je halverwege herlaadt

Het verloop wordt tijdens het werk doorlopend opgeslagen, niet pas aan het eind. Herlaad je de pagina midden in een lange opdracht of sluit je het tabblad, dan is alles tot dat punt er nog als je het gesprek weer opent. Een onderbroken opdracht laat dus geen lege chat meer achter.

Eén opdracht per gesprek

Per gesprek werkt de assistent steeds maar aan één ding tegelijk. Stuur je een tweede bericht terwijl er nog een opdracht loopt, bijvoorbeeld vanuit een tweede tabblad of direct na Antwoord stoppen, dan neemt hij het niet aan en meldt hij: Voor dit gesprek loopt nog een opdracht. Wacht tot die klaar is en stuur je bericht daarna opnieuw.

Dat is bewust: twee gelijktijdige opdrachten in hetzelfde gesprek kunnen dezelfde instructie dubbel uitvoeren en daarmee bijvoorbeeld producten twee keer verwijderen of twee keer aanmaken. Je bericht blijft als bericht in het verloop staan, dus je kunt het daar kopiëren en opnieuw versturen zodra de lopende opdracht klaar is.

Wil je tegelijk iets anders vragen, start dan via het potloodpictogram een Nieuw gesprek. Daar kun je meteen verder werken.

Eerdere gesprekken terugvinden

Je gesprekken worden opgeslagen, dus je kunt altijd terug naar een eerder verloop.

Klik bovenin het venster op het spraakwolkje (Gesprekken tonen).
De weergave Gesprekken toont alle eerdere gesprekken met titel en datum.
Klik op een item om het gesprek weer te openen.

Wil je opnieuw beginnen, klik dan bovenin op het potloodpictogram (Nieuw gesprek starten). Terwijl een antwoord loopt, zie je de melding Antwoord wordt gegenereerd… en wordt de verzendknop een stopknop: met Antwoord stoppen breek je een lopend antwoord op elk moment af.

Tips

Wees concreet: hoe preciezer je vraag, hoe nauwkeuriger het antwoord. Vraag liever „Welke evenementen zijn er deze week?” dan „Toon evenementen”.
Gebruik de context: open eerst het juiste evenement of de juiste aanvraag, dan kan de assistent er direct naar verwijzen.
Controleer bevestigingskaarten: lees bij acties zoals het versturen van documenten kort de samenvatting voordat je op Bevestigen klikt.
Controleer bedragen op documenten: maakt de assistent regels aan, dan voert hij prijs per stuk en aantallen apart in (bijv. 1 × 3 personen × 3 uur × € 39,92). Kijk bij producten die per persoon of per uur worden afgerekend vóór het versturen even naar het regeltotaal: de aantallen komen uit je evenement. Staat daar een ander aantal personen of een andere duur dan afgesproken, dan rekent de regel daarmee.
Volg de bronnen: bij vragen over functies van Univents of over je kennisbank markeert de assistent elke onderbouwde bewering direct in de tekst met een klein genummerd bronnummer zoals [1]. Tik erop of ga erover met je muis voor het tekstfragment. Bij helpartikelen opent een klik het artikel in een nieuw tabblad. Meer hierover in AI-antwoorden met bronvermelding (kennisbank).