Besoins par fournisseur sur une période : commander une fois au lieu de cinq
Après la lecture de cet article, vous saurez afficher, pour une période de votre choix, la marchandise dont vous avez besoin pour l’ensemble des événements, lire le résultat regroupé par fournisseur, retrouver l’origine de chaque quantité par événement et créer en un clic des brouillons de commande par fournisseur — sans qu’aucun e-mail ne soit envoyé.
Si vous faites vos achats le lundi pour toute la semaine suivante, vous voulez une commande par fournisseur — pas une par événement. Les nombreuses petites commandes entraînent des surcoûts, car le montant minimum de commande n’est pas atteint, et elles se heurtent à des goulets d’étranglement sur les jours de livraison.
C’est précisément à cela que sert la section Besoins par fournisseur : vous choisissez une période, et Univents additionne ce qui est nécessaire sur cette période pour l’ensemble des événements.
Où la trouver
Sous Inventaire, cliquez sur Besoins par fournisseur sur une période (sous les indicateurs). Vous arrivez sur la page d’approvisionnement, qui comporte deux sections :
- Stock minimum — ce qui commence à manquer en stock (voir Stock minimum & réapprovisionnement)
- Besoins par fournisseur — ce dont vous avez besoin sur une période
La tuile STOCK BAS mène également à cette page.
Choisir la période
À l’ouverture, c’est la semaine prochaine, du lundi au dimanche, qui est sélectionnée — le cas habituel lorsque vous commandez le lundi pour la semaine suivante. Deux boutons permettent de basculer rapidement :
- Cette semaine — du lundi au dimanche de la semaine en cours
- Semaine suivante — du lundi au dimanche de la semaine à venir
Pour toute autre période, saisissez les dates dans Du et Au, puis validez avec Appliquer la période. La période choisie figure dans la barre d’adresse : vous pouvez donc envoyer le lien à un collègue ou l’enregistrer dans vos favoris.
C’est la Date de début de l’événement qui fait foi. Les périodes de plus de 92 jours ne sont pas possibles ; vous recevez alors un message plutôt qu’une liste tronquée.
Ce qui entre dans le calcul
- Tous les événements de la période dont la date de début se situe dans la fenêtre.
- Les événements annulés ne comptent pas — leurs quantités manquent dans le total.
- Les packs et les recettes sont décomposés. La liste affiche les ingrédients que vous commandez réellement — pas le pack lui-même.
- Ce sont les mêmes données qui sont prises en compte que pour une commande passée depuis un événement isolé. Ainsi, un fournisseur ne reçoit pas deux quantités différentes selon le chemin emprunté.
Lire la liste
Le résultat est regroupé par Livreur — comme vous passez vos commandes. Pour chaque ligne, vous voyez :
| Colonne | Signification |
|---|---|
| Article | Le nom de l’article. Un clic déroule l’origine. |
| Réf. fournisseur | La référence de votre fournisseur renseignée sur l’article. |
| Quantité totale | La somme pour tous les événements de la période. |
| Conditionnement | Indication du nombre approximatif de conditionnements, p. ex. « ≈ 2 × caisse de 12 ». |
Un clic sur le nom de l’article indique de quels événements la quantité se compose — avec la date et la quantité partielle. Vous voyez ainsi tout de suite si une quantité inhabituellement élevée tient à un seul gros événement.
À propos du conditionnement : l’indication est toujours calculée sur la quantité totale, jamais par événement. Trois événements de 5 pièces chacun et un conditionnement de 12 donnent « ≈ 2 » — et non trois arrondis supérieurs, soit 3. C’est la quantité exacte qui est commandée ; le conditionnement reste une indication visuelle.
Articles sans fournisseur
Si aucun fournisseur n’est renseigné pour un article, il apparaît tout en bas, dans un groupe distinct Aucun fournisseur renseigné. Il n’est jamais omis en silence — vous finiriez simplement par l’oublier. Avec Renseigner le fournisseur sur l'article, vous accédez directement à l’article et pouvez le compléter ; au prochain chargement, il apparaît dans le bon groupe.
Reprendre dans le brouillon de commande
- Ajouter au brouillon de commande sur un groupe de fournisseur crée le brouillon pour ce fournisseur précis.
- Tout ajouter aux brouillons de commande en haut à droite le fait pour tous les groupes en une seule fois.
C’est toujours la quantité exacte qui est reprise, pas celle arrondie au conditionnement.
Aucun e-mail n’est envoyé. Un brouillon n’est pas encore une commande. L’envoi se fait volontairement dans un second temps, sous Commandes ouvertes dans la section Stock minimum — vous y voyez au préalable ce que le fournisseur recevra et pouvez encore modifier les lignes.
Deux choses se passent automatiquement comme il faut :
- Un deuxième clic ne crée pas de deuxième brouillon. Il existe un brouillon ouvert par fournisseur ; une nouvelle reprise le met à jour.
- Ce que vous avez repris auparavant depuis le stock minimum est conservé. Les deux sections alimentent le même brouillon par fournisseur — les besoins de la période n’écrasent que les articles qu’ils apportent eux-mêmes.
Questions fréquentes
Pourquoi la liste est-elle vide alors qu’il y a des événements sur la période ? Soit aucun article n’y est réservé, soit les événements sont annulés. Vérifiez l’onglet Réservations de l’un des événements.
Pourquoi un article apparaît-il deux fois dans le même groupe ? Parce qu’il est réservé dans deux unités différentes. Deux unités ne sont jamais fusionnées en un seul total — ce serait de la devinette.
Pourquoi un article apparaît-il sous un autre fournisseur que celui renseigné sur l’article ? Parce que la ligne de réservation porte son propre fournisseur. Le fournisseur de la ligne l’emporte toujours sur celui de l’article.
J’ai besoin que le stock soit déduit. C’est volontairement la section Stock minimum qui s’en charge. Ici figurent les besoins bruts issus des événements, afin que le chiffre reste sans ambiguïté.