Behoefte per leverancier over een periode: één keer bestellen in plaats van vijf keer
Na dit artikel kun je voor een vrij te kiezen periode zien hoeveel goederen je over alle evenementen heen nodig hebt, het resultaat gegroepeerd per leverancier lezen, de herkomst van elk aantal per evenement terugvinden en met één klik bestelconcepten per leverancier aanmaken, zonder dat er een e-mail wordt verstuurd.
Als je op maandag inkoopt voor de hele week erna, wil je één bestelling per leverancier, niet één per evenement. Veel kleine bestellingen kosten toeslagen omdat de minimumbestelwaarde niet wordt gehaald, en ze lopen vast op knelpunten bij de bezorgdagen.
Daarvoor is er het gedeelte Behoefte per leverancier: je kiest een periode en Univents telt op wat er in die tijd over alle evenementen heen nodig is.
Waar vind je het
Onder Inventaris klik je op Behoefte per leverancier over een periode (onder de kengetallen). Je komt op de inkooppagina, die uit twee gedeelten bestaat:
- Minimumvoorraad — wat er in het magazijn schaars wordt (zie Minimumvoorraad & nabestelling)
- Behoefte per leverancier — wat er in een periode nodig is
De tegel LAGE VOORRAAD brengt je ook naar deze pagina.
Periode kiezen
Bij het openen staat de komende week van maandag tot en met zondag ingesteld. Dat is het gebruikelijke geval als je op maandag bestelt voor de week erna. Met twee knoppen schakel je snel om:
- Deze week — maandag tot en met zondag van de lopende week
- Volgende week — maandag tot en met zondag van de komende week
Elke andere periode voer je in bij Van en Tot, en je bevestigt met Periode toepassen. De gekozen periode staat in de adresbalk, dus je kunt de link naar een collega sturen of als bladwijzer opslaan.
Bepalend is de startdatum van het evenement. Perioden langer dan 92 dagen zijn niet mogelijk. Je krijgt dan een melding in plaats van een ingekorte lijst.
Wat meetelt in de berekening
- Alle evenementen in de periode waarvan de startdatum binnen het venster valt.
- Geannuleerde evenementen tellen niet mee — hun aantallen ontbreken in het totaal.
- Pakketten en recepten worden uitgesplitst. In de lijst staan de ingrediënten die je daadwerkelijk bestelt, niet het pakket zelf.
- Er wordt uitgegaan van dezelfde gegevens als bij een bestelling vanuit één evenement. Zo krijgt een leverancier via twee wegen nooit twee verschillende aantallen.
De lijst lezen
Het resultaat is gegroepeerd per Bezorger, zoals jij ook bestelt. Per regel zie je:
| Kolom | Betekenis |
|---|---|
| Artikel | De artikelnaam. Met een klik klap je de herkomst open. |
| Artikelnr. leverancier | Het bij het artikel ingestelde artikelnummer van je leverancier. |
| Totaal aantal | De som over alle evenementen in de periode. |
| Verpakking | Indicatie van hoeveel verpakkingen dit ongeveer zijn, bijv. „≈ 2 × krat à 12”. |
Een klik op de artikelnaam toont uit welke evenementen het aantal bestaat, met datum en deelaantal. Zo zie je meteen of een ongewoon groot aantal aan één groot evenement hangt.
Over de verpakking: de indicatie wordt altijd berekend op het totale aantal, nooit per evenement. Drie evenementen met elk 5 stuks en een verpakking van 12 geven „≈ 2”, dus niet drie keer naar boven afgerond en daarmee 3. Er wordt precies het exacte aantal besteld; de verpakking blijft een aanwijzing voor het oog.
Artikelen zonder leverancier
Als bij een artikel geen leverancier is ingesteld, staat het onderaan in een eigen groep Geen leverancier ingesteld. Het wordt nooit stilzwijgend weggelaten, want dan zou je het simpelweg vergeten. Via Leverancier bij artikel instellen ga je direct naar het artikel en kun je dit alsnog invullen. Daarna verschijnt het bij het volgende laden in de juiste groep.
Overnemen in het bestelconcept
- Overnemen als bestelconcept bij een leveranciersgroep maakt het concept aan voor precies die leverancier.
- Alles overnemen als bestelconcept rechtsboven doet dit voor alle groepen tegelijk.
Overgenomen wordt altijd het exacte aantal, niet het aantal dat op verpakkingen is afgerond.
Er gaat hierbij geen e-mail uit. Een concept is nog geen bestelling. Verzenden gebeurt bewust in een tweede stap onder Openstaande bestellingen in het gedeelte Minimumvoorraad. Daar zie je vooraf wat de leverancier krijgt en kun je de regels nog aanpassen.
Twee dingen gaan hierbij automatisch goed:
- Een tweede klik maakt geen tweede concept aan. Er is per leverancier één openstaand concept. Opnieuw overnemen brengt het op de actuele stand.
- Wat je eerder uit de minimumvoorraad hebt overgenomen, blijft staan. Beide gedeelten vullen hetzelfde concept per leverancier. De weekbehoefte overschrijft alleen de artikelen die ze zelf meebrengt.
Veelgestelde vragen
Waarom is de lijst leeg, terwijl er in de periode evenementen zijn? Dan zijn daar geen artikelen geboekt, of de evenementen zijn geannuleerd. Controleer de tab Boekingen van een van de evenementen.
Waarom staat een artikel twee keer in dezelfde groep? Omdat het in twee verschillende eenheden is geboekt. Twee eenheden worden nooit tot één som samengevoegd, want dat zou gokken zijn.
Waarom staat een artikel onder een andere leverancier dan die bij het artikel is ingesteld? Omdat de boekingsregel een eigen leverancier heeft. De leverancier op de regel gaat altijd voor die bij het artikel.
Ik wil dat de voorraad ervan wordt afgetrokken. Dat doet bewust het gedeelte Minimumvoorraad. Hier staat alleen de pure behoefte uit de evenementen, zodat het getal ondubbelzinnig blijft.