Necessidades por fornecedor num período: encomendar uma vez em vez de cinco
Depois de ler este artigo, é possível ver, para um período à escolha, a mercadoria necessária em todos os eventos, ler o resultado agrupado por fornecedor, perceber a origem de cada quantidade por evento e criar com um clique rascunhos de encomenda por fornecedor — sem que seja enviado qualquer e-mail.
Quando se compra à segunda-feira para a semana seguinte inteira, o objetivo é uma encomenda por fornecedor — não uma por evento. Muitas encomendas pequenas custam suplementos, porque o valor mínimo de encomenda não é atingido, e esbarram em limitações nos dias de entrega.
É para isto que existe a secção Necessidades por fornecedor: escolhe-se um período e o Univents soma o que é necessário nesse intervalo, em todos os eventos.
Onde encontrar
Em Inventário, clicar em Necessidades por fornecedor num período (por baixo dos indicadores). Abre-se a página de aprovisionamento, que tem duas secções:
- Stock mínimo — o que está a ficar escasso em armazém (ver Stock mínimo e reposição)
- Necessidades por fornecedor — o que é necessário num período
O cartão STOCK BAIXO também leva a esta página.
Escolher o período
Ao abrir, fica definida a próxima semana, de segunda-feira a domingo — o caso habitual de quem encomenda à segunda-feira para a semana seguinte. Dois botões permitem mudar rapidamente:
- Esta semana — segunda-feira a domingo da semana em curso
- Próxima semana — segunda-feira a domingo da próxima semana
Qualquer outro período indica-se em De e Até e confirma-se com Aplicar período. O período escolhido fica na barra de endereços, pelo que é possível enviar a ligação a um colega ou guardá-la nos favoritos.
O que conta é a data de início do evento. Não são possíveis períodos superiores a 92 dias; nesse caso aparece um aviso em vez de uma lista truncada.
O que entra no cálculo
- Todos os eventos do período cuja data de início esteja dentro do intervalo.
- Os eventos cancelados não contam — as suas quantidades não aparecem na soma.
- Os pacotes e as receitas são decompostos. A lista mostra os ingredientes que realmente se encomendam — não o pacote em si.
- Conta-se o mesmo stock que numa encomenda feita a partir de um único evento. Assim, um fornecedor nunca recebe duas quantidades diferentes por dois caminhos.
Ler a lista
O resultado está agrupado por fornecedor — tal como se encomenda. Em cada linha aparece:
| Coluna | Significado |
|---|---|
| Artigo | O nome do artigo. Um clique abre a origem. |
| Ref. do fornecedor | A referência do fornecedor definida no artigo. |
| Quantidade total | A soma de todos os eventos do período. |
| embalagem | Indicação aproximada de quantas embalagens correspondem, p. ex. «≈ 2 × caixa de 12». |
Um clique no nome do artigo mostra de que eventos se compõe a quantidade — com data e quantidade parcial. Assim vê-se logo se uma quantidade invulgarmente grande depende de um único evento de grande dimensão.
Sobre a embalagem: a indicação é sempre calculada sobre a quantidade total, nunca por evento. Três eventos com 5 unidades cada e uma embalagem de 12 dão «≈ 2» — não três arredondamentos por excesso que somariam 3. Encomenda-se a quantidade exata; a embalagem fica apenas como indicação visual.
Artigos sem fornecedor
Se um artigo não tiver fornecedor definido, aparece num grupo próprio, Nenhum fornecedor definido, no fim da lista. Nunca é omitido em silêncio — caso contrário, seria simplesmente esquecido. Através de Definir fornecedor no artigo vai-se diretamente ao artigo, onde é possível acrescentá-lo; no carregamento seguinte, o artigo surge no grupo correto.
Adicionar ao rascunho de encomenda
- Adicionar como rascunho de encomenda, num grupo de fornecedor, cria o rascunho para esse fornecedor em concreto.
- Adicionar tudo como rascunho de encomenda, no canto superior direito, faz o mesmo para todos os grupos de uma só vez.
É sempre adicionada a quantidade exata, não a arredondada para embalagens.
Não é enviado nenhum e-mail. Um rascunho ainda não é uma encomenda. O envio é feito, de propósito, num segundo passo, em Encomendas em aberto, na secção Stock mínimo — aí vê-se previamente o que o fornecedor vai receber e ainda é possível alterar as linhas.
Duas coisas que acontecem automaticamente de forma correta:
- Um segundo clique não cria um segundo rascunho. Existe um rascunho em aberto por fornecedor; adicionar de novo atualiza-o.
- O que foi adicionado antes a partir do stock mínimo mantém-se. Ambas as secções preenchem o mesmo rascunho por fornecedor — as necessidades da semana só substituem os artigos que elas próprias trazem.
Perguntas frequentes
Porque está a lista vazia, apesar de haver eventos no período? Nesse caso, não há artigos reservados nesses eventos ou os eventos estão cancelados. Verificar o separador Reservas de um dos eventos.
Porque aparece um artigo duas vezes no mesmo grupo? Porque está reservado em duas unidades diferentes. Duas unidades nunca são misturadas numa só soma — seria adivinhar.
Porque aparece um artigo sob um fornecedor diferente do definido no artigo? Porque a linha da reserva tem um fornecedor próprio. O fornecedor da linha prevalece sempre sobre o do artigo.
Preciso de descontar o stock existente. Isso é feito, de propósito, pela secção Stock mínimo. Aqui aparece apenas a necessidade pura dos eventos, para que o número se mantenha inequívoco.