Bedarf je Lieferant über einen Zeitraum: einmal bestellen statt fünfmal
Nach diesem Artikel kannst du für einen frei wählbaren Zeitraum sehen, was du über alle Veranstaltungen hinweg an Ware brauchst, das Ergebnis nach Lieferant gruppiert lesen, die Herkunft jeder Menge je Veranstaltung nachvollziehen und mit einem Klick Bestellentwürfe je Lieferant anlegen — ohne dass dabei eine E-Mail rausgeht.
Wenn du montags für die ganze Folgewoche einkaufst, willst du eine Bestellung je Lieferant — nicht eine je Veranstaltung. Viele kleine Bestellungen kosten Aufschläge, weil der Mindestbestellwert nicht erreicht wird, und sie laufen in Liefertag-Engpässe.
Genau dafür gibt es den Bereich Bedarf je Lieferant: Du wählst einen Zeitraum, und Univents rechnet zusammen, was in dieser Zeit über alle Veranstaltungen hinweg gebraucht wird.
Wo du ihn findest
Unter Inventar klickst du auf Bedarf je Lieferant über einen Zeitraum (unter den Kennzahlen). Du landest auf der Beschaffungs-Seite, die zwei Bereiche hat:
- Mindestbestand — was im Lager knapp wird (siehe Mindestbestand & Nachbestellung)
- Bedarf je Lieferant — was in einem Zeitraum gebraucht wird
Die Kachel Niedriger Bestand führt dich ebenfalls auf diese Seite.
Zeitraum wählen
Beim Öffnen ist die kommende Woche von Montag bis Sonntag eingestellt — der übliche Fall, wenn du montags für die Folgewoche bestellst. Zwei Knöpfe schalten schnell um:
- Diese Woche — Montag bis Sonntag der laufenden Woche
- Nächste Woche — Montag bis Sonntag der kommenden Woche
Jeden anderen Zeitraum gibst du über Von und Bis ein und bestätigst mit Zeitraum anwenden. Der gewählte Zeitraum steht in der Adresszeile — du kannst den Link also einem Kollegen schicken oder als Lesezeichen ablegen.
Maßgeblich ist das Startdatum der Veranstaltung. Längere Zeiträume als 92 Tage sind nicht möglich; du bekommst dann einen Hinweis statt einer gekürzten Liste.
Was in die Rechnung einfließt
- Alle Veranstaltungen im Zeitraum, deren Startdatum im Fenster liegt.
- Abgesagte Veranstaltungen zählen nicht — ihre Mengen fehlen in der Summe.
- Pakete und Rezepte sind heruntergebrochen. Auf der Liste stehen die Zutaten, die du tatsächlich bestellst — nicht das Paket selbst.
- Es zählt derselbe Bestand wie bei einer Bestellung aus der einzelnen Veranstaltung heraus. So bekommt ein Lieferant nicht aus zwei Wegen zwei verschiedene Mengen.
Die Liste lesen
Das Ergebnis ist nach Lieferant gruppiert — so, wie du bestellst. Je Zeile siehst du:
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Artikel | Der Artikelname. Ein Klick klappt die Herkunft auf. |
| Artikelnr. Lieferant | Die beim Artikel hinterlegte Artikelnummer deines Lieferanten. |
| Menge gesamt | Die Summe über alle Veranstaltungen im Zeitraum. |
| Gebinde | Hinweis, wie viele Gebinde das ungefähr sind, z. B. „≈ 2 × Kiste à 12“. |
Ein Klick auf den Artikelnamen zeigt, aus welchen Veranstaltungen sich die Menge zusammensetzt — mit Datum und Teilmenge. So siehst du sofort, ob eine ungewöhnlich große Menge an einer einzelnen großen Veranstaltung hängt.
Zum Gebinde: Der Hinweis wird immer auf die Gesamtmenge gerechnet, nie je Veranstaltung. Drei Veranstaltungen mit je 5 Stück und einem Gebinde von 12 ergeben „≈ 2“ — nicht dreimal aufgerundet und damit 3. Bestellt wird die genaue Menge; das Gebinde bleibt ein Hinweis fürs Auge.
Artikel ohne Lieferant
Ist bei einem Artikel kein Lieferant hinterlegt, steht er in einer eigenen Gruppe Kein Lieferant hinterlegt ganz unten. Er wird nie stillschweigend weggelassen — du würdest ihn sonst schlicht vergessen. Über Lieferant am Artikel hinterlegen kommst du direkt in den Artikel und kannst es nachtragen; danach erscheint er beim nächsten Laden in der richtigen Gruppe.
In den Bestellentwurf übernehmen
- Als Bestellentwurf übernehmen auf einer Lieferantengruppe legt den Entwurf für genau diesen Lieferanten an.
- Alle als Bestellentwurf übernehmen oben rechts macht das für alle Gruppen auf einmal.
Übernommen wird immer die genaue Menge, nicht die auf Gebinde gerundete.
Es geht dabei keine E-Mail raus. Ein Entwurf ist noch keine Bestellung. Versendet wird bewusst in einem zweiten Schritt unter Offene Bestellungen im Bereich Mindestbestand — dort siehst du vorher, was der Lieferant bekommt, und kannst die Positionen noch anfassen.
Zwei Dinge, die dabei automatisch richtig laufen:
- Ein zweiter Klick legt keinen zweiten Entwurf an. Es gibt je Lieferant einen offenen Entwurf; ein erneutes Übernehmen bringt ihn auf den aktuellen Stand.
- Was du vorher aus dem Mindestbestand übernommen hast, bleibt stehen. Beide Bereiche füllen denselben Entwurf je Lieferant — der Wochenbedarf überschreibt nur die Artikel, die er selbst mitbringt.
Typische Fragen
Warum ist die Liste leer, obwohl im Zeitraum Veranstaltungen liegen? Dann sind dort keine Artikel gebucht, oder die Veranstaltungen sind abgesagt. Prüfe den Buchungen-Tab einer der Veranstaltungen.
Warum steht ein Artikel zweimal in derselben Gruppe? Weil er in zwei verschiedenen Einheiten gebucht ist. Zwei Einheiten werden nie zu einer Summe vermischt — das wäre geraten.
Warum taucht ein Artikel unter einem anderen Lieferanten auf als am Artikel hinterlegt? Weil die Buchungsposition einen eigenen Lieferanten trägt. Der Lieferant an der Position schlägt immer den am Artikel.
Ich brauche den Lagerbestand gegengerechnet. Das macht bewusst der Bereich Mindestbestand. Hier steht der reine Bedarf aus den Veranstaltungen, damit die Zahl eindeutig bleibt.