Documenten voor de inrichting uploaden
Na dit artikel weet je hoe je artikellijsten, oude offertes en facturen, logo’s, plattegronden en klantenlijsten voor de inrichting direct in Univents uploadt – veel bestanden en hele mappen, tot 50 MB per bestand – en wie de bestanden kan zien.
Zodat het Univents-team je workspace voor je kan inrichten, hebben we je bestaande documenten nodig: artikellijsten, offertes en facturen van de afgelopen jaren, briefpapier en logo’s, plattegronden, klantenlijsten. Die upload je direct in Univents – zonder Google-account, zonder gedeelde map en zonder e-mailbijlagen.
Waar je de documenten uploadt
Open Instellingen → Documenten voor de inrichting. In een nieuwe workspace vind je de link ook in de startchecklist op de startpagina: “Upload jullie documenten voor de inrichting”.
Eigenaren en admins zonder beperking van de workspace kunnen ze uploaden en bekijken (admins hebben het recht nodig om instellingen te bewerken en mogen niet tot afzonderlijke locaties beperkt zijn). Wie alleen leestoegang heeft of bij de crew hoort, ziet de pagina niet.
Mappen en bestanden uploaden
- Sleep een of meer mappen naar het vlak “Sleep mappen of bestanden hierheen” – of klik op Map kiezen of Bestanden kiezen.
- Univents verzamelt alle bestanden, ook uit submappen. De mapstructuur blijft behouden, zodat we later zien wat bij elkaar hoort.
- De upload start meteen. Je ziet hoeveel bestanden en hoeveel gigabyte al zijn geüpload, en de voortgang van de bestanden die nu bezig zijn.
Systeembestanden zoals .DS_Store, Thumbs.db, desktop.ini of Office-vergrendelingsbestanden (~$…) slaat Univents automatisch over.
Grote hoeveelheden en onderbrekingen
Je kunt veel bestanden en hele mappen uploaden, tot 50 MB per bestand. Elk bestand wordt in kleine delen overgedragen, maximaal drie bestanden tegelijk. In totaal passen er tot 50.000 bestanden en 100 GB in een workspace.
- Pauzeren: met Pauzeren stop je de upload, met Hervatten gaat het verder waar het gebleven was.
- Pagina herladen of internet weg: kies gewoon dezelfde map opnieuw. Voltooide bestanden worden overgeslagen, begonnen bestanden gaan verder vanaf het laatste punt.
- Mislukte bestanden staan met de reden onder Niet geüpload. Met Opnieuw proberen upload je ze nog een keer.
- Bestanden groter dan 50 MB krijgen meteen bij het kiezen een eigen melding en worden niet geüpload, de rest loopt door. Splits zulke bestanden op in kleinere (bijvoorbeeld een groot ZIP-bestand in meerdere) of laat het ons kort weten.
Laat het tabblad open zolang een upload bezig is. Wil je het sluiten, dan vraagt de browser eerst om bevestiging.
Wie de bestanden ziet
De bestanden staan privé in je workspace. De lijst zien alleen de eigenaren en admins van je workspace; downloaden kan alleen het Univents-team. We gebruiken ze uitsluitend voor de inrichting.
Onder Geüploade bestanden zie je alles wat al is geüpload – met map, grootte, datum en wie het bestand heeft geüpload. Bestanden waarvan de upload is mislukt, staan daar met de aanduiding mislukt: kies dezelfde map opnieuw, dan probeert Univents ze opnieuw, of verwijder ze uit de lijst. Met het prullenbakpictogram verwijder je een bestand; Univents vraagt voor de zekerheid eerst om bevestiging.