Rapportenhub: overzicht van alle analyses
Na het lezen ken je alle analyses in het onderdeel Rapporten — inclusief het personeelsrapport en het inkoopwaarderapport — en weet je welke tegel je voor welke vraag opent.
Het onderdeel Rapporten in Univents bundelt alle analyses over omzet, kosten, personeel, inkoopwaarde en conversie op één plek. Van daaruit navigeer je direct naar de afzonderlijke rapporten.
In de video zie je de cockpit voor financiële documenten en alle rapporten — Financiële analyse, Openstaande facturen, Boekingsfunnel, Personeel en werktijd, Inkoopwaarde en teamactiviteit.
De afzonderlijke stappen kun je hieronder ook nalezen.
De rapportenhub openen
- Klik in de linkernavigatie op Rapporten.
- Je komt in de hub met alle beschikbare rapporttegels.
- Klik op een tegel om het betreffende rapport te openen.
- Met de link Terug naar rapporten kom je vanuit elk rapport weer terug in de hub.
De vijf onderdelen in één oogopslag
| Tegel | Waarvoor |
|---|---|
| Financiële analyse | Omzet, kosten en marge — te groeperen op periode, categorie, evenement, locatie, klant of product |
| Openstaande facturen | Momentopname van de openstaande vorderingen, de Ø betalingsduur en het verloop daarvan over de afgelopen maanden |
| Boekingsfunnel | Aanvraag → offerte → geaccepteerd, inclusief reactietijden per boekingspagina |
| Personeel en werktijd | Geregistreerde werkuren en loonkosten per medewerker |
| Inkoopwaarde | Inkoopkosten per evenement en het daaruit berekende foodcostpercentage |
De Financiële analyse is de grootste tegel: bovenaan wissel je via Groeperen op tussen zes indelingen — periode, categorie, evenement, locatie, klant en product. Alle zes delen hetzelfde datumfilter; als je de groepering wijzigt, blijft de ingestelde periode behouden.
Datumfilter en andere filters
De meeste rapporten tonen rechtsboven een datumfilter met de velden Van en Tot. Het standaardbereik is meestal het lopende kalenderjaar — alleen Personeel en werktijd begint met de afgelopen 12 maanden. De pagina wordt direct bijgewerkt, zonder dat je op een knop hoeft te klikken.
Financiële analyse, Personeel en Inkoopwaarde kun je daarnaast beperken op Locatie en Tags; de Boekingsfunnel kun je in plaats daarvan beperken op een afzonderlijke Boekingspagina.
Bijna alle rapporten hebben rechtsboven ook de knop Weergaven: hiermee sla je je huidige combinatie van periode en filters onder een naam op en laad je die later met één klik weer — handig voor analyses die je regelmatig in dezelfde configuratie nodig hebt. Opgeslagen weergaven gelden alleen voor het rapport waarin je ze hebt aangemaakt.
Personeels- en inkoopwaarderapport
Personeel en werktijd toont je per medewerker de geregistreerde uren en de daaruit berekende loonkosten, inclusief toeslagen voor nacht-, zondag- en feestdagwerk — dezelfde berekening als in de loon-CSV-export. Zonder toegang tot Financiën zie je nog steeds de uren en het aantal medewerkers, maar geen kostenkolommen. Boven de rijen vat Univents vier totalen samen in tegels: Totaal aantal uren, Totale loonkosten, Medewerker en Gem. uurtarief (de laatste twee kostenkolommen alleen met toegang tot Financiën). De tabel daaronder toont per medewerker de kolommen Medewerker, Uren, Loonkosten, Gem. tarief en Registraties.
Inkoopwaarde zet de inkoopkosten per evenement af tegen de behaalde omzet en berekent daaruit het foodcostpercentage. Basis zijn de ingestelde inkoopprijzen van je producten en bevestigde of geleverde leveranciersbestellingen. Zonder inkoopprijs bij het product blijft de regel leeg. Drie totaaltegels tonen Totale inkoopwaarde, Totale omzet en het Foodcostpercentage; de tabel daaronder toont per evenement de kolommen Evenement, Inkoopwaarde, Omzet, Foodcost % en Bestellingen.
Voor de personeelsplanning zelf — diensten toewijzen, personeelskosten live in beeld — gebruik je het dispositiebord.
Boekingsfunnel in detail
De Boekingsfunnel volgt hoeveel bezoeken aan je boekingspagina’s uiteindelijk leiden tot een geaccepteerde offerte — van Weergaven via Formulier gestart, Aanvragen, Offerte aangemaakt en Offerte verstuurd tot Offerte geaccepteerd, inclusief de reactietijd tussen de stappen. Een aparte tabel splitst dezelfde cijfers bovendien uit per boekingspagina.
Alle details over de stappen, de reactietijdkengetallen en de tabel „Per boekingspagina” vind je in het artikel Boekingsfunnel: van bezoek tot opdracht.
Openstaande facturen en operationele financiële documenten
De tegel Openstaande facturen toont een momentopname: Actuele openstaande vorderingen (inclusief het achterstallige deel) en de Ø betalingsduur, daaronder het Verloop ouderdomsanalyse van de afgelopen maanden. Voor het operationele werk — filteren, zoeken, aanmanen, op betaald zetten — ga je via de knop Naar de financiële documenten naar het volledige documentengedeelte.
Rapporten exporteren als Excel-bestand
Financiële analyse, Boekingsfunnel en Personeel en werktijd hebben rechtsboven de knop Excel-export: die downloadt de momenteel getoonde analyse, passend bij je ingestelde filters, als XLSX-bestand.
Veelgestelde vragen
Welk rapport gebruik ik voor de maandafrekening? Open de Financiële analyse, laat Groeperen op op Periode staan en kies daaronder de groepering Maand — je krijgt omzet, kosten en marge per maand in één tabel.
Ik wil weten welke evenementen de minste marge opleveren. Open de Financiële analyse, zet Groeperen op op Evenement, stel de gewenste periode in en sorteer de tabel op de kolom Marge %.
Waar zie ik hoe goed mijn boekingspagina’s converteren? In de Boekingsfunnel zie je per boekingspagina hoeveel bezoeken uitmonden in gestarte formulieren, aanvragen, verstuurde en geaccepteerde offertes — inclusief de tijd die daartussen verstrijkt.
Kan ik rapporten exporteren? Bij Financiële analyse, Boekingsfunnel en Personeel en werktijd wel — via de knop Excel-export rechtsboven. Openstaande facturen en Inkoopwaarde kun je momenteel niet rechtstreeks exporteren; voor een data-export daarvan gebruik je de tabelweergaven in Financiële documenten.